Как подписать документ электронной подписью
Носитель с действующей электронной подписью, вставленный в компьютер.
Права администратора для установки программного обеспечения.
В случае использования браузера Google Chrome, необходимо произвести
дополнительные настройки Крипто Про ЭЦП Браузер плагин.
1. Если при загрузке Browser plug-in расширение не было добавлено автоматически, найдите модуль CryptoPro CAdES Browser Plugin в интернет-магазине Chrome и нажмите «Установить». По завершении процесса перезапустите интернет-обозреватель.
2. В настройках интернет-браузера выберите вкладку «Расширения» и раздел «Дополнительные инструменты».
3. Убедитесь, что в списке есть установленное расширение, а напротив пункта «Включить» стоит галочка.
Подписание заявления КЭП.
1. Сервис подписания располагается по ссылке https://crm.uc-itcom.ru/app/index.php/clients/sign#
2. На открывшейся странице нажать на сообщение «Скачать приложение».
3. Необходимо выбрать пункт «Сохранить».
4. По завершению загрузки приложения необходимо запустить его, в появившемся окне необходимо нажать кнопку «Далее».
5. В очередном окне необходимо нажать кнопку «Далее».
6. Затем необходимо выбрать папку для установки (приложение обязательно должно быть установлен на системный диск «C») и нажать кнопку «Установить».
7. Приложение попросит разрешение на удаление одного из корневых сертификатов, необходимо нажать кнопку «Да».
8. Когда появится окно с запросом на разрешение установки нового корневого сертификата, необходимо нажать кнопку «Да».
9. По завершении установки необходимо нажать кнопку «Закрыть» и вернуться в браузер, на страницу подписания файла: https://crm.uc-itcom.ru/app/index.php/clients/sign#
10. В меню следует выбрать пункт «Подписать файл».
11. Сайт запросит доступ к сертификатам и подключенным ключевым носителям на Вашем компьютере для осуществления подписания, следует нажать «Предоставить доступ» на всплывающем окне.
12. Выбираете контейнер с электронной подписью, которым будет подписываться заявление на выпуск нового сертификата.
13. С помощью кнопки «Выберите файл» необходимо выбрать файл на Вашем компьютере, который требуется подписать:
14. Находите файл заявления в папке, где он сохранен, выбираете его и нажимаете кнопку «Открыть».
15. Произойдёт подписание Заявления на выпуск сертификата. Для его скачивания, нажмите кнопку «Скачать», в нижнем левом углу появится сохраненный файл.
16. Чтобы открыть папку с подписанным файлом, нажмите на стрелку справа от файла, в открывшемся меню выбирайте «Показать в папке».
17. Откроется папка с поlписанным электронным ключом файлом заявления.
Подписание заявления КЭП второй электронной подписью.
В случае, если сертификат выпускается на сотрудника юридического лица, который не является законным его представителем, заявление обязательно подписать двумя подписями:
- подписью сотрудника ЮЛ, на которого выпускается электронный ключ:
- подпись руководителя организации (законного представителя).
1. Документ подписанный первой подписью имеет расширение *.sig. Процедура подписания описана выше в разделе «Подписание заявления КЭП».
2. Чтобы добавить вторую подпись, следует повторно выполнить пункты № 10 – 17 в разделе «Подписание заявления КЭП» и в пункте №14 важно выбрать файл, который подписан первой подписью с расширением *.sig.
3. В пунктах №16-17 скачивается файл подписанный второй подписью и будет иметь расширение *.sig.sig.
Подгрузка подписанного файла на фрейме.
1. Сформированный файл необходимо подгрузить в раздел «Прикрепление сканов документов» в раздел «Прочие (при необходимости)» с помощью кнопки «Загрузить».
2. В открывшемся окне выбираете подписанный файл и нажимаете кнопку «Открыть».
3. Файл подгружен, если все остальные пункты раздела «Прикрепление сканов документов» также загружены, то следует нажать кнопку «Завершить». Заявка будет отправлена на проверку, в случае отсутствия замечаний, на указанную Вами почту поступил ссылка для генерации ключа.
Подписание с помощью word.
Сохраните последние изменения в документе MS Word и подпишите документ:
1. Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».
2. В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить. ». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).
3. Нажмите «Подписать».
Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» проверьте, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию о подписи, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».
Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Поэтому перед редактированием удалите все подписи под документом.
Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.
Крипто АРМ.
Для начала кликните по файлу, который нужно подписать, правой клавишей мыши и выберите КриптоАРМ. Откроется выпадающий список возможных действий. Там, соответственно, следует выбрать: «Подписать».
Далее нас приветствует Мастер создания электронной подписи. У него аж пять шагов. И мы сейчас их разберем один за другим.
Первый шаг это «Выбор файлов». Здесь мы видим уже выбранный нами файл для подписи. Можем добавить еще любое количество файлов или даже папки с файлами. Также можем просмотреть (кнопка «Просмотр») содержимое документа перед его подписанием, что очень важно.
Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения. К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот. Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG. Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.
Третий шаг под названием «Параметры подписи» очень важен. Именно на этом шаге нас ждет выбор, какой вид подписи в итоге будет создан. Этот момент надо разъяснить. Существуют два вида подписи: присоединенная и отсоединенная. В случае с присоединенной, подпись как бы прикрепляется к подписываемому документу, вы это можете заметить, потому как увеличивается размер файла после его подписания. В случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, подпись же сохраняется в отдельном файле. Для проверки отсоединенной подписи нужны оба файла, файл подписи и файл исходного документа.
Четвертый шаг мастера создания электронной подписи — это непосредственно «Выбор сертификата подписи». Нажимаем на кнопку «Просмотр» и в открывшемся окне находим свой сертификат подписи. Ежели вы наблюдаете пустое окне выбора, то сертификатов для подписи у вас просто нет, и вам следует установить хотя бы один.
И наконец, последний пятый шаг, что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла. Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования». Можете самостоятельно дать имя профили, и в следующий раз вам не нужно будет снова настраивать параметры подписи, все уже будет выбрано. И так, нажимаем на кнопку «Готово», чтобы подписать выбранный нами документ.
Отлично! Операция прошла успешно! Выбранный нами документ теперь подписан электронной подписью.
Находим подписанный документ, он у нас там же, где находится и исходный документ. Иконку файла, содержащего электронную подпись ни с чем не перепутать, это листок бумаги с ручкой.
Как подписывать документы электронной подписью: как правильно ставить усиленную квалифицированную ЭЦП в документации
Современные бизнес-процессы требуют возможности решать проблемы быстро и дистанционно. Поэтому возникает много вопросов, как подписывать документы и другие файлы электронной подписью (ЭЦП) — лучше вставить в текст или прикрепить отдельно, какой софт использовать. Рассказываем подробно обо всех возможных вариантах, чтобы вы могли выбрать наиболее удобный формат работы с документооборотом компании.
Что это такое
До этого полезного изобретения, предпринимателям, другим юридическим и физическим лицам необходимо было личное присутствие для оформления любой документации. С внедрением информационных технологий стало возможным удостоверять бумаги дистанционно. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.
Цифровая запись, которая является индивидуальным доверительным штампом, представляет собой определенную комбинацию паролей и знаков. Она генерируется специальными программами, находится в файле, который прикрепляется к основному.
На сегодняшний день она котируется во всех инстанциях и служит полноценным эквивалентом личной подписи.
- высокий уровень надежности и защиты от подделки;
- можно подавать документацию без личного посещения государственных и других инстанций;
- доступно участие в госзакупках и торгах, это обязательное условие для всех участников.
Для предпринимателей цифровой персональный код дает возможность в несколько раз ускорить подачу бумаг, открывает доступ к государственным закупкам.
Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)
В первую очередь требуется оформить соответствующий сертификат. Он выдается быстро и не требует длительного сбора справок. Оформить его можно в личном кабинете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или МФЦ.
Дальше потребуется компьютер, с операционными системами Windows или МАС. Можно попробовать настроить Линукс, однако в зависимости от версии, это получается далеко не всегда.
Следующий этап — установка ПО. Это так называемые приложения СКЗИ для криптозащиты информации. В России используются в основном несколько:
- «Криптопро CSP»;
- Signal-com CSP;
- «Лисси CSP»;
- Vipnet CSP.
Конкретно, какое ПО потребуется, можно уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Там же должны выдать памятку о настройках, которые будут нужны для генерации электронной росписи. Выбранная программа, установленная на компьютер, создает специальный быстрый значок в контекстном меню, что позволяет впоследствии подписывать быстро, одним нажатием.
Для работы с модулем будет нужен Acrobat Reader или Adobe Acrobat и, собственно, сам ПДФ-док.
Как поставить электронную подпись (ЭЦП) в документе на базе Office
Это первый вариант, который понадобится для некоторых видов ПО. Скачать его можно с официального сайта госуслуг или производителя данного программного обеспечения. Установка автоматизированная и не потребует много времени. Единственное, что если на компьютере уже была установлена другая версия — ее нужно будет полностью удалить с помощью контекстного меню, а затем уже устанавливать новое ПО.
Для формата Word и Excel
Большинство предприятий до сих пор ведут документооборот именно в этом формате. Например, договоры или исковые заявления, бланки в государственные органы и много другое. Если используется этот формат, потребуется специальное обеспечение, имеющее совместимость с конкретной версией. Также стоит иметь в виду, что если заверять бумаги, которые создавались в Word 2007, то проверить подлинность можно будет только в аналогичной программе.
В офисном ПО есть стандартный функционал «Подписать документ», однако он не придает юридической силы. Поэтому необходимо специальное расширение, например, КриптоПро Office Signature или любую другую КСЗИ.
Сначала скачать прогу и установить ее, затем загрузить специализированный модуль для Office. Когда все сделано, в самом Word и Excel перейти во вкладку «Сервис», далее выбрать «Параметры», затем «Безопасность» там уже будет «Цифровые подписи». В них останется только указать, что подписывать через конкретное ПО и сертификат.
Как расписаться в электронном документе формата PDF
Если требуется удостоверить PDF-док, то здесь подойдет отдельный модуль. Для начала важно, чтобы на компьютере были установлены Adobe Reader или Acrobat, которые позволят работать с файлами такого типа. Затем устанавливается специальный совместимый с этим ПО плагин, например, КриптоПро PDF. Модуль идет совместно с Reader-ом, его использование бесплатно. В других случаях придется купить лицензионную версию по окончании тестового периода.
Дальше произвести настройку, которая позволит пользоваться сертификатом. Для этого скачать и настроить версии для Reader — DC, а для Acrobat — Pro. В отличие от Офиса, не придется долго искать функции по меню. В верхней командной строке будет специальный пункт, дальше останется только подписать и отправить в нужную инстанцию.
Как подписать электронной подписью документ PDF?
Заключение сделок и соглашений, составление договоров всё чаще происходят в онлайн-формате. Чтобы заверить документ, уже не нужно иметь на руках физическую копию. Подписаться можно непосредственно в электронном файле, причём он будет иметь полную юридическую силу. Расскажем, как подписать электронной подписью документ PDF и что делать, если цифрового сертификата у вас нет.
Что нужно сделать перед подписанием электронного документа?
Подготовить финальную редакцию файла. Проверьте, что все пункты прописаны, а нужные изменения внесены и больше корректировок не будет.
Получить в Удостоверяющем центре (УЦ) сертификат квалифицированной электронной подписи ― это документ, содержащий ключ проверки подписи и зашифрованную информацию о владельце (данные о вашем статусе, реквизитах и полномочиях). Позволяет подтвердить авторство, максимально защищён ― подделать невозможно. Если не обращались за ключом ЭЦП, подготовьте графический автограф в виде изображения (скан вашей подписи).
Установить ПО для формирования и добавления электронной подписи. Это могут быть специальные надстройки для текстовых редакторов, десктопные приложения или онлайн-сервисы.
Что такое ЭЦП и как её создать?
Электронная подпись используется для подписания договоров с контрагентами, сдачи любых отчётов, регистрации онлайн-касс, действий на госпорталах. Она имеет юридическую силу и позволяет работать с электронным документооборотом. Использовать ЭП могут физические лица, индивидуальные предприниматели и юрлица. Чтобы понимать, как подписать ПДФ ЭЦП, советуем разобраться с терминологией. На разных платформах вы сможете встретить несколько типов подписей с использованием цифровых сертификатов. Чтобы вы не запутались, раскроем основные понятия.
Цифровая подпись
По сути, это цифровой аналог рукописного автографа. Представляет собой электронный ключ, в котором зашифрована информация об авторе. Цифровая подпись создаётся с помощью криптографического преобразования данных. Позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и считается самым надёжным вариантом для заверения документов.
Для создания цифровой подписи вам потребуется действующий сертификат, выданный Удостоверяющим центром с аккредитацией Минкомсвязи РФ. Он обычно хранится на специальном носителе — токене. После подписания сервис автоматически создаёт файл ЭЦП, который хранится отдельно от исходной версии документа (поэтому подпись называют отсоединённой).
Перед тем, как подписать документ ПДФ электронной подписью, убедитесь, что Удостоверяющий центр имеет государственную аккредитацию ― только в этом случае сертификат является подлинным и защищённым.
Сертифицирующая подпись
Один из типов цифровых подписей. Термин введён компанией Adobe, разработавшей PDF-формат. Сертифицирующую подпись может ставить только автор документа. Она подтверждает его подлинность, защищает от несанкционированного доступа и позволяет отслеживать любые изменения, внесённые в документацию после подписания (например, в Acrobat они отображаются в панели «Подписи»). Если вы откроете сертифицированный документ в программе от Adobe, то в верхней части увидите синюю ленту ― она означает подлинность и подтверждает авторство.
Пошаговая инструкция, как подписать документ в формате PDF
Ниже мы разберём, как подписать PDF ЭЦП или без неё.
PDF Commander
Если ранее вы не получали сертификат электронной подписи от УЦ, можно заверить ПДФ другими способами:
распечатать бумажную версию, расписаться ручную, затем отсканировать файл;
поставить росчерк или добавить изображение со своим автографом в специальном PDF-редакторе, например в PDF Commander.
Программа PDF Commander ― удобная альтернатива сложному ПО, работающему с сертификатами электронной подписи. Главное преимущество ― инструмент безопасен. При работе с официальными юридическими и финансовым документами у многих людей возникает страх утечки данных. Работать в десктопной программе гораздо надёжнее, чем, например, в онлайн-редакторах PDF. Софт будет установлен только на вашем компьютере, поэтому вы можете не волноваться за конфиденциальность информации.
Также программа позволяет поставить штамп в ПДФ документе, задать пароль (на открытие и изменение прав доступа), замазать конфиденциальные данные. Все перечисленные опции обеспечат подлинность документа и защитят его от злоумышленников.
Как поставить электронную подпись в PDF файле:
- Скачайте дистрибутив программы с официального сайта и следуйте инструкции по установке. Запустите редактор.
- В стартовом окне кликните на «Открыть PDF» (если документ готов) или сделайте ПДФ-файл с нуля, нажав соответствующую кнопку.
- На верхней панели выберите вкладку «Редактор» и найдите кнопку «Подпись». Здесь вы сможете расписаться вручную через окно рисования или вставить готовый автограф из файла.
- Настройте толщину, прозрачность и цвет линии, если хотите расписаться непосредственно в редакторе. Мышкой или стилусом для планшета поставьте свою подпись. Она должна быть максимально похожа на ваш почерк. Если где-то сбились или расписались небрежно, то воспользуйтесь ластиком и сотрите ненужное. Кликните «Ок», чтобы подтвердить выбор.
- Теперь вариант для тех, у кого уже есть автограф в формате изображения. Найдите пункт «Выбрать из файла», откройте картинку и передвиньте её в нужную часть документа. Отрегулируйте поворот и размер.
- Нажмите кнопку «Сохранить» (значок с изображением дискеты).
КриптоАРМ
Это специальная программа для подписания и шифрования документации. Если регулярно работаете на государственных порталах или в системах, где нужна квалифицированная ЭЦП, попробуйте КриптоАРМ. Интерфейс на русском языке, управление простое ― разобраться можно с первого запуска.
ПО доступно бесплатно, но пробный период длится 14 дней. После истечения срока программа автоматически перейдёт в режим «Старт», и её функционал будет урезан ― возможна только проверка подписанных файлов. КриптоАРМ может работать только с предварительно установленным на ПК криптопровайдером КриптоПро CSP. Это вспомогательная программа, которая сама не подписывает файлы, но помогает генерировать юридически значимую подпись. КриптоПро можно скачать и установить бесплатно ― тестовый период длится 90 дней. Через три месяца необходимо приобрести бессрочную или годовую лицензию.
Как подписать документ ПДФ электронной подписью КриптоПро через КриптоАРМ:
Сначала установите программное обеспечение с помощью Мастера установки. Откройте КриптоАРМ и найдите на жёстком диске документ, который требуется подписать. Кликните на него правой кнопкой мыши, в открывшемся списке найдите «КриптоАРМ», далее пункт «Подписать». После этого запустится средство создания электронной подписи. Щелкните кнопку «Далее», затем «Выбор файлов» ― удостоверьтесь, что в систему уже загружен необходимый документ.
Если хотите ещё раз проверить файл перед подписанием, нажмите на предварительный просмотр. Всё в порядке ― тогда кликните «Далее», выберите вид кодировки данных (обычно используются DER или BASE64). В пункте «Параметры подписи» выставите настройки:
использование (не задано, исправлено и т.д.);
сохранение в отдельном файле;
время создания и другие свойства.
Файл, подписанный посредством официального сертификата ЭП, будет иметь общепринятый формат sig.
Контур.Крипто
Онлайн-сервис позволяет юридически заверить бумагу за пять минут, причём самостоятельно искать и устанавливать софт не надо. Перед тем, как подписать документ электронной подписью КриптоПро PDF, нужно загрузить на компьютер несколько дополнительных расширений. Настройка ПК происходит автоматически при первой авторизации на сервисе.
В Контур.Крипто можно сформировать электронную подпись, проверить её подлинность, расшифровать ранее подписанный файл. Доступна загрузка целого пакета. Удобство сервиса заключается ещё и в том, что подписываться в одном документе могут сразу несколько лиц. Интерфейс интуитивно понятен, к тому же на сайте есть пояснения и руководства с пошаговым описанием работы. Помимо PDF сервис поддерживает другие форматы, созданные в Word и Excel.
Разберём, как подписать документ ПДФ электронной цифровой подписью.
Зайдите на сайт и нажмите «Начать пользоваться». Выберите документ, который требуется подписать (ресурс поддерживает загрузку файлов до 100 Мб). Затем загрузите сертификат с ЭЦП ― он должен быть установлен на компьютере. Если ключа ещё нет, приобрести его возможно непосредственно через Удостоверяющий центр Контур.
Нажмите кнопку «Подписать», и веб-сервис автоматически создаст новую папку. В ней будет первоначальный документ и отдельно ― подписанный с расширением .sig. Таким образом, вы получаете отсоединённую ЭЦП. Все файлы можно сохранить на жёсткий диск или сразу переслать другому человеку по электронной почте.
Чтобы подписать документ PDF, необходимо:
подготовить финальную редакцию файла;
получить сертификат ЭЦП, предварительно обратившись в Удостоверяющий центр, прошедший государственную аккредитацию;
установить на ПК специальный модуль CryptoPro либо отдельное приложение КриптоАРМ;
воспользоваться веб-сервисом Контур.Крипто, подписать файл и сразу отправить его получателю по электронной почте (или сохранить на ПК).
Мы разобрали, как поставить электронную подпись в pdf и от руки, непосредственно в редакторе. Получение сертификата ― более сложный и длительный процесс, но многие государственные учреждения требует подписание документов исключительно в таком виде. Если строгого условия нет, удобнее поставить свой автограф или штамп в PDF Commander. Это займёт несколько минут, и вы можете не волноваться за сохранность личных данных.
Реклама, ООО «Эймс Софтвэр»
Подписывайтесь на Калининград.Ru в соцсетях и мессенджерах! Узнавайте больше о жизни области, читайте только самые важные новости в Viber , получайте ежедневный дайджест главного за сутки в основном канале в Telegram и наслаждайтесь уютной атмосферой и фактами из истории региона — во втором телеграм-канале
Комментарии
Обсуждайте новости Калининграда и области в наших социальных сетях
Почему строители-профессионалы выбирают термообработанное дерево: рассказываем про все нюансы 
Почему строители-профессионалы выбирают термообработанное дерево: рассказываем про все нюансы
Выбор настоящих мужчин: в магазинах «Воин» скидка 50% на третий товар 
Выбор настоящих мужчин: в магазинах «Воин» скидка 50% на третий товар
МегаФон вновь признан лучшим по скорости мобильного интернета и покрытию сети 
МегаФон вновь признан лучшим по скорости мобильного интернета и покрытию сети
«Планета спорт»: скидки от 30% до 50% на все велосипеды 
«Планета спорт»: скидки от 30% до 50% на все велосипеды
Исследование: МегаФон лидирует по скорости интернета в Калининградской области 
Исследование: МегаФон лидирует по скорости интернета в Калининградской области
Цветочные подарки на свадьбу с доставкой 
Цветочные подарки на свадьбу с доставкой
Как подписать электронной подписью документ PDF?
Помощь экспертов ЭДО по любым вопросам работы ЭДО в 1С. Гарантия на услуги до 12 мес.
Электронная подпись — это инструмент, который придает документу юридическую значимость, что делает документ равнозначным бумажному, подписанному обычным способом. Когда электронная подпись используется для визирования государственных документов, проблем у пользователей не возникает, так как аппаратно процесс полностью автоматизирован. Но если пользователю нужно заверить личные документы, могут возникнуть некоторые сложности. Поэтому предлагаем ознакомиться с подробным руководством о том, как подписать документ в формате PDF электронной подписью.
Что нужно для подписания электронного документа в формате PDF?
Первое, что понадобится — отформатированный, проверенный документ. Обязательно вычитайте его на наличие ошибок, опечаток, перепроверьте все цифры, наименования, регистрационные номера.
- Действующий сертификат электронной подписи, выданный соответствующим органом;
- Программное обеспечение для добавления ЭП в документ.
ПО для добавления цифровой подписи бывает разным, поскольку предназначено для работы с различными типами файлов и текстовых документов. Поэтому нужно правильно подобрать программу, подходящую для работы с PDF.
Также следует понимать, что есть разница между Adobe Reader и Acrobat. Хотя оба продукта позволяют просматривать PDF файлы, редактировать их можно исключительно с помощью пакета Adobe Acrobat. Распространяется он на платной основе. Поэтому для работы с ЭП необходимо купить лицензию.
Как создать электронную подпись для PDF?
Использовать для ЭП документы в формате PDF удобно, поскольку пакет программ для работы с файлами включает встроенный плагин КриптоПро PDF. Он позволяет добавлять в документ криптографические записи без необходимости использования сторонних программ.
Алгоритм действий по добавлению ЭП следующий:
- Скачайте и установите Adobe Acrobat Pro;
- Активируйте программу с помощью лицензионного ключа;
- Откройте нужный документ;
- Выберите, где будет размещена электронная цифровая подпись;
- В надстройке меню выберите пункт «Работа с сертификатами»;
- Перейдите в раздел «Подписание»;
- Выберите ЭП и нажмите «Добавить».
После этого документ становится официальным, то есть заверенным вашей ЭП.
Подписание ЭП PDF документа: пошаговый алгоритм
Если вы не готовы платить деньги за использование продуктов Adobe, воспользуйтесь одним из двух условно бесплатных решений:
- Консольное ПО КриптоАРМ;
- Веб-сервис Контур.Крипто.
Оба варианта предлагают базовые функции подписания ЭП бесплатно. Если документооборот небольшой, их вполне хватит. Рассмотрим алгоритмы работы с каждой из программ.
Как сделать подпись документа ЭП через КриптоАРМ:
- Скачайте и установите программу;
- В надстройке меню выберите пункт «Подписать»;
- Укажите нужные файлы. Подписывать можно сразу несколько;
- Выберите формат подписи.
Рис.1 Подпись документа ЭП через КриптоАРМ
КриптоАРМ может вставить ЭП (ЭЦП) в файл документа либо создает отдельный файл подписи в расширении *.sig.
Если не хотите устанавливать на ПК дополнительное программное обеспечение, например, при работе за офисным компьютером, доступ к которому может быть у нескольких лиц, рекомендуется использовать онлайн сервис Контур.Крипто. Бесплатная версия доступна после регистрации. Интерфейс простой, понятный, выглядит следующим образом:
Рис.2 Интерфейс Контур.Крипто
Алгоритм работы, как поставить ЭП через Контур.Крипто, следующий:
- Перейдите на сайт компании;
- Загрузите в специальную форму необходимый для ЭП файл;
Рис.3 Загрузка файла ЭП
- Выберите вашу электронную подпись;
Рис.4 Выбор ЭП
- Подпишите документ.
Рис.5 Присоединение подписи
Программа создает на сервере папку, которая содержит файл PDF и файл подписи с расширением *.sig. Оба файла нужно скачать на компьютер для дальнейшей работы с ними.
При работе с веб-приложением на бесплатной основе следует учесть:
- Размер подписываемого документа не должен превышать 100 Мб;
- Доступно создание только подписи с поверочным сертификатом. Подписать сам файл невозможно;
- Приложение готовит документы, читаемые только в Microsoft Windows.
Для проверки электронной цифровой подписи подойдет любая программа по работе с отсоединенными ЭП.
Как получить документ PDF с ЭП от других пользователей?
Отправка и получение документов с ЭП – похожие процедуры, поэтому разберем, как передать подписанный документ контрагенту. Для этого есть несколько способов, зависящих от ПО с которым работаете.
Если вы используете Adobe, в надстройке меню выберите пункт «Заполнить и подписать» и нажмите «Далее».
Рис.6 Использование ПО Adobe
Программа предложит создать ссылку для скачивания, отправку подписанного файла через почту или отправку исходного документа. Последний вариант применяется, когда одну бумагу подписывают несколько лиц разными ЭП.
Поддержка работы ЭДО в 1С
Консультации и поддержка работы ЭДО в любых программах 1С. Приступим к вашему вопросу в течение 15 минут
1С-ЭДО — встроенный сервис в 1С
Подходит малому бизнесу для типовых 1С. Оперативное подключение и настройка от экспертов ЭДО
Получение документа, соответственно, происходит таким же образом. Ссылка — наиболее простой и удобный вариант. Исходник подписанного документа хранится на сервере, поэтому, когда вам понадобится файл, вы переходите по линку и скачиваете его.
Рис.7 Как скачать подписанный документ
Отправка готового файла через почту реализована для любых почтовых клиентов. В этом случае скачать файл можно через письмо во входящей корреспонденции.
Рис.8 Отправка подписанного документа через e-mail
Если контрагент применяет стороннее программное обеспечение, он отправит файлы или ссылку. Возможность двойной подписи есть только в Adobe Acrobat. Обмен зашифрованными файлами через сервис Adobe Sign возможен только в том случае, если и отправитель, и получатель приобрели лицензию на программный пакет.
Рис.9 Сервис Adobe Sign
В иных случаях, чтобы посмотреть или проверить документ, придется использовать дополнительное ПО. Отправка файла происходит по электронной почте либо через любой мессенджер. Далее получателю необходимо:
- Скачать файл документа и файл подписи;
- Открыть программу для сравнения отсоединенных цифровых подписей;
- Провести проверку документа.
Если программа подтвердит, что электронная подпись верна, значит, именно этот файл PDF был подписан сертификатом пользователя.
Обратите внимание! Отправка документов, подписанных ЭП по открытым каналам, абсолютно безопасна. Электронная цифровая подпись — это сложный криптографический код, который содержит в себе зашифрованную информацию о владельце подписи. Подделать его или внести изменения практически невозможно. Поэтому риск фальсификации документов, подписанных ЭП, близок к нулю.
Однако следует отметить, что сама по себе отправка документов по почте несет определенные риски, например, попадания в спам, случайного удаления документа и т.д. Для обеспечения надлежащего хранения документов рекомендуем отправлять документы, подписанные ЭП, через оператора ЭДО с надежным хранением документов на стороне оператора.
Как видите, подписать PDF ЭП достаточно просто. Для этого есть как платные, так и бесплатные решения. Для предпринимателей, которые на постоянной основе сталкиваются с необходимостью подписания официальных бумаг, рекомендуется установить программный пакет Adobe. Он стоит своих денег, делает работу комфортной и существенно ускоряет бюрократические моменты.
Если у вас остались вопросы по тому, как подписывать документы ЭП, где и как получить ЭП, или вам нужна консультация по организации электронного документооборота с контрагентами, внутреннему документообороту, созданию электронного архива документов, электронному кадровому документообороту, ЭДО в маркировке и др., наши эксперты готовы проконсультировать по любому вопросу организации безбумажного документооборота.