Планирование и калькуляция с открытой оплатой
Видео: База данных в Access — учет товаров на складе 2023
Определение Open-To-Buy
Open-To-Buy (OTB) — это товар, который предлагается для покупки в розничном магазине в течение определенного периода времени, который еще не заказан. Другими словами, сколько инвентаря я могу купить, не попадая в неприятности. Это также процесс планирования продаж и закупок товаров.
Планирование с открытой покупкой
Хороший контроль за запасами имеет решающее значение для обеспечения достаточного уровня запасов для увеличения объема продаж.
Слишком много инвентаря (или неправильного типа) в определенные периоды может замедлить ваш денежный поток и уменьшить прибыль с слишком большим количеством уценок. С другой стороны, если вы недокупите (то есть купите слишком маленький продукт) и пропустите возможности продаж, то вы не создаете свою потенциальную прибыль (плюс ущербность клиента). Розничный торговец может быть уверен, что в нужное время будет располагать нужное количество правильных продуктов, используя план Open-To-Buy (OTB).
«Открыть-купить» можно рассчитать в единицах или долларах. Однако лучше использовать доллары, поскольку существуют значительные различия в стоимости между продуктами. OTB — это, по сути, разница между тем, сколько инвентаря необходимо и сколько фактически доступно. Это включает в себя физический инвентарь под рукой, транзит и любые невыполненные заказы.
Чтобы воспользоваться специальными покупками или добавлять новые продукты, некоторые из долларов OTB следует сдержать.
Это также позволяет розничному продавцу реагировать на быстрореализуемые предметы и быстро восстанавливать полки. В моих магазинах я резервировал 10 процентов моего OTB для выплат или специальных покупок у поставщика. Всегда были продукты, которые, как я знал, не были бы переупорядочены, но добавили бы цвет или «поп» в магазин или, в некоторых случаях, дополнительное особое значение в цене.
Рассмотрите возможность сохранения плана OTB для вашего бизнеса в целом, а также план для каждой категории товаров, которые вы продаете. План можно сохранить на бумаге, в электронной таблице или приобрести один из нескольких доступных розничных программных пакетов, содержащих программы Open-to-Buy.
Формула Open-to-Buy
Планируемые продажи
+ Планируемые разметки
+ Планируемый конец месяца Инвентаризация
— Запланированное начало инвентаризации месяца
——— ———————————
= Open-To-Buy (розничная торговля)
Например, розничный торговец имеет уровень запасов в размере 150 000 долларов США 1 июля и запланировал инвентаризацию на конец года на сумму 152 000 000 долларов США на 31 июля. Плановые продажи для магазина составляют 48 000 долларов США с 750 долларами в запланированных уценках. Таким образом, у розничного торговца есть 50, 750 Open-to-Buy в розницу.
Примечание : Умножьте это число на начальную разметку, чтобы достигнуть OTB по стоимости. Если наша разметка составляет 40 процентов, тогда наша цена открытия по цене составляет 20, 300 долларов.Эта начальная разметка также известна как IMU. Вот отличная статья, которая поможет вам в этом расчете.
Прежде чем приступить к реализации плана Open-to-Buy, спросите себя, реалистично ли каждый номер. Имеет ли смысл то, как вы занимаетесь бизнесом? Имейте в виду, что многие из показателей вашего плана инвентаризации являются только рекомендациями.
Хорошее эмпирическое правило: если ваш фактический конечный инвентарь находится в пределах пяти процентов от вашего плана, вы делаете очень хорошо.
Еще одно соображение здесь — оборачиваемость запасов. Возвращаясь к тому, что мы говорили раньше, когда слишком маленький продукт может привести к тому, что вы пропустите продажи, и слишком много продукта может привести к тому, что вы съедите свои наличные деньги, то, как мы измеряем, это через оборот запасов. Вот замечательная статья, объясняющая эту формулу.
Пример 6-месячного плана
| 6-месячный план OTB | Июнь | Июль | Август | Сентябрь | Октябрь | Ноябрь |
| Начало месяца инвентаризации $ | 155, 000 | 150, 000 | 152, 000 | 157, 000 | 157, 000 | 165, 000 |
| Продажи | 47 000 | 48 000 |
Калькуляция капитальных затрат Рабочий лист
Научиться строить рабочий лист для расчета прироста капитала. Посмотрите, как работает математика и как организовать данные об инвестициях для целей налогообложения.
Вклад Коэффициент маржи Определение и калькуляция
Коэффициент доли вклада указывает процент от продажи каждой единицы, доступной для фиксированной стоимости и прибыль.
Криогенное планирование недвижимости: планирование глубокой заморозки
Процесс крионики — это новый вариант, доступный для физические лица. Важно понять это, чтобы вы могли создать план недвижимости, который будет отвечать вашим потребностям, если вы захотите криогенно заморозить.
Программный модуль "open-to-buy" управления закупками для торговых компаний
В настоящее время существует целый класс локальных программных продуктов поддержки планирования закупок торговых компаний (в частности, розничных сетей), из которых необходимо отметить линейку решений "open-to-buy" ("ОТВ") [2] .
В общем случае использование идеологии "ОТВ" для торговых компаний предполагает ответы на два простых вопроса: "Сколько покупать?" и "Когда осуществлять доставку того, что закупили?" Однако ответы на эти вопросы отнюдь не являются тривиальными, когда розничная сеть оперирует, например, несколькими тысячами ассортиментных позиций товаров, а количество основных поставщиков переваливает за сто. Система "ОТВ" включает два взаимосвязанных функционала: Replacement – размещение; Forecasting – прогнозирование.
Основная цель системы "ОТВ" – оптимизировать товарные запасы в цепи поставок торговой компании, в частности сетевого розничного оператора, так как излишние товарные запасы или их дефицит оказывают прямое влияние на прибыль, денежные потоки и доходность на инвестиции. 1 2
Укрупненно алгоритм оптимизации принятия решений по планированию закупок и управлению товарными запасами для торговой компании может быть представлен в виде схемы (рис. 7.2).
Рис. 7.2. Блок-схема общего алгоритма "open-to-buy"
Система планирования закупок и оптимизации запасов в цепях поставок торговых компаний "ОТВ" в настоящее время является отраслевым стандартом по управлению товарными запасами и планированию закупок у крупных дистрибьюторов и ритейлеров и используется в таких компаниях, как "Wal-Mart", "Best Buy", "Circuit City" и многих других. Фактически в "ОТВ" менеджер но закупкам (или логист) планирует не момент, когда товары надо покупать, а сроки, когда эти товары необходимо получить.
В системе "ОТВ" для определения необходимого уровня товарных запасов используются данные прогноза планируемых продаж и требуемого уровня скорости обращения запасов для обеспечения этих продаж. Время оборота товарных запасов обычно выражается в неделях. Это означает тот объем товарного запаса в количестве недель будущих продаж, который необходимо держать на складе (распределительном центре), чтобы обеспечить эти будущие продажи.
Первоначально базовая структура программного обеспечения системы "ОТВ" была разработана по заявке крупнейшего сетевого ритейлера – компании "Wal-Mart" –
для типичной структуры цепи поставок сетевой розницы "Ilub&Spoke" (рис. 7.3). В центре системы "Hub&Spoke" (буквально "Втулка и спицы" или "Колесо") находится распределительный центр (РЦ), на который привозятся товары от поставщиков. На РЦ товары хранятся в соответствии с нормативной скоростью обращения каждой товарной группы, комплектуется заказ на пополнение полок магазинов сети и осуществляется отгрузка в магазины. При этом РЦ (hub – "втулка") играет роль центра консолидации и распределения товарного запаса, а на концах "спиц" (spoke) находятся поставщики и магазины розничной сети.
Рис. 7.3. Типовая структура цени поставок сетевой розницы "Hub&Spoke"
Обычно в системе "ОТВ" товарные запасы на конец каждой недели рассчитываются как сумма фактических товарных запасов па начало этой недели и планируемых поставок этой недели за вычетом прогнозируемых продаж данной недели. Товарные запасы на конец недели становятся товарными запасами на начало следующей недели и т.д. Таким образом, определение количества закупаемых товаров для каждой недели зависит от точных значений уровня товарных запасов предыдущей недели. Само количество закупаемых товаров рассчитывается как разность между требуемыми поставками товаров и размещенными у поставщика заказами.
Рассмотрим использование идеологии и программного продукта "ОТВ" для сетевого розничного оператора.
Пример
В качестве примера рассмотрим крупную российскую розничную сеть, торгующую товарами FMCG (бытовой техникой) с условным названием "ТРАСТ" (рис. 7.4 и 7.5). Кратко рассмотрим функционирование контура "Управление закупками и SRM" компании "ТРАСТ" в общем функционале департамента внешней логистики.
Рис. 7.4. Укрупненная организационная структура управления розничной сетью "ТРАСТ"
Рис. 7.5. Организационная структура дирекции по логистике компании "ТРАСТ"
Стратегия снабжения компании "ТРАСТ" направлена на создание долгосрочных отношений с поставщиками, стремящимися к взаимовыгодному сотрудничеству и выполняющими свои обязательства по поставкам товаров. Количество поставщиков существенно варьируется в зависимости от товарного направления и категории товара в ассортиментной матрице. Перспективность работы с конкретным поставщиком определяется коммерческой целесообразностью, причем менеджеры "Службы анализа рынка закупок и взаимодействия с поставщиками" стремятся максимально ограничить количество поставщиков.
Основными критериями, используемыми при оценке и отборе поставщиков, являются:
- – доля продаж данного товарного направления (группы) в общем объеме продаж;
- – торговая наценка и валовая прибыль по ассортиментной группе;
- – скорость обращения товарных запасов в распределительном центре;
- – исходная цена закупки;
- – качество продукции и сервисная поддержка поставщиком;
- – надежность логистики при доставке товаров от поставщика.
Анализ поставщиков (с целью определения приемлемости закупочных цен) проводится ежемесячно и по мере необходимости (в связи с необходимостью, например, комплексной оценки поставщика). Решение о приемлемости закупочных цен принимается на основе сравнения прогнозируемой нормы рентабельности со средней по данному классу товаров.
Процесс планирования закупок, поддерживаемый информационно-программным модулем "ОТВ" в составе КИС сетевого оператора, осуществляется менеджером по закупкам (менеджером товарной категории, специалистом по закупкам) "Службы планирования и реализации закупок". Общая координация процесса планирования закупок в увязке с остальными процессами в цепи поставок осуществляется менеджером товарного направления коммерческого департамента "Дирекции по маркетингу и продажам" с помощью интерфейса с системой "ОТВ".
Заключаемые контракты являются стандартными контрактами поставщика, причем условия контракта, как правило, не подлежат изменению. Помимо стандартных контрактов с поставщиками также заключаются гарантийные договоры и проводятся совместные рекламные кампании. Закупки товаров производятся регулярно в рамках предварительной договоренности с поставщиками об объеме прогнозируемых закупок. Процесс закупки товара является типовым и состоит из следующих шагов.
- 1. Отсылка заявки на закупку.
- 2. Подтверждение заявки, корректировка исходя из возможностей поставщика.
- 3. Оформление инвойса.
- 4. Представление счета к оплате.
- 5. Оплата (при отсутствии товарного кредита).
- 6. Отгрузка.
Компания "ТРАСТ" применяет "категорийный менеджмент", для чего департамент логистики обеспечивает координацию действий менеджеров по закупкам продукции различных товарных направлений для обеспечения их совместного влияния на поставщика. При этом используется внутренний обмен информацией относительно условий заключаемых сделок по различным товарным категориям.
Разработана система KPI логистики снабжения, входящая в общую ССП компании, позволяющая оценить эффективность закупочной деятельности (как в целом, гак и каждого этапа отдельно) и обеспечить наличие оперативной информации для их расчета в базе данных информационной системы розничной сети. С целью обеспечения возможности комплексной оценки поставщиков по основным критериям осуществляется создание системы учета оперативных данных о потерях, связанных с невыполнением поставщиками своих обязательств.
Логистическая стратегия компании "ТРАСТ" предполагает создание обоснованных и отвечающих целям розничной сети планов продаж и закупок; планирования товарных запасов и скорости обращения на уровне ассортиментных групп таким образом, чтобы уровень товарных запасов был минимально возможным при наи- выспгсм уровне обслуживания покупателей и обеспечивал максимальный уровень рентабельности продаж.
В настоящее время логистическая сеть компании "ТРАСТ" имеет вид, изображенный па рис. 7.6. Логистическую сеть (по товарным потокам) составляют:
- – инфраструктурные подразделения компании "ТРАСТ": собственным распределительный центр (РЦ) в г. Москве, собственный автопарк (для доставки товаров в розничные магазины Москвы), консолидационный склад экспедитора в Финляндии;
- – поставщики: дислоцирующиеся в Европе (импорт), российские поставщики;
- – потребители: собственная сеть розничных магазинов в Москве;
- – логистические посредники: транспортно-экспедиторские компании (для доставки товаров на РЦ, консолидационный склад, потребителям).
В логистической сети компании "ТРАСТ" доставка товаров от всех зарубежных поставщиков производится через Финляндию с таможенной очисткой в Москве, что связано с наличием складов основных поставщиков в Европе, единственной сухопутной границей России со странами ЕС в Финляндии, необходимостью доставки товаров автотранспортом (уменьшение логистических рисков), преимуществами таможенной очистки грузов в Москве.
Рис. 7.6. Логистическая сеть компании "ТРАСТ"
В соответствии со структурой логистической сети компании "ТРАСТ" (см. рис. 7.6) в цепи поставок можно укрупненно выделить четыре основных логистических бизнес-процесса.
Бизнес-процесс закупки и доставки товаров от зарубежных (внешних) поставщиков по импорту на распределительный центр (РЦ) в Москве.
- 1. Бизнес-процесс закупки и доставки товаров от российских поставщиков на РЦ.
- 2. Бизнес-процесс складской грузопереработки, хранения и комплектации заказов в РЦ.
- 3. Бизнес-процесс доставки товаров с РЦ в магазины Москвы.
Бизнес-процессы 1 и 2 определяют контур "внешней логистики" – логистики снабжения, а бизнес-процессы 3–4 – контур "внутренней логистики" – логистики распределения, по отношению к собственной логистической инфраструктуре компании "ТРАСТ" и применению аутсорсинга. Соответственно, структуру цепи поставок компании можно представить в виде логистических каналов закупок и распределения, стыкующихся на РЦ (рис. 7.7).
Бизнес-процесс 1 "Закупка и доставка товаров по импорту от внешних поставщиков на РЦ" предназначен для организации снабжения РЦ и перемещения товаров по схемам импорта в Российскую Федерацию за максимально короткое время с наименьшими затратами. Сокращение затрат на доставку (транспортной и таможенной составляющих) достигается, в частности, использованием для укрупнения грузовых отправок консолидационного склада, который арендуется у логистического посредника-экспедитора в Финляндии. Закупаемые у поставщиков в Европе товары завозятся с использованием наемного транспорта мелкими отправками на консолидационный склад, где формируется укрупненная отправка еврофурой (грузовместимостью 82 м3). Товары в укрупненную грузовую отправку еврофурой собираются, как правило, с одинаковыми таможенными кодами для уменьшения стоимости таможенной очистки. Далее фура идет через пограничный переход "Торфяновка" с Финляндией, затем по маршруту: Выборг – Санкт-Петербург – Москва до таможенного терминала в Москве. Если зарубежный поставщик обеспечивает TL-отправку (т.е. полностью загруженное транспортное средство), то автомобиль идет сразу на пограничный переход, минуя консолидационный склад.
Рис. 7.7. Логистические каналы компании "ТРАСТ"
Описанный бизнес-процесс является частью общего процесса управления товарными запасами сетевого розничного оператора, поэтому стабильность основных показателей бизнес-процесса 1 значительно улучшает качество планирования в смежных этапах логистического процесса цепи поставок – при планировании закупок и размещении заказов у поставщиков, распределении товаров но магазинам. Сокращение времени доставки влияет на снижение общего уровня товарных запасов, чем повышает эффективность использования оборотного капитала в виде инвестиций в товары. С другой стороны, своевременная доставка товаров обеспечивает запланированный объем продаж и получение запланированной прибыли.
Общая схема планирования закупок и размещения заказов поставщикам для розничной сети с применением программного комплекса (модуля) "ОТВ" представлена на рис. 7.8.
Рис. 7.8. Планирование закупок и размещение заказов у поставщика
Модуль "ОТВ" позволяет реализовать интегрированное планирование в цепи поставок ритейлера (или дистрибьютора) от плана продаж до плана закупок и размещения заказов у поставщиков, оптимизируя при этом уровни товарных запасов в цепи поставок.
Контроль товарных запасов в "ОТВ" осуществляется за счет установления соотношения между необходимым уровнем товарных запасов и объемом прогнозируемых продаж за определенный период времени. Скорость обращения товарных запасов по каждой товарной группе планируется на основе необходимого уровня страхового запаса и но значимости группы в обороте н прибыли по розничной сети в целом (на основе АВС- и XYZ-анализа).
При этом обычно учитываются следующие факторы, влияющие на определение соответствующего уровня товарных запасов:
- – общие продажи на уровне товарных групп;
- – частота поставок от поставщика;
- – время доставки от РЦ до магазинов;
- – действующие требования по организации хранения, комплектации и грузопереработке на РЦ;
- – уровень страхового запаса на РЦ.
Уровень товарных запасов определяется на основе времени доставки от поставщиков, совокупного спроса, а также точности составления прогноза и погрешности определения времени доставки. При определении страхового запаса также необходимо учитывать надежность поставщика и ряд показателей качества его поставок.
Укрупненная блок-схема функционирования программного модуля "ОТВ" представлена на рис. 7.9.
Рис. 7.3. Блок-схема (алгоритм) функционирования программного модуля "open-to-buy"
На рисунке "-1" означает, что предыдущий заказ (или объем поставок, объем продаж) вычитается из последующего в соответствии с периодом планирования. Это может быть одна неделя или один месяц. Первые три месяца рассчитывается уточненный план на каждый период времени, когда поставщик может менять параметры отправки заказанной потребителем продукции. Принимается, что меньше недели период планирования быть не может, поставщик не успеет изменить отгрузку. Далее в схеме планирования заказов поставщику план рассчитывается укрупненно – по месяцам, а при достижении границы три месяца рассчитывается уточненно, т.е. идет скользящее уточнение плана закупок в соответствии с фактическими продажами.
What Does Open to Buy mean and why is it important?
If you run a retail business, you know there are many moving parts to track. Not only do you need to manage your business, you also need to develop thorough plans for it.
Sales planning is a critical part of managing any retail business. This includes making smart purchasing decisions for your store, as stocking up on the wrong items can be a catastrophic misstep for your business.
A common mistake for newer retailers is experiencing a random spike in sales and then stocking up on that same product as the result of a gut feeling. Open to buy (OTB) planning looks at merchandising from a financial perspective to help business owners make better inventory management decisions.
If you’re a newer business owner or you’ve made the above mistake before (perhaps even a few times), don’t worry — you’re not alone.
There’s a method you can use to make smarter financial decisions when it comes to your inventory called the “Open to Buy” method. Let’s examine open to buy and how it can support your business.
What is the Meaning of Open to Buy ?
While open to buy management can be implemented differently across various businesses, the open to buy meaning is this: It’s a purchasing plan to determine the correct quantities of different goods within your business.
It takes into account the products you offer, how many of those products you already have in stock , and how much you expect to sell.
A successful open to buy plan tells you what your retail outlet needs, so you can streamline your retail operations and order the correct amount of inventory every time. When implemented correctly, an open to buy retail plan prevents merchandise deficits and surpluses.
Do remember that OTB is not designed to tell you which products you need to stock. It works on dollar costs alone.
If you need to project which products you should stock, you’ll need to create a separate assortment plan. Learning about the open to buy formula and how to calculate it guarantees more efficient sales and avoids costly missteps.
Why is Open to Buy Planning Important?
What is open to buy in a planning sense, and why should you spend the time to learn how it works? All business owners know that every dollar counts when it comes to store management.
That’s why you need to implement a well-thought-out plan to help you budget for the things you really need. There are multiple benefits to OTB including:
Avoiding Deficits and Surpluses
The last thing you want as a retailer is to run out of a popular product or conversely, overstock a slow moving item, leaving too much unpopular product clogging up your storeroom. Open to buy method helps with inventory control.
Managing Seasonality
Seasonal businesses, in particular, can benefit from better control over the supply of different products. With demand changing from month-to-month and even week-to-week, open to buy allows for better inventory management and better preparation with your assortment planning for seasonal rushes.
Improving Cash flow
Cash flow is the biggest issue facing most businesses. Poor inventory management could lead to your organization facing cash flow issues. Open to buy retail platforms help to protect you against self-inflicted cash flow problems so you can use your funds for what really matters.
Overall, compiling an open to buy plan gives you more control over merchandising and ensures that you can buy more of the right items, per current market conditions and the purchasing habits of your consumers.
Who is Open to Buy Suitable For?
Open to buy is primarily a replenishment tool. For this reason, it’s not suitable for every category of merchandise.
Certain industries utilize this formula more than others, a common example being the fashion industry.
Industries that will get the most use from OTB are those where product specifications change regularly, but the classifications and subclassifications of said products remain the same. It’s also useful for highly seasonal businesses, where merchants need to purchase the correct amount of inventory and gradually taper down to a pre-defined endpoint.
Finally, OTB planning is not designed for the staple items that are sold day-in and day-out. Your most popular items, such as cans of soda or smaller accessories, are best suited to follow an automatic replenishment program as part of your inventory system.
This is especially the case for those items that constantly sell throughout the year without any real spikes and troughs in sales numbers.
The Open To Buy Formula for Store Management
Use the open to buy formula to create forecasts for your open to buy plan. Remember, the values plugged into the formula are not hard numbers. They are projections. For this reason, OTB will never be 100% accurate.
However, this doesn’t diminish the usefulness of OTB retail operations and planning. As a general rule of thumb, your actual numbers at the end of the month should be within approximately 5% of your initial projections.
The core formula for open to buy is as follows:
Planned Sales + Planned Markdowns + Planned Ending Inventory – Planned Starting Inventory = Open to Buy
Definition of Open To Buy Formula Terms
Before creating your OTB plan, it’s important to understand the definitions of each aspect of the formula. Properly understanding each component will enable you to create more thorough and realistic OTB inventory contro l plans. Here’s a quick glossary of the above terms:
- Planned Starting Inventory – How much inventory in dollars you predict you will have at the start of the month.
- Planned Sales – Forecasted sales for the month in dollars.
- Planned Markdowns – Product markdowns in dollars.
- Open to Buy – The dollar amount you predict you will have available to purchase additional inventory at the month’s end.
- Planned Ending Inventory – A forecast of how much inventory in dollars you expect to have at the end of the month. This figure will also be used for planned starting inventory for the following month’s calculations.
Creating an Open to Buy Plan
There are multiple steps to creating your OTB retail operations plan and many different approaches you can take. Let’s take a look at a basic example of how you can plug different numbers into the above formula.
Company A sells handicrafts, and they have calculated that they have $25,000 in inventory at the beginning of the month.
They predict $10,000 in planned online and offline sales for August. They have also forecasted $200 in planned markdowns.
Lastly, they believe they will have $28,000 in end of month inventory in preparation for autumn. What does this look like in an open to buy context?
$10,000 + $200 + $28,000 — $25,000 = $13,200 in OTB retail
What makes the open to buy formula so useful is it can be applied not just to a retail store as a whole, but to different categories of products, product sub-classifications, and even individual products that are a part of the i nventory system.
Weekly vs. Monthly Open to Buy Plans
OTB is commonly expressed in a monthly context, but this doesn’t always need to be the case. For retailers who want to plan for the future on multiple timescales, open to buy can be applied weekly and/or monthly.
While all retail businesses can calculate OTB for weekly and monthly timescales, retailers with less turnover may not acquire much value from performing a weekly calculation.
Some retailers may also wish to apply the formula to different types of products, depending on demand seen through the inventory management system.
Step-by-Step Guide to Compiling Your Own Open to Buy Plan
The value of open to buy management revolves around making accurate projections for each aspect of the formula. Realistic predictions are critical to getting actionable results and getting the most out of the OTB concept.
Like all budgets, it starts with a plan, and then the actual results are compared to that plan. Variances are quantified to further refine the outcomes of your calculations.
Follow these steps to compile a basic open to buy plan using a simple Excel spreadsheet:
- Step One – Build a sales plan. For smaller retailers, it’s best to create monthly sales plans rather than weekly ones. Highly seasonal businesses may benefit from weekly sales plans, however.
- Step Two – Create an inventory control plan. Ask yourself how much inventory you need to support your projected sales and maintain suitable stock to cope with any sales spikes through your inventory system .
- Step Three – After figuring out sales and inventory plans, you can create planned markdowns and inventory adjustments.
- Step Four – The next step is an inventory receipt plan through your inventory management system. For any given period, you can plug the other numbers into the above open to buy formula to figure out how much inventory you need.
Obviously, you should also take the time to compare your projected figures for a period with your actual figures. Realism is the central tenant to whether your open to buy planning provides value or not.
Open to Buy Inventory Management Software
While it is possible to carry out these calculations manually by using nothing more than a few Excel spreadsheets, there are specialized software options that will prove much more useful.
These strategic open to buy software solutions can measure productivity, keep stock, provide recommendations, and factor in market trends.
OTB software automates much of the process and generates warnings whenever the merchant needs to act through its inventory system.
Crucially, it can take the retailer’s financial history and use those numbers to produce realistic projections for expected sales and expected inventory by the season. The longer you’ve been in business, the more data open to buy software has to work with, which improves accuracy.
Investing in OTB software allows merchants to make faster, better decisions involving retail operations.
Conclusion
Open to buy planning is all about the quality of your projections. To make accurate forecasts for each aspect of the formula, you need to look at your data through inventory management software.
Take the hassle out of using this forecasting method by getting accurate numbers in seconds through a dedicated retail POS platform from Revel Systems®.
Contact us to learn more about retail POS systems and how they can transform your business.
Open-to-Buy Planning for Retailers
Matthew Hudson is the author of three books on retail sales and has nearly three decades of experience in the industry.
Open-to-buy (OTB) is an inventory management system that works with your retail business. It's the amount of merchandise your retail store can buy during a certain time period. In other words, it helps determine the amount of inventory that you will need to purchase to meet customer demand while maintaining a positive cash flow.
Open-to-Buy Planning
Good inventory control is critical to ensuring an adequate level of stock is on hand for the number of sales being generated. Having too much inventory or the wrong type during certain periods can slow your cash flow and reduce profits with too many markdowns. On the other hand, if you under-buy meaning buy too little product and miss sales opportunities, you are not making your potential profit and are damaging the customer experience. A retailer can be sure to stock the proper amount of the right products at the right time by using an open-to-buy plan.
OTB can be calculated in either units or dollars. However, it’s best to use dollars, as there are significant variations in costs between products. OTB is essentially the difference between how much inventory is needed and how much is actually available. This includes physical inventory on hand, in transit, and any outstanding orders.
To take advantage of special buys or to add new products, some of the OTB dollars should be retained for future stock purchases. This also allows the retailer to react to fast-selling items and quickly restock shelves.
Consider maintaining an OTB plan for your business as a whole, but also plan for each category of merchandise you stock. The plan can be maintained on paper, in a spreadsheet, or by purchasing one of the several retail software packages available that contain OTB programs.
The Open-to-Buy Formula
Planned Sales
+ Planned Markdowns
+ Planned End-of-Month Inventory
— Planned Beginning of Month Inventory
—————————————-
= Open-to-Buy (retail)
For example, a retailer has an inventory level of $150,000 on July 1 and planned $152,000 end-of-month inventory for July 31. The planned sales for the store are $48,000 with $750 in planned markdowns. Therefore, the retailer has $50,750 OTB at retail.
Note: Multiply that number by the initial markup to reach the OTB at cost. If our markup is 40%, then our OTB at cost is $20,300. This initial markup is also known as IMU.
Before putting your OTB plan into operation, make sure each number is realistic and make sense for the way you do business. Keep in mind that many of the figures in your inventory plan are only guidelines. A guideline is that if your actual ending inventory is within 5% of your plan, you are doing very well.
Another consideration is inventory turnover. While too little product can mean missed sales, too much product can cause revenue loss. To assist with inventory management, inventory turnover is measured as follows:
Sample Six-Month Plan
| Six-Month OTB Plan | June | July | August | September | October | November |
| Beginning of Month Inventory $ | 155,000 | 150,000 | 152,000 | 157,000 | 157,000 | 165,000 |
| Sales | 47,000 | 48,000 | 50,000 | 50,000 | 52,000 | 48,000 |
| Markdowns | 1,000 | 750 | 750 | 1000 | 1500 | 1000 |
| Open-to-Buy | 43,000 | 50,750 | 55,750 | 51,000 | 61,500 | 37,000 |
| End of Month Inventory $ | 150,000 | 152,000 | 157,000 | 157,000 | 165,000 | 153,000 |
Every year, retailers go out of business primarily because their inventory is not properly managed. One of the biggest contributing factors to retail mismanagement is the lack of an OTB system. Use a simple plan as illustrated in the chart and you will be well on your way to retail health.