Мемо встречи это что такое

Фиксация договорённостей

Зачастую на проектах пренебрегают фиксацией договорённостей и зря, жизнь показывает, что, уделив время на оформление и согласование договорённостей на встрече, проект только выигрывает, так как проходит время и забывается о чём договорились, а бывает так, что не поняли друг друга. Согласованные итоги встречи являются артефактами проекта, которые могут быть предъявлены по запросу в качестве доказательства факта события.

Рассмотрим процесс организации и проведения встреч по проекту, фиксации договорённостей.

В приглашении на встречу Инициатору необходимо:

1. Обозначить Тему встречи, которая должна быть лаконична и однозначно определять смысл.

2. Указать Цель встречи, которая должна отразить какие решения нужно будет принять на встрече.

3. Подготовить повестку встречи, в которой должны быть изложены вопросы для обсуждения на встрече.

4. Составить список участников встречи, уполномоченных обсуждать и принимать решения по вопросам из повестки встречи.

5. Приложить материалы к приглашению (при необходимости), например, если вам нужно обсудить требования из Технического задания, то нужно приложить текст Технического задания и Реестр замечаний к нему.

Пример Приглашения на встречу:

Тема: «Обсуждение замечаний к Техническому заданию. Проект СЭД».

Текст (с повесткой): «Уважаемые коллеги, приглашаем Вас на обсуждение замечаний к Техническому заданию (см. файл во вложении). Предлагаем обсудить перечень замечаний из Реестра замечаний (см. файл во вложении).»

Цель встречи: «согласовать наше предложение по каждому из замечаний».

Приглашение с указанием даты и места встречи направляется участникам по списку участников встречи.

Обычно встречу ведёт Инициатор и он же делает отметки по ходу встречи. При проведении встреч участники общаются, высказывают своё мнение и отношение к той или иной теме, отвечают на поставленные вопросы, определяют дальнейшие шаги. Встреча завершается, каждый участник ушёл со встречи со своим пониманием об итогах встречи. Чтобы выровнять это понимание нужно зафиксировать то, о чём договорились, для этого Инициатору нужно оформить результат встречи в виде протокола встречи.

Протокол встречи можно условно разделить на два (процесс протоколирования встреч должен быть зафиксирован в Уставе проекта):

1. Вариант 1. Оформленный в текстовом редакторе с указанием участников встречи, повестки встречи, дате и времени встречи, месте проведения встречи, отметкой о важной информации, изложением решений и поручений, при фиксации поручений обязательно нужно указывать ответственного и срок исполнения поручения. В конце такого документа указывается список участников (лист согласования) встречи для отметки о согласовании протокола. Оформленный протокол направляется по электронной почте участникам для получения обратной связи. После процедуры согласования, если в Уставе проекта прописано, что такие протоколы считаются согласованными по электронной почте, то в листе согласования напротив ФИО согласующего указывается фраза «Согласовано и завизировано в электронном виде» с указанием даты получения согласования, затем итоговый протокол рассылается всем участникам встречи, если в Уставе проекта прописано, что согласование и визирование осуществляется на бумажном носителе, то необходимо с каждого участника встречи получить подпись в листе согласования. Следующую встречу необходимо проводить с контроля исполнения поручений, если они были даны на предыдущей встрече.

2. Вариант 2. Оформленный результат встречи в электронном письме (мемо встречи), обычно это упрощённый вариант фиксации договорённостей, здесь важно зафиксировать что обсуждали, какие решения приняли и какие поручения выдали с фиксацией ответственного и срока исполнения. После процедуры согласования мемо встречи, итоговый вариант рассылается участникам. Следующую встречу необходимо проводить с контроля исполнения поручений, если они были даны на предыдущей встрече.

Пример протокола (Вариант 1).

ПРОТОКОЛ СОВМЕСТНОЙ ВСТРЕЧИ

ЗАО «Банк Заказчик», ЗАО «Исполнитель»

Место: ЗАО «Банк Заказчик»

Дата и Время: 12 мая 2023 г.

от ЗАО «Банк Заказчик» (далее — Заказчик)

Смиронова Ирина (Начальник Отдела технологий клиентской системы
Управления технологий клиентской системы Департамента банковских технологий
Информационно-технологической Дирекции)

Кожемяка Иван (Руководитель проектов Отдела технологий клиентской системы
Управления технологий клиентской системы Департамента банковских технологий
Информационно-технологической Дирекции)

Петрова Александра (Начальник отдела автоматизации документационных процессов УДОУ АП)

Лермонтов Сергей (Начальник отдела оперативный архив Архивного управления АП)

от ЗАО «Исполнитель» (далее — Исполнитель)

Печнов Алексей

(Руководитель направления департамента систем управления документами)

Комарова Мария

(Руководитель проекта департамента систем управления документами)

Обсуждение замечаний к Техническому заданию. Проект СЭД.

1. Замечания из Реестра замечаний к Техническому заданию.

1. По замечаниям 132, 142, 156, 178 принять предложение Исполнителя о снятии.

2. По замечаниям 12, 26, 28, 37, 90 Исполнителю детализировать описание бизнес-процесса с учётом изменения технологического процесса.

3. По остальным замечаниям принять формулировки Исполнителя.

4. Исполнителю направить скорректированный по результатам встречи Реестр замечаний.

Отв. Комарова Мария, срок исполнения: 15.05.2023.

5. Исполнителю скорректировать текст Технического задания по замечаниям 12, 26, 28, 37, 90 и направить на рассмотрение участникам встречи.

Отв. Комарова Мария, срок исполнения: 25.05.2023.

Руководитель проекта департамента систем управления документами (Исполнитель)

___________________ Комарова М.

Исполнитель:

Руководитель направления департамента систем управления документами

_____________________ Печнов А.

Заказчик:

Начальник Отдела технологий клиентской системы Управления технологий клиентской системы Департамента банковских технологий Информационно-технологической Дирекции

Руководитель проектов Отдела технологий клиентской системы Управления технологий клиентской системы Департамента банковских технологий Информационно-технологической Дирекции

__________________ Кожемяка И.

Начальник отдела автоматизации документационных процессов УДОУ АП

Начальник отдела оперативный архив Архивного управления АП

_________________ Лермонтов С.

Руководитель службы сопровождения Департамента систем управления документами (Исполнитель)

Пример Протокола (Вариант 2).

Уважаемые коллеги, направляем итоги встречи от 12.05.2023 «Обсуждение замечаний к Техническому заданию. Проект СЭД»:

1. По замечаниям 132, 142, 156, 178 принять предложение Исполнителя о снятии.

3. По остальным замечаниям принять формулировки Исполнителя.

4. Исполнителю направить скорректированный по результатам встречи Реестр замечаний.

Отв. Комарова Мария, срок исполнения: 16.05.2023.

Эффективная онлайн-встреча с клиентом: после

Руководитель проектного офиса ZephyrLab Эльгина Валиева продолжает рассказ об организации онлайн-встреч. В прошлых материалах речь шла о том, что нужно сделать до встречи и в процессе. Как оказалось, после того, как вы покинули конференцию, считать дело завершенным рано.

В протокол важно включить несколько пунктов:

повестка встречи
дата и время обсуждения
состав участников
темы для обсуждения
договоренности к финалу встречи
оставшиеся блокеры и обязательства участников друг перед другом (доработка информации, согласование)
алгоритм последующих действий

Отправлять мемо нужно не для галочки, обязательно нужно просить клиента согласовать содержание. Значение этого документа для последующей работы сложно переоценить:

Так мы делаем проект прозрачным для всех участников. Даже те члены команды, которые отсутствовали на встрече, благодаря общему мемо будут в курсе всех договоренностей.
Письменно зафиксированные взаимные обязательства имеют силу, в отличие от устных.
Мемо позволяет четко увидеть блокеры и дедлайны — это важно для всех участников процесса.

К протоколам всегда можно вернуться при необходимости: у нас были кейсы, когда клиент забывал, о чем мы договаривались. Тогда мы переходили к согласованному мемо и действовали по прописанному плану. Без этого документа доказать что-то было бы невозможно. Также у нас существует правило: в CRM проекта мы заводим отдельную задачу без срока с названием «Мемо встреч», а в комментариях фиксируем все мемо, что мы направляем в чаты. Таким образом, мы можем их быстрее найти и всегда уверены, что у нас есть бэкап на случай, если что-то из переписки удалится.

После проведенной встречи всем участникам должно быть понятно, какие шаги предпримет каждая команда в работе над проектом. Основных вариантов развития событий может быть два:

внесение комментариев по замечаниям клиента и демонстрация результата заново
принятие представленной концепции, ее масштабирование в проект и переход к рабочим процессам

Главное, если клиент спрашивает, какими будут дальнейшие действия по проекту, вы всегда должны знать ответ.

В деловой встрече всегда участвуют минимум две стороны. И даже если ваша команда будет готова на все 100%, это не гарантирует, что в процессе не возникнут сложные, забавные или неловкие моменты.

Если вторая сторона допускает какие-то отхождения от общепринятых правил делового этикета, самым простым и верным решением будет тактично избегать указания на эти «погрешности». Так, на одной из встреч с командой ZephyrLab присутствовал клиент, который чувствовал себя весьма расслабленно: он общался, буквально распластавшись на стуле и держа в руках бокал с алкоголем. Команда сделала вид, что все происходит в рамках делового общения — встреча состоялась и была на удивление весьма продуктивной. Хотя, разумеется, для организаторов встречи курить или употреблять алкоголь в процессе общения — строгое табу.

Если у клиента не отключены звуковые оповещения, и это ощутимо влияет на процесс — например, сбивает спикера, можно тактично попросить поставить устройство в беззвучный режим на время выступления, чтобы не упустить ни одной важной детали.

Случается, что собеседник не планировал общаться с включенной камерой, но, тем не менее, забыл ее выключить. Опять же лучшее решение в этой ситуации — не акцентировать на этом внимание, либо сделать это максимально аккуратно и в подходящий момент. Например, отметить красивый фон и тем самым намекнуть: «Мы вас видим!»

Конечно, неловкие ситуации во время встречи могут возникать с обеих сторон. Однажды на встрече клиент поинтересовался у нашей команды, откуда идет странный звук, который он слышит. «Будто хомячок что-то ест!» — признался клиент. На самом деле, это был звук клавиш ноутбука: участник команды быстро печатал, чтобы максимально точно зафиксировать пожелания клиента. В такие моменты важно отключать микрофон на устройстве, но эти детали тоже приходят с опытом.

У меня всё записано: как улучшить совещания с помощью протокола

В 2018 году консалтинговая компания STL Microsoft Training выяснила, что в среднем каждый сотрудник посещает 207 совещаний в год. При этом две трети собраний – бесполезны. Одна из причин такого положения дел – отсутствие контроля над обсуждением. Вопросы, поднимаемые на совещаниях, нуждаются в «коллективной помощи» — дискуссиях, голосовании. Часто сотрудники и руководство так увлекаются обсуждением, что по итогу не приходят ни к какому решению. Что можно сделать? Уполномочить специального человека вести процесс – записывать сказанное и следить, чтобы участники совещания не отходили от темы и не тянули время.

Ещё одна причина «бесполезности» совещаний в том, что по-настоящему интересные предложения, не вошедшие в итоговое решение, забываются сразу же после собрания. Записывая их, можно сделать копилку ценных идей, и пользоваться ими по мере необходимости.

Как сотрудники оценивают полезность совещаний:

71% уверены, что совещания не несут никакой пользы;
65% считают, что они ещё и вредят — отрывают от работы;
62% полагают, что совещания вносят раздор в команду.

Ведение протокола во время совещания позволяет держать обсуждение «в узде» и не упустить интересные идеи. Не смотря на то что термин «протоколирование» у многих ассоциируется с гигантскими корпорациями и бюрократией, на деле – это очень полезный инструмент для бизнеса любого масштаба. Для того чтобы его внедрить в компании, нужны только свободный сотрудник и воля руководителя.

Кто такой секретарь совещания

Сотрудника, фиксирующего итоги совещания, как правило, называют секретарём. И у него достаточно обширный список задач.

Подготовка

Секретарь в каком-то смысле распорядитель совещания: он заранее собирает информацию обо всех участниках мероприятия, выясняет темы докладов, составляет график «выступлений» и отводит время на обсуждение каждого вопроса. Как правило, совещаниям выделяют один час. Если накопилось много вопросов для обсуждения или приглашено большое количество участников – время на совещание можно увеличить до двух часов.

Идеальное количество докладчиков на совещании – до 10 человек. В этом случае выступления не затянутся на несколько часов, и будет легче прийти к консенсусу по возникшим вопросам.

Помимо этого секретарь должен заблаговременно решить, с помощью каких технических средств будет фиксировать всё происходящее на мероприятии. Совет: для «подстраховки» можно использовать средства аудио или видеозаписи.

За день до совещания секретарь должен выслать всем участникам план мероприятия – где и во сколько пройдёт собрание, кто и с какой темой выступает, сколько времени отводится на решение того или иного вопроса.

Во время совещания

На самом мероприятии основная задача секретаря – записывать, что говорят коллеги и руководитель. Если секретарь не пренебрёг подготовительным этапом, то на момент записи у него будет канва – имена выступающих и темы их докладов.

Вторая задача протоколирующего – направлять ход совещания. Если вдруг сотрудники перескочили на другую тему, секретарь должен вернуть разговор в нужное русло. То есть, он должен следить, чтобы каждый вопрос был обсуждён, и по нему было принято какое-то решение. Помимо этого протоколирующий должен следить за временем. Если какой-то вопрос муссируется больше получаса, а решения и не видно, секретарь может обратить на это внимание коллег и руководства.

После совещания

После мероприятия секретарь должен навести лоск в протоколе: исправить описки, точнее сформулировать записанное (если будет такая необходимость). В помощь секретарю – аудио и видеозаписи.

Затем текст протокола согласовывается с руководством и при необходимости с участниками.

Далее составляется официальный протокол. Как правило, он делается на фирменном бланке, в одном экземпляре, и подшивается в папку с протоколами. Копии – раздаются участникам совещания.

Важно! На роль секретаря нельзя назначать одного из участников совещания. Есть риск, что сотрудник будет прокручивать в голове план своего собственного выступления, включаться в дискуссии и забывать протоколировать сказанное коллегами.

Как нужно протоколировать

Главная задача протоколирования – не забыть, какие решения были приняты по различным вопросам. Желательно вести запись достаточно подробно. Так зафиксированные идеи и предложения не потеряют важные детали, и можно будет исключить двоякость толкования.

В некоторых случаях рекомендуется дословная запись обсуждения. Это актуально на собраниях с представителями госструктур, клиентами или партнёрами. Также фиксирование «каждого слова» может потребоваться при обсуждении стратегически важных для компании вопросов.

5 советов по составлению протокола:

В протоколе не фиксируется прямая речь участников. Идеи и предложения записываются сплошным текстом.
Не нужно «подписывать» идеи. Текст должен быть обезличенным.
Стиль текста – деловой. Не стоит «разбавлять» протокол эмоциональными словами или личным мнением.
Окончательные решения – это те, что одобрил руководитель. Другие решения (пусть даже более удачные по мнению секретаря) должны фиксироваться в поле с предложениями и идеями участников по вопросу.
Пояснять какие-то предложения в тексте протокола секретарю не нужно. Если возникнет необходимость – руководитель спросит докладчика лично о том, что тот имел в виду.

Если совещание проходит онлайн

Сегодня всё больше компаний переходит на удалённую работу. Но это не только не отменяет совещания, скорее увеличивает их количество. Видеоконференция протоколируется точно так же, как и офлайн-собрание. Секретарь составляет план совещания и рассылает его всем участникам. В процессе – он также фиксирует всё сказанное коллегами, пусть и через средства вебсвязи.

При этом у секретаря появляются куда больше возможностей для аудио и видеозаписи происходящего. Большинство сервисов видеосвязи оснащены подобным функционалом.

Форма протокола

В России на законодательном уровне нет никаких требований к виду протокола, поэтому в каждой компании разрабатывается свой шаблон. Обычно он содержит такие разделы:

Название компании, номер и дату протокола . Можно делать сквозную нумерацию. Можно присваивать буквенные значения различным отделам или типам совещаний. Например, все номера с префиксом « K » отдать совместным с клиентами собраниям. Так будет легче найти нужный протокол при необходимости.
Список участников совещания и докладчиков . Эта информация собирается секретарём ещё до начала собрания. Что здесь можно написать? Состав участников с указанием имён, должностей и тем докладов (если участник – выступающий). Именно в этом разделе будет фиксироваться сказанное во время докладов.
Перечень вопросов для обсуждения . Эта информация также собирается секретарём накануне совещания. Список вопросов, требующих коллегиального обсуждения, как правило, должен предоставлять руководитель.
Решения, выдвинутые по итогам обсуждения . Здесь оформляется сказанное во время обсуждения заявленных вопросов. В конце – решения по каждому.
Подписи ответственных лиц . Например, секретаря и руководителя.
К протоколу могут быть приложены различные документы – презентации докладов, расшифровка аудиозаписей и так далее.

Выделив человека для протоколирования совещаний, можно убить двух зайцев. Во-первых, повысить эффективность собраний. Больше не будет ситуаций, когда 20 человек обсуждают два вопроса в течение двух часов и не приходят ни к какому решению. Секретарь будет направлять обсуждение в нужное русло и добиваться, чтобы каждый поднятый вопрос получил какое-то конкретное решение. Во-вторых, протоколирование позволит сохранить ценные идеи, озвученные участниками. Если решение, принятое во время совещания, не позволило «закрыть» вопрос и проблема вновь появилась, можно обратиться к протоколу и посмотреть, что ещё советовали сделать сотрудники. Это сэкономит время и деньги.

Как Написать Памятку

Записки о встрече касаются цели встречи, соответствующих фактов и того, как получатели должны реагировать на информацию. Сохраняйте памятку как можно более прямой и сжатой и отправляйте ее в электронном виде или помещайте во внутренние почтовые ящики ваших сотрудников. Надежная записка о деловых встречах помогает менеджерам, руководителям групп и коллегам своевременно и эффективно обмениваться информацией с сотрудниками о предстоящих встречах.

Формат Мемо

Следуйте стандартным процедурам для письменного делового общения при форматировании заметки о встрече — одиночный пробел и выравнивание по левому краю, пропустите строку между абзацами, ставьте один пробел после каждого периода и не делайте отступ, когда начинаете новый абзац, Используйте специальные заголовки, такие как «Что взять с собой на собрание», чтобы помочь получателям идентифицировать важную информацию, а также предоставить нумерованные списки и маркеры, чтобы они могли быстро найти нужную информацию, рекомендует Лаборатория онлайн-письма Университета Пердью. Оставьте 1,5-дюймовое поле сверху — если только вы не используете фирменные бланки и не должны увеличивать поле — и напишите слово «MEMORANDUM» прописными буквами жирным шрифтом вверху страницы, рекомендует Университет Лойола в Новом Орлеане.

Детали и предмет дела

Предоставить конкретную информацию о встрече. Не используйте напоминания о собраниях для обсуждения других вопросов, которые не имеют отношения к собранию, рекомендует Университетский колледж Мэрилендского университета. Укажите дату, время и место проведения собрания, основную тему и информацию о том, кто проводит собрание, в заголовке. При необходимости направьте памятку отдельным сотрудникам, целому отделу, конкретной команде или всему персоналу. Предоставьте краткое изложение того, что будет обсуждаться на собрании, и включите инструкции или приложения, если вы хотите, чтобы сотрудники читали или готовили материалы до даты собрания. Держите свою заметку на одной странице или меньше.

Профессиональный тон

Используйте общий повседневный профессиональный язык в своей записке и избегайте сленга, сарказма или шуток. Четко укажите, когда, где и почему вы проводите собрание, и не пытайтесь впечатлить получателей вычурными словарными словами. Будьте непосредственными и конкретными с вашими деталями встречи и инструкциями, сохраняя вежливый и вежливый тон. Избегайте эмоций и придерживайтесь основных фактов о встречеПо данным Университета Лойолы. Даже если вы будете обсуждать эмоциональные проблемы, конфликты или проблемы компании во время встречи, ваша записка должна быть спокойной, нейтральной.

Способы отправки памятки

Отправьте напоминание о встрече так же, как вы обычно общаетесь с коллегами и сотрудниками, Например, директор начальной школы может поместить печатную копию памятки во внутренний почтовый ящик каждого учителя. Или она может отправлять записки в электронном виде на рабочие адреса учителей. Отправляйте памятные текстовые сообщения своим сотрудникам только в том случае, если вы заранее уведомили их о том, что планируете действовать таким образом. Записки, как правило, слишком длинные для отправки с использованием текстовых сообщений, если только вы не указали дату, время и местоположение. Избегайте использования личных учетных записей электронной почты сотрудников для бизнеса, но не стесняйтесь отправлять напоминания о собраниях на рабочие адреса электронной почты.

❓ Как правильно составить памятку?

Формат страницы – А4.
Поля: верхнее – 15 мм; нижнее – 15 мм; левое – 15 мм; правое – 15 мм.
Шрифт: Times New Roman; размер – 14 кегль.
Межстрочный интервал – одинарный.
Абзацный отступ – 1,25 см; должен быть выставлен автоматически (не допускается делать абзацный отступ пробелами или табуляцией).

❓ Что такое Что такое памятка?

👉 свод кратких наставлений, правил, сведений о чём-либо, а также книжка, записка, содержащая подобный свод правил ◆ Отсутствует пример употребления (см.

❓ Что такое памятка пример?

👉 ПАМЯТКА — краткое нормативное, производственно-практическое или справ. издание, содержащее самые важные сведения, которыми надо руководствоваться, выполняя к. -л. операцию или осуществляя деятельность.

❓ Что должно быть в памятке?

👉 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ПАМЯТКИ 1. В памятку включают приблизительно пятую часть от общего объема беседы (самые важные позиции, информативные картинки, правила, алгоритм каких-то действий). 2. Памятка оформляется с использованием текстового редактора М8 \word и сохраняется в формате .

❓ Как правильно говорить памятка?

👉 В слове «памятка» ударение падает на слог с первой буквой А — па́мятка. Надеемся, что теперь у вас не возникнет вопросов, как пишется слово памятка, куда ставить ударение, какое ударение, или где должно стоять ударение в слове памятка, чтобы верно его произносить.

❓ В каком приложении можно сделать памятку?

👉 Microsoft Publisher и его аналог Open Office Draw. Scribus.

❓ Как правильно детьми?

👉 В слове «детьми» ударение ставят на слог с буквой И — детьми́.

❓ Как сделать памятку в виде книжки?

Перейдите в >макета поля >настраиваемые поля.
Измените параметр для параметра Несколько страниц наБрошюра. .
Чтобы оставить место для переплета, увеличьте значение параметра Переплет.
Вы можете оформить свою брошюру, используя различные средства. .
Нажмите кнопку ОК.

❓ Как создать памятку в канве?

Откройте Canva. Откройте Canva на компьютере или запустите приложение, чтобы начать работу. .
Обзор шаблонов Найдите подходящий шаблон буклета. .
Создайте дизайн буклета и настройте его .
Добавьте больше элементов дизайна .
Закажите печать

❓ Как говорить с ребенком так чтобы он слышал?

Уважение и поддержка Первое и самое важное — с ребенком нужно разговаривать уважительно. .
Нет крикам .
Не говорите «нет» .
Не пренебрегайте извинениями .
Покажите, что понимаете его чувства .
Не задавайте слишком много вопросов .
Не сомневайтесь в нем

❓ Какие вопросы можно задать сыну?

Какое событие сегодня было самым интересным?
Что нового ты узнал за день?
Что заставило тебя улыбнуться сегодня?
Кто сделал что-нибудь смешное, веселое, глупое?
Что удивило тебя сегодня?
Помог ли ты кому-нибудь?
Кто-нибудь сделал что-то хорошее для тебя?

❓ Как правильно оформить памятку?

👉 Определите цветовую схему памятки. Не следует делать обложку очень яркой, можете даже оформить ее в черно-белом варианте. Страницы целесообразно оставить белого цвета. Если очень хочется — используйте для них бледные цвета (бледно-розовый, бледно-зеленый и т.д.), чтобы текст был четко виден.

❓ Как написать заголовок памятки?

👉 На обложке крупными буквами напишите заголовок. На первой странице поместите введение или обращение к читателю. На последующих листах последовательно и в доступной форме изложите подготовленные вами по теме памятки сведения. При необходимости добавите схемы или фотографии, касающиеся явления, которому посвящена памятка.

❓ Что такое Памятка и для чего она нужна?

👉 Памятка — это документ содержащий краткие сведения или рекомендации на определенную тематику. Она составляется не только для забывчивых людей, но и для работников какого-либо предприятия, туристов, заключенных, студентов и др. Несмотря на то, что памятки по каждой теме имеют свою специфику, общий порядок их оформления примерно одинаков.