Пул документов что это

Банковский пул — что это такое, определение и понятие

Банковский пул — это документ (который может быть бумажным или базой данных), в котором представлен список всех банков, которые предоставляют ликвидность организации, и условия, на которых делается этот взнос. Это фундаментальный инструмент для оценки финансового положения компании и потенциального риска приобретения нового источника финансирования.

Для чего нужен банковский пул?

Банковский пул выполняет две основные функции:

• Внутреннее использование: Он служит инструментом для организации упорядоченного управления финансовыми расходами и оценки рисков / возможностей получения новых источников ресурсов.
• Внешнее использование: Для банков это ценная информация, позволяющая оценить риски потенциального клиента и решить, удобно ли предоставлять ему кредит и на каких условиях. Обычно, когда организация обращается к банку с просьбой о финансировании, она запрашивает пул банков. Это сравнивается с другой соответствующей информацией, такой как информация, предоставленная Центром информации о рисках Банка Испании (CIRBE).

Формат и наполнение банковского пула

Банковский пул должен содержать информацию обо всех финансовых источниках, которыми располагает организация, в том числе:

• Ссуды.
• Кредитная политика.
• Скидочные линии.
• Лизинг.
• Подтверждаю.
• Факторинг.
• Банковские гарантии.
• Любой другой инструмент финансирования.

Каждый источник должен включать описание как минимум:

• Название учреждения, выдавшего его.
• Сумма, которая была присуждена.
• Рассматриваемый финансовый продукт.

Также могут быть включены дополнительные детали, такие как процентные ставки, условия оплаты и другие условия.

Что касается формата, то банковский пул может быть письменным документом или базой данных (например, таблицей Excel или другим форматом).

Пример банковского пула

Вот простой пример:

Взаимоотношения банковского пула и CIRBE

В случае Испании существует так называемое Центральное информационное бюро по рискам Банка Испании или CIRBE. Это база данных (конфиденциальная), в которой собирается и контролируется информация о займах, кредитах, гарантиях и других продуктах, которые финансовые организации продали своим клиентам.

CIRBE принадлежит Банку Испании, и его функция заключается в том, чтобы служить инструментом для надзора за банковским сектором, а также предоставлять информацию, чтобы банковские организации могли лучше оценивать риски, связанные с предложением своих услуг конкретному клиенту.

CIRBE похож на банковский пул в том смысле, что он предлагает информацию об источниках финансирования организации. Однако они не всегда совпадают из-за следующих факторов:

• CIRBE не включает суммы национальных операций менее 6000 евро.
• CIRBE не включает международные операции на сумму менее 60 000 евро.
• В банковском пуле могут быть упущения, ошибки или отсутствие обновлений.
• Между банковским пулом и CIRBE могут быть разные формы учета (например, с учетом краткосрочной или долгосрочной перспективы).

В любом случае, принимая во внимание вышесказанное, CIRBE и банковский пул должны быть согласованными. В противном случае организация может столкнуться с проблемами при поиске новых источников финансирования (банки могут опасаться предоставленной информации).

Нотация BPMN. Практическое моделирование

Если вы еще не знакомы с нотацией BPMN, то рекомендуем предварительно прочитать описание базовых и расширенных элементов нотации. Если вы уже читали правила моделирования, то здесь вы найдёте примеры, иллюстрирующие их применение. Также будет полезно ознакомиться с описанием порядка подготовки модели процесса.

BPMN 2.0. События начала

У каждого процесса должно быть, как минимум, одно событие начала

Событие начала, это уже свершившееся действие, результат действия или условие, при котором начинается выполнение процесса. Можно сказать, что событие начала, это спусковой̆ крючок, который стартует выполнение процесса. Например: событие Получено обращение клиента является событием начала процесса Обслуживание клиентов.

У каждого процесса должно быть, как минимум, одно событие начала. Если вы не можете определить событие начала, то есть два варианта:

1. Границы процесса определены не верно
2. Это не процесс, а группа процессов, что, опять же, говорит о том, что процесс и его границы, определены не верно.

Несколько событий начала

Некоторые процессы могут начинаться по нескольким причинам. А значит, у процесса будет несколько событий начала. При этом события начала могут быть даже не связаны между собой. Например, процесс Подготовка отчета о проделанной работе, может начинаться со следующих событий начала:

Получено задание руководителя на подготовку отчета

Последний рабочий день месяца

Последний день перед отпуском

Каждое из этих событий будет стартовать выполнение одного и того же процесса.

Множественное событие начала

Если процесс имеет несколько событий начала, которые, при этом, начинаются в одном месте и стартуют выполнение одной и той же первой операции в процессе, то необходимо использовать одно событие начала, типа Множественное. В таком случае название события начала будет содержать в себе перечисление всех, включённых в него, событий начала.

Параллельное множественное событие начала

Если для старта процесса необходимо наступление нескольких событий, то в нотации BPMN необходимо использовать событие начала типа Параллельное множественное.

Разные события начала

Если разные события начала стартуют разные операции в процессе, то необходимо обозначать именно разные события начала.

Размещение событий начала в пулах

События начала должны размещаться в тех пулах, в которых они могут возникнуть.

Если одно и то же событие начала может возникнуть в разных пулах, тогда необходимо размещать копии события начала, в разных пулах.

Связь событий между уровнями декомпозиции

Первый, в цепочке, подпроцесс или операция, в составе процесса, имеет то же событие начала, что и весь процесс. В свою очередь, событие окончания всего процесса, будет такое же, как и у последнего, в цепочке, подпроцесса или операции. Это правило работает на всех уровнях — событие начала и событие окончания всего процесса идентичны событиям начала и окончания первого и последнего процесса, или операции, в составе процесса.

Также нужно помнить о том, что промежуточное событие на уровне 1, будет являться событием начала последующего процесса, на уровне 2. Ниже, промежуточное событие Получен заказ от клиента, является событием начала для следующего процесса Обработка клиентских заказов.

Множественное событие начала процесса может быть декомпозировано на уровне ниже

Если событие начала процесса может разбиваться на отдельные события и стартовать разные подпроцессы на уровне ниже, то на этом уровне события нужно разбить. Это имеет значение только тогда, когда уточненные события стартуют разные операции, в составе процесса.

Событие начала в подпроцессе не должно иметь типа

Если тип события начала определено на более высоком уровне, то на уровнях ниже событие указывается без типа. Правило нотации BPMN.

Правильное наименование события начала

Одна из распространенных ошибок — называть событие начала наименованием входа, объекта, поступающего в процесс. Например — заявка клиента. Это неверно. Заявка клиента, это документ, объект. А вот событие начала, да и любое событие, должно отражать свершившийся факт законченного действия. Вместо “Заявка клиента”, правильно назвать “Получена заявка клиента”. В названии события обязательно должен быть указан объект и действие, событие, которое с объектом произошло. Наименование события должно иметь форму деепричастного оборота.

Если событие начала инициировано ролью

Если событие начала инициируется кем-то, это нужно обязательно отобразить на диаграмме. Для этого необходимо отобразить пул инициатора и соединить его с событием начала, через информационный̆ поток. Только в нотации BPMN можно показать инициатора событий.

Связь события начала одного процесса и события окончания другого

Правильно выстроенная цепочка процессов связана между собой через события начала и окончания. Событие окончания одного процесса, одновременно является событием начала другого процесса. Способы отражения взаимосвязи зависят от возможностей программного обеспечения для моделирования, но в любом случае события должны быть однозначно связаны по смыслу, или иметь одно наименование. Также, для визуализации связей можно сделать следующее:

1 — Добавить номер, или наименование связанного процесса, в название события.

2 — Отобразить значок процесса, который инициирует событие начала и связать его с событием. Это нарушает правила нотации BPMN, но в определенных целях можно и нарушить правила))

3 — Связать события через программные функции. В таком случае программа позволит увидеть взаимосвязи и перейти к связанному событию окончания.

4 — Использовать ссылку на процесс или событие окончания.

BPMN 2.0. Промежуточные события

Событие — условие развития процесса

Один из основополагающих моментов в правильном понимании и моделировании процесса, это понимание промежуточных событий. Событие, это условие, при выполнении которого процесс может двигаться дальше. Если событие не произошло, то нельзя перейти к выполнению операции, которая стоит после него.

С этой точки зрения, промежуточное событие, также, удобно использовать, чтобы акцентировать внимание на промежуточные продукты и/или продукты подпроцессов. После каждого подпроцесса можно размещать промежуточное событие, которое будет обозначать результат подпроцесса.

Событие, это всегда результат какого-то процесса или операции

При этом не важно, процесс, который является источником события, виден в рассматриваемом процессе или нет. Проще всего отображать события, связанные с получением информации. Для этого нужно соединить пул или операцию, в результате которой передается информация, и само событие.

И даже, если действие нам неизвестно, можно указать пул-источник промежуточного события.

События определяют сценарии процесса

Так как, по правилам BPMN, события определяют условия развития событий, с их помощью можно (и нужно) показывать условия выбора сценария. Это можно делать с помощью ветвления, или без него. Из операции, или процесса, может исходить несколько потоков, ведущих к событиям. Такая комбинация говорит о том, что выбор следующей̆ операции зависит от того, какое событие произошло. При этом может произойти только одно событие.

Также можно использовать события для определения условий развилки. В таком случае тип развилки может быть разным, не только исключающим или.

Не прерывающие событие

В нотации BPMN есть определённый тип событий, под названием Не прерывающий. Такое событие не оказывает влияние на развитие или сценарий процесса. Проще говоря — такое событие не оказывает влияние на процесс. Тогда зачем оно нужно? Самый простой пример — если вы хотите показать некий факт, который свершился в процессе, но не окажет на него влияние. Например — зафиксированы какие-то данные или показатели.

Несколько событий подряд

Часто задают вопрос: можно ли располагать несколько событий подряд в нотации BPMN? Да, можно. Ведь событие, это условие, а несколько условий, следующих одно за другим, вполне возможно в реальной жизни.

Несколько условий, для развития процесса

Могут возникать такие ситуации, когда выполнить операцию можно только если выполнено несколько условий. Для отражения такой ситуации можно использовать множественные события или несколько событий, объединенных в шлюз.

Первый вариант лучше использовать, если вы хотите показать лишь факт того, что должно быть выполнено несколько условий.

Второй вариант лучше тогда, когда условия выполняются с разносом по времени, могут иметь разный тип и разные источники. И все это вы хотите показать на диаграмме.

Событие, как условие времени

Распространенная история, когда вы хотите на диаграмме показать, что операция должна быть выполнена не раньше, или не позднее, определенного времени. Это можно сделать с помощью промежуточных событий.

События на границах операций / процессов

Промежуточные события BPMN могут располагаться на границах операций и процессов. Такая конструкция означает, что событие происходит по ходу выполнения операции, а не после. В таком случае промежуточное событие должно иметь, как минимум один, исходящий поток и не может иметь входящих потоков.

В зависимости от типа промежуточного события, могут потребоваться разные действия. Но в любом случае, с точки зрения сценария, после выполнения всех действий после наступления события, продолжится выполнение операции. Самым наглядным примером является конструкция компенсации. Если при выполнении операции или процесса произошло событие, которое необходимо «компенсировать», или устранить через дополнительное действие, для этого используется конструкция компенсации.

А вот так можно отобразить ситуацию, когда необходимо эскалировать решение вопроса. Эскалация применяется тогда, когда ситуация в процессе не может быть решена на текущем уровне.

Также, в процессе выполнения операции, может возникнуть ошибка, которую нужно будет устранить.

По ходу выполнения операции может возникнуть и несколько событий. Нотация BPMN представляет весьма широкие возможности для моделирования разных ситуаций.

BPMN 2.0. События окончания

Событие окончания — условие завершения процесса

События окончания, как и другие события, это условие. Только событие окончания определяет условие, при котором процесс считается выполненным. У каждого процесса должно быть, как минимум, одно событие окончания.

Несколько событий окончания

Также, как процесс может начинаться с нескольких событий начала, так и завершаться процесс можем несколькими условиями. Точнее — процесс может завершаться несколькими вариантами условий, а значит, разными события окончания

Множественное событие окончания

Событие окончания может быть комплексным, то есть включать в себя несколько условий, которые должны быть выполнены, чтобы процесс завершился. В BPMN это можно показать с помощью комплексного события окончания, или объединения условий в развилку и последующим событием окончания.

Можно конкретизировать множественное событие окончания, предварительно объединив условия-промежуточные события, через шлюз.

Событие окончания может быть событием начала другого процесса

Мы уже говорили об этом в разделе, касающимся событий начала. Если событие окончания одного процесса связано с событием начала другого процесса, это нужно отобразить.

Расположение событий окончания

Событие окончания нужно размещать там, где оно происходит. Если к событию окончания приводит конкретная операция, то событие будет расположено в том же пуле, в котором расположена последняя в процессе операция.

Если процесс может завершиться в разных пулах, но с одним и тем же условием, то это надо показать на диаграмме, разместив копии события окончания в соответствующих пулах.

Если процесс завершается при выполнении нескольких условий, то событие окончания нужно размещать там, где выполняется последнее условие, или где происходит проверка выполнения условий.

Очень часто, в жизни, можно встретить такие ситуации, когда для завершения процесса должно быть выполнено несколько условий, но они не согласовываются между собой. Проще говоря, участники процесса на ставят друг друга в известность о том, что их часть процесса выполнена. Это сразу становится видно, как только вы пытаетесь отобразить событие окончания в модели.

Нет такого события окончания, как “Процесс завершен”

Так не бывает. Каждый процесс выполняется с какой-то целью. И завершен процесс может быть только, и только тогда, когда выполнено условие завершения.

BPMN 2.0. Все события

Событие, это завершенное действие, а не объект

Еще раз повторю — событие, это завершенное действие, в названии которого есть объект и действие, которое выполнено с этим объектом. Не “Приказ”, а “Получен приказ”.

Связь документов и событий

Если вы хотите показать, что событие связно с каким то документом, то это можно сделать с помощью ассоциации.

Парные события нужно называть одинаково

События, имеющие пару, например события Сообщения, Связи, Сигнала, Эскалации и Ошибки необходимо называть одинаково. Т.е. если в одном процессе у вас есть событие “Сигнал пожарной охраны”, то в другом процессе, который запускается по данному событию, оно должно называться также.

Называйте события состояния так, чтобы было понятно, какое состояние оно отражает

Событие типа Состояние, отражает изменение некого состояния. Например, “Превышен кредитный лимит”. Соответственно, называть такие события нужно, чтобы было понятно, какое состояние оно отражает. Нельзя назвать событие просто “Кредитный лимит”, потому что становится непонятно, что с этим лимитом произошло.

BPMN 2.0. Шлюзы

В нотации BPMN шлюз показывает, что дальше процесс может развиваться по нескольким сценариям, в зависимости от определенных условий.

Также шлюз может показать, что для того, чтобы двинуться дальше в процессе, должно быть выполнено несколько условий.

То есть шлюзы бывают исходящие и включающие. Или, проще говоря — ветвления и объединения.

Шлюз, это логическая конструкция

Существует 3 логические конструкции, которые используются в шлюзах:

· Исключающее ИЛИ — такая конструкция означает, что при наступлении какого-то из условий, процесс сразу пойдет по сценарию, соответствующему этому условию. То есть наступление одного условия, исключает все остальные. Пример: в составе бизнес-ланча вы можете выбрать только один напиток — чай, кофе или компот. Но не можете выбрать несколько, или все напитки.

· ИЛИ — а в этой логической конструкции вы уже можете выбирать. Причем можете выбрать любые комбинации, из представленных условий. То же и с процессом — он может развиваться при выполнении одного, или нескольких условий. Причем в любой комбинации.

В примере ниже, может идти дождь, или снег, или туман, а может и дождь со снегом, а может все вместе. Соответственно, если идет и снег, и дождь, нужно выполнить сценарии для этих действий. То есть придется взять и зонт, и санки)))

· И — конструкция предполагает несколько условий, но они все должны быть выполнены. Это значит, что процесс далее будет выполняться сразу по нескольким потокам. Тут как с фитнес залами — вы не можете купить абонемент только в бассейн, или только в тренажерный зал. Только и туда, и туда. Только И.

Комплексный шлюз

В нотации BPMN есть еще одна конструкция — комплексный шлюз. Его логика очень похожа на ИЛИ, за одни исключением: если в ИЛИ возможна любая комбинация условий, то в комплексной развилке возможны только определенные комбинации. В примере ниже процесс может развиваться только при наступлении двух комбинаций:

1 — В кармане пачка сигарет,

2 — И лампа не горит, И врут календари.

В следующем примере тоже два варианта:

1 — В кармане пачка сигарет И есть билет на самолет;

2 — Группа крови на рукаве. Обе комбинации приводят к одному сценарию.

Шлюз, это не принятие решения

Иначе говоря, в BPMN шлюз-ветвление показывает лишь факт того, что дальше процесс может развиваться по нескольким сценариям. При этом, исходящие из шлюза потоки должны быть обозначены в соответствии с условиями, по которым будет развиваться процесс. Но, в самом шлюзе не осуществляется проверка выполнения условий и не принимаются решения. Это происходит в операции, или процессе, которые располагается до шлюза.

Условия развития событий

Так как ветвление показывает ситуацию, когда процесс может развиваться по нескольким сценариям, то должно быть понятно, при каком условии, какой сценарий выполняется. Эти условия нужно обозначать или через подписи исходящих из ветвления потоков, или через промежуточные события, которые располагаются после ветвления.

Ветвление без шлюза

Нотация BPMN предполагает конструкцию, которая, фактически, соответствует ветвлению, но без значка ветвления. Из операции, или процесса, может исходить несколько потоков, по которым процесс будет развиваться при наступлении соответствующих событий, или выполнении условий. Такая конструкция эквивалентна ветвлению типа “исключающее ИЛИ”. Это означает, что в таком случае, процесс будет развиваться лишь по одному сценарию. По тому, которое определено наступившим событием.

Однако хочу предупредить — таких конструкций нужно использовать по минимуму, или не использовать вовсе. Все-таки для этого есть ветвление, а использование аналогичных конструкций, тем более визуально отличных, только усложняет диаграммы.

Наименование шлюза

Если, исходящие из шлюза потоки, названы так, что отвечают на некий вопрос, то наименование ветвления должно содержать в себе этот вопрос. Это упрощает восприятие и позволяет избавиться от курьезных нарушений логики.

Шлюз без названия

Если наименование исходящих потоков не связано с вопросом напрямую, или условия обозначены событиями, тогда шлюз можно никак не называть.

Ветвление, а затем объединение не имеет смысла

Иногда можно встретить конструкции, когда за ветвлением следует несколько операций, которые затем входят в объединяющий шлюз.

Такие конструкции не имеют смысла. И вот почему:

· Если вы хотите показать, что нужно выполнить действия в определенном порядке, то так и нужно показывать.

· Если вы хотите показать, что нужно выполнить несколько действий и порядок выполнения не важен, то замените на процедуру и укажите, что порядок выполнения не важен.

· Если хотите показать, что нужно выполнить действия, но порядок и состав не важен, замените на процесс Ad Hoc. В процессе Ad hoc не важно в каком порядке и, даже, в каком составе будут выполнены операции. Вы можете добавить сахар, сливки, корицу в кофе в любом составе и порядке.

Заменяйте сложны ветвления бизнес-правилами

Сложные ветвления не только сложны для создания, но и понять их бывает не очень просто. Поэтому лучше такие конструкции заменять бизнес-правилами.

Пример сложного ветвления, лишь при трех условиях

То же сложное ветвление, но представленное в виде бизнес-правила

Суть объединяющего шлюза

Суть в том, что объединяющий шлюз показывает — чтобы процесс мог идти дальше, должно быть выполнено несколько операций, или условий. Или должно быть выполнено несколько операций и выполнено несколько условий. Объединяющий шлюз также работает по логическим принципам: исключающее ИЛИ, ИЛИ, И.

Комплексный шлюз. Объединение

Объединяющий шлюз И

Наименование объединяющих шлюзов

Нет необходимости называть объединяющие шлюзы. Можно давать текстовые аннотации к ним, там, где они логически не совсем очевидны.

BPMN 2.0. Пулы / дорожки

Пулы и дорожки нужны для того, чтобы отобразить роль в процессе. Все операции и процессы, которые расположены в пуле или дорожке, выполняются этой ролью.

С помощью пулов и дорожек можно отражать роли, которые выполняют сотрудники, организационные единицы и, даже, программное обеспечение.

Название пула должно соответствовать роли

Распространенная ошибка — использовать пулы для отражения бизнес-процессов. Пул, это роль в процессе. Роль, это совокупность операций и процессов, которая выполняется участником процесса, в рамках одного процесса. Ах да, роль еще имеет один набор ресурсов, которые используются в процессе. Так вот, пул нужно называть не наименованием процесса, но наименованием роли. Это крайне важно.

Пулы, дорожки и организационная иерархия

Дорожки можно размещать в пулах, а в дорожках, можно размещать. другие дорожки)) И ограничения, на количество вложений нет. Это свойство удобно использовать, если вы хотите показать не просто взаимодействие ролей или сотрудников, но также отобразить организационную иерархию. К примеру, пул Отдел качества, в него будет вложена дорожка Специалист по качеству, которая будет отражать должность, а далее будет вложена дорожка Контроллер, которая будет отражать роль, которую выполняет специалист по качеству.

Иерархия пулов и дорожек

Использование иерархии также позволяет моделировать процессы таким образом, чтобы декомпозиция процессов совпадала с декомпозицией организационной структуры. Это означает, что процессы верхнего уровня будут соответствовать департаментам, процессы второго уровня отделам, и так далее. Правда, в таком случае, придется вводить дополнительные единицы, которые позволят объединить разные организационные единицы в рамках процесса.

Если процесс выполняется одной ролью, не надо располагать пул на следующем уровне декомпозиции

Если процесс, одним квадратом, расположен в рамках одного пула и на следующем уровне декомпозиции пул не будет декомпозирован, то на нижнем уровне декомпозиции не нужно располагать пул. Просто потому, что мы уже показали, что весь процесс выполняется одной ролью. Незачем показывать то же самое на следующем уровне.

Переход процесса от одного пула к другому

Пулы могут соединяться между собой только информационными потоками.

Информационные потоки между пулами

Дорожки операции в дорожках соединяются рабочими потоками

Рабочий поток между дорожками

Лучшая связь между элементами разным пулов выглядит как связь между операциями и событиями. То есть действие в одном пуле, порождает событие в другом пуле. Хотя может быть и прямая связь “операция — операция”

Лучший способ отразить переход процесса между пулами

Пулы могут обмениваться документами.

Обмен документами между пулами

BPMN 2.0. Объекты данных

Объект данных, это документ. Электронный, или аналоговый. Это не так важно. Документ, с точки зрения управления бизнес-процессами, это любая задокументированная информация. База данных — хранилище данных, в которое можно поместить или извлечь информацию. С этой точки зрения, стеллаж с папками-скоросшивателями, это тоже база данных. Собственно, так оно и есть.

Связи документов с элементами BPMN

В нотации BPMN, документ может быть связан с:

Операциями и процессами, через направленную ассоциацию

Событиями, через ненаправленную ассоциацию

Пулами, через направленную ассоциацию

Базами данных, через простое соединение

Связи объектов данных с другими элементами

Направление ассоциации имеет значение

Если стрелка ассоциации идет от документа к операции, это означает, что документ используется для выполнения операции. Если стрелка ассоциации идет от операции к документу, это означает, что документ появляется в результате выполнения операции.

Направление связи документа и операции имеет значение

Также и с базой данных, если стрелка идет от базы данных к операции, это значит, что операция считывает информацию из базы данных. Если стрелка идет от операции, к базе данных, это значит, что в результате выполнения операция, информация записывается в базу данных.

Направленные ассоциации с базами данных

Отражение состояний объекта данных

Один документ может иметь разные состояния. Например, договор может иметь состояния: проект, согласован, утвержден, подписан. Состояния разные, а документ один. В таком случае наименование документа должно быть одинаковым, а состояние указывается в квадратных скобках.

Отражение состояния документа с помощью наименования

Но еще лучше, если программное обеспечение позволяет вам задавать разные состояния одного и того же объекта данных.

Копии объектов данных

Вне зависимости от того, какое программное обеспечение, для моделирования, вы используете, нужно помнить о следующем — каждый объект в модели уникален. Представьте, что каждая операция, каждое событие, каждая стрелка в модели, это кусочек пазла. Каждый кусочек имеет свой уникальный размер и форму. С точки зрения программы, каждый кусочек имеет свой уникальный номер, под которым он хранится в базе данных. Но, если вы скопируете объект, то получите не еще один уникальный объект, а копию, экземпляр, существующего объекта. Во многом ПО, если вы что меняете в одной из копий, то те же изменения происходят со всеми другими копиями этого объекта. Поэтому нельзя копировать объекты, если вы хотите создать новый — нельзя скопировать операцию и переименовать ее. Поэтому важно различать уникальные объекты и их копии. Копии используются тогда, когда вы хотите использовать один и тот же элемент в разных местах. Например, есть документ, который используется в нескольких процессах. В таком случае нужно размещать копии этого документа в процессах. А с документами, использование в разных процессах — обычная история.

М- оригинал. А — копия

Вывод — используйте копии объектов только тогда, когда вы хотите показать использование одного и того же объекта в разных местах. Это справедливо для объектов всех типов. Копии можно использовать и в рамках одной диаграммы, чтобы не “тянуть” длинные и неудобные для восприятия стрелки.

Копии можно использовать для оптимизации диаграммы

Ссылки на процессы, которые являются источниками документов

Очень хорошо, когда документ, который используется в процессе, но является результатом другого процесса, имеет ссылку на процесс-источник. То же справедливо и для документов, которые далее используются в других процессах. Чтобы указать ссылку, можно поступить несколькими способами:

1 — Если ПО позволяет, то можно создать физическую ссылку на процесс. В Visual Paradigm для этого используется функция Trace.

Связь документов и процессов-источников

2 — Использовать наименование процесса- источника и процесса-потребителя, в наименовании документа. Это достаточно делать только в тех местах, где документ первый и последний раз появляется на диаграмме. Также можно в наименовании указать ссылку на процесс.

Использование наименование документа, для отражения процесса-источника документа

3 — Отобразить связь документа с процессом, можно используя значок процесса, который будет обозначать ссылку на него.

Отображение процессов-источников документов, с помощью отдельного элемента

Связь документа и базы данных

Если вы хотите показать, что документ записывается или достается из базы данных, то можно соединить документ и базу данных. И наоборот, можно показать, что в результате обращения к базе данных появляется какой-то документ.

Связи документов и баз данных

Базы данных для отражения ИТ системы

Значок базы данных можно использовать для отражения взаимодействия операций и процессов с ИТ системами.

Использование значка БД в качестве ИТ системы

Прикрепляйте документы к объектам данных

Если ПО для моделирования позволяет это делать. Это очень хорошая практика, потому что позволяет сразу ознакомиться с документами, которые используются в процессе. Если речь об электронном документе, то будет совсем отлично, если в описании объекта данных, вы перечислите поля данных, которые существуют в электронном документе.

BPMN 2.0. Операции / процессы

Операция — элементарное действие, которое выполняется в процессе. Элементарное — действие, которое нельзя декомпозировать и раскрыть в качестве процесса. Процесс — совокупность операций и подпроцессов.

Наименование операций

Наименование операции должно быть понятным и однозначным. То есть должно быть понятно, что и с каким объектом нужно сделать. Не используйте сложные формулировки и страдательный залог. Называйте операции простым и понятным языком. Это касается всех элементов в моделях бизнес-процессов. Ограничивайте длину наименования операции. Слишком длинное наименование сложно воспринимать, да и размер операции на диаграмме будет слишком большим. Если наименования недостаточно, используйте сопутствующее описание операции. Описание операции можно разместить или в описании элемента, или с помощью элемента Текстовая аннотация.

Не используйте одинаковые названия операций и процессов

Как я уже говорил — каждый элемент модели бизнес-процесса уникален. Поэтому, нельзя называть элементы одинаково. Только если вы не хотите разместить копию операции или процесса, или указать операцию вызова.

Используйте подпроцессы, для разделения процесса на этапы

Если модель процесса выглядит слишком сложной, перегруженной операциями и элементами — разделите его на этапы, поместив участки процесса в подпроцессы. Понимание этапов процесса — ключ к его разделению на подпроцессы.

Разделение процесса на этапы, с помощью подпроцессов

Используйте процедуры вместо цепочек операций

Процедура — простая последовательность операций. В процедурах нет ветвлений и условий. Если участок процесса представляет из себя последовательно операций, замените такой участок операцией типа Процедура. Сама процедура должна быть описана в описании операции или в виде отдельного документа.

Сворачивайте последовательные операции в процедуры

Заменяйте сложные участки с ветвлениями бизнес-правилами

Вместо разветвленной цепочки условий, лучше использовать операции типа Бизнес-правило. Только не забудьте описать или прикрепить описание правила. Использование процедур и правил существенно упрощает моделирование, восприятие и использование модели.

Цикличные операции / процессы

Существует несколько вариантов циклов — повторяющихся операций, процессов или их участков. Если нужно показать, что операция будет выполняться до тех пор, пока не будет достигнут определенный результат, или выполнено определенное условие, нужно использовать операцию обычного цикла. Только не забудьте указать условие выхода из цикла, через последующее промежуточное событие.

Операция со стандартным циклом

Если операцию нужно выполнить заданное количество раз, чтобы двинуться дальше, используйте операцию множественного цикла. Укажите количество необходимых повторений в комментарии или соответствующем поле свойств операции.

Сворачивайте сложные циклические конструкции в подпроцессы. В таком случае подпроцесс будет иметь свойств обычного цикла и условие его завершения в виде последующего промежуточного события.

Преобразовывайте циклические участки процесса в подпроцессы. В данном примере подпроцесс имеет развернутый вид.

Не используйте циклы там, где их можно заменить циклическими операциями с компенсацией.

Компенсация вместо циклической конструкции

Ручная, автоматическая и пользовательская операция

Если вы хотите акцентировать внимание на том, что операция выполняется участником процесса вручную, без применения автоматизированных средств и инструментов, задайте тип операции Ручная. Если нужно показать, что операция выполняется с применением каких-то систем, инструментов, программного обеспечения, задайте тип операции Пользовательская. В таком случае обязательно нужно будет указать системы, которые использует пользователь в данной операции. Если операция выполняется системой или сервисом автоматически, без участия пользователя, то используйте тип операции Автоматическая. Такую операцию лучше отражать в пуле ИТ системы, которая ее выполняет, или обозначить иначе.

Ручная, пользовательская и автоматическая операция

BPMN 2.0. Потоки

Рабочий поток

Рабочий поток BPMN, это те самые стрелки, которые соединяют процессы, операции, события и шлюзы между собой. Рабочий поток, это всегда сплошная, направленная стрелка. Направление определяет последовательность выполнения операций, или задействования элементов модели. Рабочий поток может содержать в себе какой-то объект. То есть вместе с потоком осуществляется передача чего-то от одной операции к другой.

Поток работ отражает порядок выполнения операций и процессов

Рабочий поток может существовать только в пределах одного пула. Таково правило нотации BPMN. Если поток выходит за пределы пула, он должен быть преобразован в информационный.

Рабочий и информационный поток в диаграмме

Рабочий поток не может соединять шлюз и другой пул

Часто пытаются соединить шлюз в одном пуле и элементы в другом пуле. Так делать нельзя. Чтобы передать поток в другой пул, нужно отобразить операцию, которая это делает.

Правила наименования

Давать наименование рабочему потоку по умолчанию не нужно Условные потоки нужно называть в соответствии с теми условиями, по которым они становятся активными.

Располагайте потоки работ горизонтально

Лучше всего, когда потоки работ идут слева направо, горизонтально. Не стоит располагать элементы процесса таким образом, чтобы поток работ сначала шел слева направо, а потом справа налево.

Направление потоков всегда идет слева направо

Избегайте пересечений потоков. Конечно, не всегда это возможно, но помните — чем меньше пересечений потоков, тем лучше.

Потоки сообщений используются для отображения коммуникаций между участниками процесса.

Они не могут соединять объекты внутри одного пула.

Потоки сообщений между пулами

Информационный поток не содержит в себе документы, лишь информацию

Поэтому, документы нужно отображать отдельно.

Информационный поток не содержит в себе документы. Их, документы, нужно располагать отдельно

Неочевидные информационное потоки должны иметь название.

Очевидный информационный поток, это поток, который исходит из операции или процесса, в наименовании которого понятно, что и куда передается. К примеру, если информационный поток исходит из операции “Отправить отчет”, то такой поток является очевидным. Если поток идет из операции “Подготовка к инвентаризации”, то оно является неочевидным, потому что непонятно, что именно отправляется или получается с этим потоком

BPMN 2.0. Композиция диаграмм

Оставляйте достаточно свободного пространства

Не стоит размещать элементы впритык друг к другу. Во-первых, это усложняет восприятие диаграммы. Во-вторых, если понадобится добавить элемент в процессе моделирования, вам придется потратить на это много времени, чтобы сдвинуть все элементы. Но, при этом, не стоит слишком сильно разносить элементы. Желательно, чтобы расстояние между элементами было одинаковым.

Пространство между элементами диаграммы должно быть достаточным

Выравнивание элементов диаграммы

Все элементы диаграммы должны быть выровнены, относительно друг друга. По горизонтали и вертикали.

Выравнивание элементов диаграммы относительно друг друга

Однотипные элементы должны иметь один размер

Все операции и процессы должны иметь один размер. То же качается других типов элементов. И пожалуйста, не увеличивайте размер событий. Это смотрится ужасно.

Ограничьте количество элементов на диаграмме

Не стоит перегружать диаграмму. Чтобы избежать перегрузки, ограничьте количество элементов, которое будет расположено на диаграмме. Лучше разбейте сложные процессы на подпроцессы. Существует общая рекомендация, которая утверждает — диаграмма должна размещаться на печатном листе формата А4. Не всегда это возможно, но при композиции диаграммы всегда нужно учитывать, как и в каком виде ее дальше будут читать.

Диаграмма явно перегружена

Оптимально для восприятия

Сохраняйте основную ось процесса — поток по умолчанию

Составляйте диаграмму таким образом, чтобы поток по умолчанию шел центральной линией процесса. Не основные сценарии должны выглядеть ответвлениями от центрального потока.

Поток по умолчанию — центральная ось. Остальное, это ответвления от него

Проверяйте грамматику и пунктуацию

В диаграмме не должно быть языковых ошибок. Избегайте аббревиатур и сокращений. Когда кто-то будет читать диаграмму, ему должно быть все понятно с первого раза, без расшифровок.

BPMN 2.0. Частные случаи

Когда пул — черный ящик

В пуле может и не быть ни одной операции. В таком случае пул выступает в роли черного ящика. Мы не знаем, что происходит в черном ящике, не знаем какие операции там осуществляются. Но мы знаем, что выходит из черного ящика и что в него поступает в процессе. Звучит сложно? На самом деле все просто. Это типичная ситуация взаимодействия роли в процессе с внешним участником, например клиентом. Мы не можем управлять действиями клиента, но знаем, что он нам передает и что нам нужно передать ему. В таком случае нужно представить процесс с пулом-черным ящиком.

Роль в процессе может быть представлена в виде пула — черного ящика

Кстати, очень удобная конструкция. Позволяет описать процесс, не заходя на территорию, которая не входит, или неподвластна процессу.

Взаимодействие пользователя с ИТ системой

Если необходимо показать операции пользователя и операции, которые происходят на стороне ИТ системы, это можно представить как взаимодействие между операциями, расположенными в двух пулах. Если операции системы неизвестны, или не имеют значение, с точки зрения моделирования процесса, пул с ИТ системой можно представить черным ящиком.

Взаимодействие пользователя и ИТ системы

Сбор результатов параллельных потоков

Когда сценарий требует “сбора” нескольких условий, которые являются результатами потоков в разных пулах, это можно сделать через включение промежуточных событий в объединяющий шлюз.

На этом мы завершаем сборник примеров практического использования нотации BPMN, для моделирования бизнес-процессов.

Пожалуйста, пишите в комментариях свои вопросы. На их основе мы будем выпускать новые сборники примеров.

Роман Зайцев

Аудит системы менеджмента качества – проверка соответствия бизнес-системы, процессов или функций, на соответствие определенным требованиям. Требования может задавать стандарт, например из семейства ИС.

Декомпозиция процессов — вопрос, по которому довольно сложно найти конкретные рекомендации и правила. Мы сформулировали 7 правил декомпозиции бизнес-процессов на основании практики управления бизнес-п.

Качество – тоже объект управления. Обеспечить качество процессов, работ, продуктов и услуг, призвана система менеджмента качества. И сегодня мы кратко расскажем о том, что это такое и с чего стоит нач.

Узкое место — это процесс, который ограничивает производительность всей бизнес-системы. Поиск и устранение узких мест – одна из важнейших задач для руководителей любого уровня. В данной статье мы расс.

Стандартные операционные процедуры (СОП) – неотъемлемый элемент системного управления бизнес-процессами. На первый взгляд разработка СОП может показаться сложной, но все не так уж и сложно.

Невозможно системно заниматься оптимизацией бизнес-процессов, если не знать, как вовлечь сотрудников в данный процесс. Но как это сделать? Как подтолкнуть на разработку идей? Как разбудить активность.

Оптимизация рабочего процесса – приведение его к такому состоянию, когда процесс производит качественный продукт с наименьшими издержками. Любой процесс оптимизации можно свести к шести ключевым этапа.

Есть процессы более сложные, есть более простые. В любом случае, вам может потребоваться их описать. Поэтому важно понимать: зачем и как описывать бизнес-процессы.

Первое, что необходимо сделать, чтобы улучшить процессы — устранить потери. Некоторые потери можно устранить относительно просто. Другие потребуют серьёзных организационных и процессных изменений.

Пул — это. узнаем значение слова

Частенько то в книге, то в статье можно встретить слово «пул». Вот только точное обозначение этого слова знают далеко не все, большинство же просто иногда вскользь слышали его. А ведь не зная, что обозначает то или иное понятие, можно не понять и смысл всего предложения, и даже целого текста. Так давайте же все вместе узнаем значение слова «пул», чтобы в дальнейшем не было никаких недоразумений.

Определение по словарям

Прежде всего для определения смысла слова следует обратиться к словарям, которые всегда четко объясняют, что оно значит. Итак, в соответствии со словарем Даля, пул — это мелкая монета, которая отчеканена из красной меди, со стоимостью по десятке за одну серебряную деньгу. В словаре Ушакова записано, что слово «пул» позаимствовано из от английского pool, что переводится, как «общий котел». Он обозначает пулом объединение капиталистов, которые будут искусственно повышать цены, чтобы всю прибыль собрать в общий фонд, дабы затем распределить ее в определенной пропорции. В соответствии со словарем Ефрона и Брокгауза, слово «пул» следует трактовать, как название самой мелкой медной монеты, которая водится в Средней Азии. А если посмотреть энциклопедический словарь, то там можно будет узнать, что Пулом называют город на юге Англии с населением на 1991 год в 135 тысяч жителей, который считается центром парусного спорта и отличным климатическим курортом.

Пул в бильярде

Для многих людей, пул — это название игры в бильярд, в которую чаще всего играют профессиональные игроки под присмотром судей, но могут играть в нее и простые обыватели, которые еще не достигли уровня профи. Правила этой игры были утверждены и систематизированы еще в 1999 году Всемирной ассоциацией WPA, и с тех пор ни разу не менялись. Собственно, в них и нет ничего сложного. Игра в пул так же, как и обычная игра в бильярд ведется несколькими людьми, которые по очереди забивают шар в лузу, стараясь не задеть другие шары ни кием, ни одеждой, ни каким-либо иным предметом, так как это может привести к фолу. А уж если игрок в пул еще и как-то заставит шар сдвинуться с помощью преднамеренного внешнего вмешательства, то это и вовсе может быть засчитано как автоматическое поражение. Победителем становится тот, кто забивает в лузу последний шар.

Пул в игре World of Warcraft

Игроки знаменитой компьютерной игры World of Warcraft тоже часто используют в своей речи слово «пул». Для них пул — это начало битвы, тот момент, когда монстры замечают персонажа и стремятся его атаковать. Причем, такой пул может быть как хорошим, что знаменует победу в сражении, так и плохим, что может стать причиной смерти рейда даже в том случае, когда тактика проработана до последних мелочей. Однако плохого пула все-таки можно избежать, если поставить четкие задачи перед каждым членом рейда. И когда все участники битвы будут знать, что им делать, а действия будут синхронными, пул будет просто отличным, а сражение завершится победой. Главное помнить, что при битве с боссом лучше отдать первостепенную роль танкам или охотникам, и тогда уж точно поражению не бывать.

Что такое пул в страховании?

У страховщиков также существует свой пул. Для них страховой пул — это совместное добровольное объединение нескольких страховых компаний, которое осуществляется для того, чтобы лучше и качественнее выполнять свои обязанности, обеспечить выполнение финансовых гарантий и защититься от финансовых рисков. При этом все страховые компании будут нести совокупную финансовую ответственность по обязательствам остальных участников сообщества в виде договоров и соглашений. Впервые такой страховой пул был создан в 1919 году в Великобритании, и с тех пор такие объединения на добровольной основе стали появляться все чаще во многих странах мира, так как совместными усилиями им было гораздо проще обеспечить себе профессиональную и финансовую устойчивость, а также защитить свои права.

Что такое модемный пул?

Для компьютерщиков слово «пул» также имеет свое значение. Правда, в их речи чаще всего оно встречается рядом со словом «модемный». Так вот, модемный пул — это одновременное подключение нескольких сетевых пользователей к определенному количеству модемов на сервере. В этом случае используется метод совместного использования всей сетью нескольких модемов, которые обычному пользователю видны, как единое устройство. Когда простой пользователь подключается к одному из модемов, состоящих в пуле, то для установления связи выбирается тот из них, который находится в свободном доступе и не занят. Преимуществом же подключения сети через такой модем является значительное увеличение скорости интернета, благодаря которой клиенты не будут испытывать никаких задержек в передаче информации, как частенько бывало при подключении через сервер коммуникаций.

Таким образом, если проанализировать всю вышеуказанную информацию, можно сделать вывод, что чаще всего пул — это добровольное объединение воедино нескольких человек, компаний, фирм или предметов с целью получения прибыли или выгоды.

Пул документов что это

Для того чтобы было проще ориентироваться среди огромного множества документов, накапливаемого в базе данных предприятия, мы будем делить их на категории. Каждой из категорий соответствует пункт в меню системы, а также пиктограмма на панели инструментов.Таких категорий всего шесть:

Бухгалтерские документы

Все бухгалтерские документы принадлежат операциям типа

Товарные документы

Товарные документы могут принадлежать операциям типа

Последний тип относится к данной категории по историческим причинам. Большинство товарных документов автоматически генерирует бухгалтерские проводки, в соответствии с видом операции и составом документа.

Товарные заказы

Инвентаризация

Драфт-документы

При списании уже выявляются и устраняются (корректируются) рассогласования. Такая схема находит применение в производстве, ресторанном бизнесе и т.д.

Когда заказанные товары фактически поступают от поставщика, вводится документ прихода, привязанный к драфт-документу закупки. В дальнейшем документ прихода может быть сравнен с документом закупки с целью выяснения рассогласований. Кроме того, система предоставляет функции расчета остатков с учетом будущих приходов на основе таких драфт-документов.

Пулы документов

Концепции

В этом разделе мы остановимся на общих понятиях, используемых при описании документов. Как правило, любое из этих понятий применимо ко всем категориям документов.

Дата документа

Учетная дата документа. Дата документа определяет местоположение во времени самого документа и связанных с ним атрибутов и других объектов. Так бухгалтерские проводки, генерируемые документом, проводятся этой датой равно как и товарные операции учитываются общей датой документа. Изменение даты документа, хотя и реализуется системой, но только в пределах логической непротиворечивости. Например, если вы попытаетесь перенести приходный документ, по которому были расходы той же датой, на день вперед, то система не позволит этого сделать.

Номер документа

Произвольная строка длиной до 23 символов, определяющая место документа в документообороте предприятия.Входящие документы (например, приход товара, оплата от покупателя) обычно получают номер, присвоенный этому документу его эмитентом. Исходящие и внутренние документы, как правило, получают номер, согласующийся с внутренним реестром.

Для автоматической генерации номеров документов в системе предусмотрены так называемые операционные счетчики. При создании нового документа, ему автоматически присваивается номер, заданный шаблоном с использованием этого счетчика. Вслед за этим, счетчик увеличивается на единицу и готов для формирования следующего документа.Подробнее операционные счетчики описаны в гл. link.

При назначении номера нового документа возникает три существенных вопроса, связанных с требованием непрерывности нумерации:

1. Что происходит когда новый документ не проводится?
2. Что происходит со счетчиком при удалении документа?
3. Что происходит со счетчиком когда пользователь вручную меняет номер документа?

Ответы на все три вопроса неутешительные.Только в случае с отказом от проведения документа система имеет возможность (да и то не всегда) как-то бороться за непрерывность нумерации. Делает она вот что: после отказа пользователя от проведения документа (напомним, что ради этого документа счетчик уже был увеличен), система проверяет, не изменял ли кто-либо счетчик с момента его увеличения. Если нет, то значение счетчика возвращается к первоначальному состоянию. Если же кто-то из пользователей успел создать новый документ, пока первый пользователь решал вопрос о том, нужен ему этот документ или нет, то сделать уже ничего нельзя: счетчик “убежал” вперед и изменять его автоматически уже нельзя.

При удалении документа в нумерации остается “дырка”.При ручном изменении номера документа молчаливо предполагается, что пользователь лучше системы знает какой номер должен быть у документа (при этом операционный счетчик все равно уже увеличен).

Наконец необходимо сказать о том, что пользователь, имеющий соответствующие права доступа, может изменить операционный счетчик вручную.

Вид операции

Виды операций подробно рассматриваются в разделе “Операционные справочники”. Этот атрибут является основным фактором, определяющем “поведение” документа. Система не предполагает существование зарезервированных видов операций, но обрабатывает документ так, как определяется параметрами вида операции, к которому этот документ относится.Учитывая вышесказанное, система ни при каких обстоятельствах не разрешает изменение вида операции созданного документа.

Склад

Для товарных документов склад является критической характеристикой. В следствии этого система не допускает изменения склада в товарных документах. С другой стороны, в бухгалтерских документах изменение принадлежности к складу допускается.

Номинальная сумма

Титульная сумма документа. Хотя документ может иметь произвольное число различных сумм, одна из них (либо алгебраическое выражение, рассчитанное по документу) принимается за номинальную сумму.Для некоторых категорий документов номинальная сумма имеет принципиальное значение, для других — нет.

В действительности, существуют два важных применения номинальной суммы:

1. В документах, требующих оплату (долговых), номинальная сумма отражает величину, которая должна быть оплачена. Симметрично, номинальная сумма документов оплаты сопоставляется с номинальной суммой долговых документов.
2. Номинальная сумма всегда отображается в таблице документов и диалогах документов. То есть, выступает в роли “витринной” величины документа.

В остальных аспектах номинальная сумма не более, чем “одна из”.

Статус

Статусы документов являются настраиваемыми признаками документов. Главное назначение статусов — ограничение возможных действий над документами по мере их прохождения по маршруту обработки в организационной схеме документооборота предприятия.Подробно настройка и использование статусов документов описаны на стр. link.

Контрагент

С другой стороны, очень часто контрагентом может быть либо аналитическая статья, ассоциированная со складом (внутреннее перемещение товаров), либо что-то еще (пример: причина списания в документе потерь). В некоторых случаях документ вообще может не иметь контрагента (здесь характерным примером может служить документы розничной продажи).Таблица аналитических статей, из которых выбирается контрагент документа определяется видом операции, к которому относится документ.

Дополнительный объект

В качестве примера использования дополнительного объекта можно привести операцию оплаты через банк. При этом часто основным контрагентом является получатель платежа (или плательщик), а дополнительным объектом — аналитическая статья, соответствующая банку, через который проходит платеж (если ваше предприятие имеет счета в нескольких банках).

Агент

Еще одна аналитическая статья, которая может быть ассоциирована с документов. Номинальное смысловое значение агента вполне передается названием — это, обычно, персоналия, являющаяся посредником в операции.Таблица, которой принадлежат статьи агентов по документам идентифицируется системой следующий образом: это первая таблица (с наименьшим значением идентификатора), которая связана с персоналиями, принадлежащими зарезервированному виду (идентификатор этого вида — 8).

Специфический смысл имеют агенты, привязанные к приходным товарным документам. Они становятся, кроме всего прочего, агентами поставщика. Так как последующие после прихода операции привязаны к лотам, то можно отследить продажи и прочие операции с товарами из этих лотов в разрезе агента, с которым ассоциирован приходных документ.Система Papyrus имеет развитую инфраструктуру для анализа данных в разрезе агентов поставщиков. Фильтрация и подстановка по агенту поставщика имеется в большинстве товарных отчетов.

Прикрепленные файлы

Дополнительные примечания

От обычного примечания, являющегося неотъемлемым атрибутом документа, дополнительные примечания имеют следующие отличительные свойства:

Документ может либо не иметь статуса, либо иметь один статус. Статус документа не является учетным атрибутом (то есть, он не влияет на то, каким образом документ изменяет состояние бухгалтерского баланса предприятия, либо состояние складских запасов). Основное его назначение — регламентация особенностей поведения документов.В системе определены набор признаков статусов документов, обеспечивающий основную функциональность. Большая часть этих признаков — ограничивающие, то есть, блокирующие возможность осуществить некоторую операцию с документом если она имеет такой статус и, возможно, не удовлетворяет некоторыми условиям.

Некоторые признаки требуют обязательного заполнения некоторых атрибутов документа.Далее, в описании диалога редактирования записи статуса, приведены подробные комментарии относительно каждого признака.

Вероятнее всего, с течением времени набор правил поведения документа, определяемых статусом, будет увеличиваться.

Справочник статусов документов

Список статусов документов доступен через пункт меню Справочники→ Операции→ Статусы документов.Статусы отображаются в виде диалога со списком. Кроме, собственно, списка, здесь присутствуют типичные для таких диалогов кнопки [Редакт], [Добавить], [Удалить], [События] и [Закрыть].

Диалог редактирования статуса документов

Вид диалога редактирования записи статуса приведен на рис. link. Далее описываются управляющие элементы этого диалога:

Наименование Уникальное в пределах справочника наименование статуса. Символ Это поле либо пустое либо содержит уникальный символ статуса.

ИД Справочное поле, отображающее идентификатор статуса. Ранг Ранг статуса определяет его положение среди остальных записей справочника. Наиболее важным использованием этого атрибута является ограничение на изменение статуса документа на статус с меньшим рангом.

✓Документы нельзя модифицировать

Документу, имеющие этот статус нельзя модифицировать.

Существует технологическое исключение для этого флага: при списании кассовой сессии система пытается скорректировать сумму одного из документов таким образом, чтобы итоговое значение сумм документов списания точно совпадало с суммой кассовой сессии. Для этого один из документов может быть модифицирован сразу вслед за проведением. На эту модификацию ограничение статуса не распространяется. Подробности см. на стр. link.

✓Документы нельзя удалять

Документы с этим статусом нельзя удалять.

✓Документы нельзя передавать в другой раздел

При попытке передачи в другой раздел документа со статусом, имеющим этот признак, система выдаст сообщение о том, что данных документ не передан.

Назначение этого флага — запретить передачу документов, которые еще не готовы окончательно.

✓Связанные документы нельзя изменять

Этот флаг запрещает создание, изменение и удаление документов, связанных с документом, имеющим данный статус.

Под связанными документами подразумеваются как документы, имеющие прямую ссылку на данный документ (оплаты, связанные возвраты и т.д.), так и имеющие членство в платежном или операционном пуле данного документа.

✓Нельзя менять на статус с меньшим рангом

Статус документов не может быть изменен на статус, имеющий ранг, значение которого меньше ранга данного статуса.

Смысл этого флага — обеспечить необратимость изменения статусов во избежании обхода других ограничений статуса. Для примера приведем следующую характерную ситуацию:

Для исключения такого и аналогичных сценарием и необходим обсуждаемый признак. Он позволяет настроить систему статусов документов таким образом, чтобы некоторые изменения статусов были необратимыми.

✓Не проводить проводки по документу

Этот флаг блокирует формирование бухгалтерских проводок по документу.

Здесь необходимы пояснения относительно механизма работы. Опция завязана на специальный признак документа ✓Без бухгалтерских проводок. При изменении статуса документа система идентифицирует факт изменения флага ✓Не проводить проводки по документу между старым и новым статусом. Если этот признак был и остался либо не был и не появился, то никаких действий в связи с ним не осуществляется (независимо от того, установлен у документа флаг ✓Без бухгалтерских проводок или нет). Если между старым и новым статусом состояние рассматриваемого флага изменилось, то программа сравнит требование флага с состоянием документа и установит, снимет, либо оставит как есть признак документа ✓Без бухгалтерских проводок.

Важно заметить, что обсуждаемый флаг появился на много позже, чем соответствующий признак документа. В специальных случаях пользователи практикуют флаг ✓Без бухгалтерских проводок документа. Приведенные пояснения призваны четко обозначить взаимосвязь этих признаков для того, чтобы избежать неожиданностей. Приведем гипотетический сценарий (в хронологическом порядке), чреватый конфликтом:

Несмотря на то, что ручное использование флага ✓Без бухгалтерских проводок практикуется редко, следует помнить о потенциальной опасности приведенного сценария.

✓Не учитывать как оплату

Действие флага распространяется на документы, относящиеся к типам:

Смысл использования флага заключается в том, чтобы до некоторых пор (до момента присвоения статуса без такого флага) документ считался бы не учтенным. К примеру, в период времени между отправкой платежа и подтверждением его получения кредитором. Либо, в отрезок времени между выпиской доверенности на получения платежа агентов у дебитора и сдачей агентом полученных денег в кассу предприятия.

Будьте внимательны: изменение этого флага у статуса, с которым уже связаны какие-либо документы может привести к серьезным нарушениям в учете дебиторской и кредиторской задолженности.

✓Разместить документ по складским ячейкам

✓Документ готов для отправки EDI-подтверждения

Если флаг установлен, то система допускает отправку документа по каналам EDI, в ЕГАИС или ВЕТИС (Меркурий).

Важно и обратное: если документа не имеет статуса с установленным флагом, то оправка его в ЕГАИС, ВЕТИС или по каналу EDI не возможна.

✓Строгая проверка ценовых ограничений

Включенный флаг предписывает системе при установке такого статуса проверять все строки документа на соответствие цен реализации ограничениям, определенным для товарных типов.

Подробнее об ограничениях товарных величин см. стр. link. Флаги обязательных к заполнению атрибутов документа

Эти флаги определяют атрибуты, которые не могут быть пустыми для документов, имеющих данный статус.

С документом, имеющим этот статус, должен быть обязательно связан агент.

Документ должен содержать не пустой атрибут “Плательщик”.

В параметрах фрахта документа должно быть обязательно инициализировано поле “Адрес доставки”.

Порт загрузки во фрахте документа должен быть не пустым.

Порт разгрузки во фрахте документа должен быть не пустым.

Фрахт должен содержать дату отправления.

Фрахт должен содержать дату прибытия на конечный пункт.

Во фрахте документа должно быть определено транспортное средство.

Фрахт должен содержать значение стоимости транспортировки больше нуля.

✓Капитан (водитель) транспорта

Во фрахте документа необходимо заполнить поле капитана (водителя) транспортного средства.

Необходимо указать транспортного брокера во фрахте документа.

✓Контрагент по документу

Флаг ограничивает возможность сохранения документа, если для вида операции, которому принадлежит документ определена основная таблица статей, но соответствующая статья (контрагент) в документе не выбрана.

Если вид операции, к которой относится документ, определяет таблицу статей дополнительного объекта документа, то такой документ, имеющий статус с данным флагом, не может содержать пустое поле дополнительного объекта.

Флаг предписывает каждому документу с таким статусом иметь не пустую дату исполнения.

Документ, имеющий пустой номер, не может быть сохранен с данным статусом.

Флаги, относящиеся к фрахту:

В этом комбо-боксе может быть выбран счетчик операций. Целью такого выбора является изменение номера документа при присвоении ему данного статуса.

Важно иметь в виду следующие правила, по которым используется этот счетчик при назначении номера документу:

▼Допустимый вид операции

Вы можете ограничить использование некоторого статуса только документами, относящимися к одной или нескольким видам операций. Для этого в рассматриваемом комбо-боксе выберите либо обыкновенный вид операции, либо обобщенную операцию, определяющую набор обыкновенных видов, для которых возможно присвоение этого статуса.

Будьте внимательны: существует возможность коллизии между статусом новых документов, установленным в записи вида операции и набором допустимых операций в записи самого статуса (то, что мы сейчас обсуждаем). Если статус новых документов в виде операции содержит ограничение на допустимые виды операций, в которое не входит этот вид операции, то будет невозможно создать новый документ такого вида. При этом будет выдано сообщение об ошибке: “Статус документа ‘наименование-статуса’, определенный для новых документов, не разрешено устанавливать для этого вида операции”.

Цвет Группа управляющих элементов, позволяющих выбрать цвет, ассоциированный с этим статусом. Если выбран какой-либо цвет, то в таблице документов в строках, соответствующих документам с этим статусом, ячейка “Статус” будет окрашиваться в этот цвет.

Применение статусов документов

Какой статус получает новый документ?

При создании нового документа статус ему присваивается автоматически, либо не присваивается вовсе.Система извлекает статус нового документа из вида операции, которому принадлежит этот документ, или, если в виде операции статус нового документа не задан, то из конфигурации документов.

Если ни вид операции, ни конфигурация документов не содержат информации о статусе нового документа, то созданный документ остается с неопределенным статусом.

Как изменить статус документа?

Статус одного документа может быть изменен в таблице реестра документов (стр. link).Возможность изменения статуса регламентируется правом доступа по объекту ✓Изменение статуса документов.

Вид диалога изменения статуса документа приведен на рис. link.

Элементы списка статусов в этом диалоге отсортированы по рангу и наименованию. То есть, статусы с меньшим рангом предшествуют тем, что имеют большее значение ранга. Статусы с одинаковым рангом сортируются по наименованию.

Как изменить статус множества документов?

Иногда возникает необходимость изменить статусы выборки из нескольких документов. Это можно сделать с помощью функции изменения флагов в таблице реестра документов (стр. link).Эта служебная функция предоставляет сервис для изменения системных флагов документов и статуса выборки документов.

Прочие аспекты использования статусов документов

Важность прав доступа к объекту “Статусы документов”

Существуют два способа обойти ограничения по работе с документами, обусловленные статусами:

1. Изменить статус документа.
2. Изменить запись статуса, к которому относится документ.

Первый способ поддается регламенту благодаря рангу статуса, опции ✓Нельзя менять на статус с меньшим рангом и флагу ✓Изменение статуса документов в правах доступа к документам.Чтобы исключить второй метод обхода ограничений статуса следует тщательно следить за правами доступа пользователей к записям статусов документов.

Статусы документов в системном журнале

Фильтр реестра документов

Фильтр по документам имеет вид, показанный на рис. link. Практически все категории документов используют аналогичные фильтры. Следующая таблица описывает поля фильтра документов.

Период Период, в который должны попадать даты выбираемых документов. Обычно система по умолчанию устанавливает текущую операционную дату. Если период не указан, то выбираются документы за весь период ведения учета в системе (если администратор ввел для вас ограничение на период доступа к документам, то вы не сможете увидеть документы выходящие за этот период). Здесь допускается ввод шаблонизированного периода.

Период даты исполнения Период, в который должны попадать даты исполнения документов, входящих в выборку. Здесь допускается ввод шаблонизированного периода.

Указав вид операции, можно сузить выборку документов только теми, которые относятся к выбранному виду. Если не указана операция, то отбираются документы, соответствующие любым операциям выбранной категории документов. Если категория документов содержит только одну операцию, то система автоматически вставит ее в это поле. Допускается выбор обобщенных видов операций.

Контрагент может быть выбран только в том случае, если выбран вид операции. Указание конкретного контрагента позволяет увидеть документы, соответствующие только ему.

Позволяет выбрать порядок сортировки документов в таблице по:

Это поле, так же как и предыдущее, может быть использовано только тогда, когда явно указан вид операции выбираемых документов.

В комбо-боксе ▼Склад может быть выбран склад, к которому должны относиться показываемые документы. Система автоматически вставляет сюда текущий склад. Кнопка [Список] справа от этого комбо-бокса позволяет выбрать список складов, по которым система должна отобрать документы.

Система допускает выбор только того (тех) складов, на которые у пользователя есть права доступа. Сумма В некоторых случаях требуется отобрать только те документы, номинальная сумма которых находится в строго определенном диапазоне. Поле “Сумма” как раз и позволяет задать этот диапазон. Нижняя и верхняя граница диапазона должны быть разделены двумя точками.

Выбрав в этом комбо-боксе один из доступных статусов документов, вы ограничите выборку только теми документами, у которых установлен соответствующий статус.

При работе с долговыми документами часто необходимо видеть долг контрагента (или перед контрагентом) по каждому выводимому документу. Для этого следует включить этот флажок.

При включении этого флажка в реестре будут выведены только те документы, которые имеют ненулевую сумму долга.

Этот флаг доступен только для товарных документов. Если он включен, то будут показаны документы, имеющие признак ✓Отгружен.

Так же, как и предыдущий, этот флаг доступен только для товарных документов. Если он включен, то в выборку попадут только документы, не имеющие признака ✓Отгружен.

Данные флаг применим для документов заказов и драфт-документов (на рисунке не показан). Если он включен, то выборка включает только документы, не имеющие признак ✓Закрыт (для документов заказов) или ✓Списан (для драфт-документов).

При работе с валютными документами этот комбо-бокс позволяет отобрать только документы, номинированные в выбранной валюте. Если валюта в этом поле не указана, то реестр покажет только документы, номинированные в базовой валюте.

При включенном значении этого флажка реестр выведет документы, номинированные в любой валюте. При этом таблица будет содержать колонку с символом валюты, соответствующей каждому из документов.

✓Новый документ по фильтру

Этот признак относится к действиям, а не к критериям выбора документов. Если вам необходимо ввести много однотипных документов, то укажите в фильтре параметры вводимых документов, и установите флаг ✓Новый документ по фильтру. В этом случае каждый новый документ, будет изначально получать некоторые характеристики, соответствующие фильтру (дату, вид операции, контрагента, дополнительный объект и склад).

✓Показывать только собственные документы

Если этот флаг установлен, то в таблице будут показаны только те документы, которые были созданы под той же учетной записью, под которой вы работаете в текущий момент. Этот флаг является частичным представлением критериев, доступных по кнопке [Период создания/изменения].

✓Показывать документы без агента

Этот флаг позволяет отобрать только те документы, в которых не установлен агент.

Открывает внутренний фильтр по тегам документов. Подробно фильтр тегов рассмотрен на стр. link.

При нажатии на эту кнопку появляется диалог, в котором вы можете выбрать специальные критерии отбора документов, основанные на системных событиях, соответствующих документам. Эти критерии включают в себя:

Подробно о системных событиях см. стр. link.

По этой кнопке доступен диалог ввода дополнительных параметров отбора документов в реестре.

Кнопка отрывает диалог, в котором можно задать дополнительные опции просмотра данных в таблице. На текущий момент доступны опции, позволяющие отображать дополнительные столбцы в таблице:

Выводит столбец даты отгрузки из фрахта документа. Столбец появляется после даты документа или (если задана соответствующая опция, описанная ниже) после даты исполнения.

Выводит столбец даты прибытия из фрахта документа. Столбец появляется после даты отгрузки или на месте, описанном выше.

Выводит колонку, в которой отображается дата исполнения документа. Колонка появляется после столбца даты документа.

Выводите колонку с наименованием агента по документа. Колонка отображается следующей по порядку после колонки контрагента.

Выводите колонку адресом доставки документа из фрахта.

Расширение фильтра по документам

В расширение фильтра по документам вынесены некоторые редко используемые критерии отбора документов. Диалог расширения показан на рис. link.

В этом комбо-боксе вы можете указать плательщика. При этом будут отобраны только те документы, в которых плательщик соответствует выбранному.

Комбо-бокс ▼Агенты позволяет отобрать документы, которые выписаны через выбранного агента. Это может понадобиться в тех случаях, когда ваше предприятие реализует свою продукцию через торговых агентов.

Если вы хотите отобрать только те документы, в которых агент не указан, то установите флаг ✓Показывать документы без агента в заголовочном диалоге фильтра (см.выше).

▼Пользователь, создавший документ

Выбрав в этом комбо-боксе пользователя, вы предпишите системе показывать только те документы, которые были созданы этим пользователем. Обратите внимание на то, что речь идет о пользователе, создавшем документ. Изменить документ при наличии прав доступа может любой другой пользователь.

Кроме собственно пользователя, здесь может быть выбрана группа, тогда документы будут фильтроваться по критерию принадлежности пользователя, создавшего документ, выбранной группе. Период даты исполнения Если здесь задан не пустой период, то выборка будет содержать только те документы, дата исполнения которых попадает в этот период.

Критерий может быть полезен для работы с драфт-документами и товарными заказами. В других категориях документов редко используется дата исполнения. Здесь допускается ввод шаблонизированного периода.

Переключатель налога с продаж

С помощью этого переключателя вы можете выбрать документы по критерию установленного либо снятого признака обложения документа налогом с продаж.

Переключатель позволяет ограничить выборку документов только теми, у которых установлен или снят признак ‘Отклонен’.

По умолчанию, документы отображаются не зависимо от этого признака (позиция ○Все равно).

Переключатель ‘Статус EDI RECADV’

Дает возможность фильтровать выборку документов по состоянию ответа от получателя на отправленный по каналу EDI или ЕГАИС документ.

Все равно Не обращать внимание на состояние ответа от получателя. Принят Показывает только те документы, на которые от получателя получен ответ «Принят». Частично принят Показывает только те документы, на которые от получателя получен акт рассогласования по некоторым позициям. Отклонен Показывает только те документы, которые получатель полностью отклонил. Не определен В выборку попадают только документы с не определенным состоянием ответа от получателя.

Переключатель ‘Статус подтверждения на EDI RECADV’

Позволяет фильтровать выборку по состоянию вашего подтверждения на ответ от получателя на отправленный до каналу EDI или ЕГАИС документ. Все равно Не обращать внимание на состояние ответа от получателя. Принят Показывает только те документы, для которых вы приняли ответ от получателя. Отклонен Показывает только те документы, для которых вы отклонили ответ от получателя. Не определен Показывает документы, для которых состояние вашего ответа на подтверждение от получателя не определено.

Переключатель ‘Статус печати чека’

Позволяет выбрать только те документы, по которым был отпечатан кассовый чек, либо только те, по которым чек отпечатан не был.

Очень часто пользователи, особенно начинающие, допускают следующую ошибку: вводят новый документ, параметры которого не соответствуют фильтру, по которому отбираются видимые в текущий момент документы. При этом они, конечно, не могут сразу увидеть документ, который ввели, из-за чего думают, что документ вообще не был проведен. То, что документ не виден в текущей выборке реестра документов, не означает, что он вообще не существует.

Обратите внимание на флаг ✓Предупреждать о вводе документа не соответствующего фильтру в конфигурации документов.

Особенности фильтра по документам

Следует обратить внимание на различие между пользователем, создавшим документ и пользователем во встроенном фильтре по системному журналу. Эти фильтрующие критерии не являются взаимозаменяемыми (однако, могут конфликтовать друг с другом).Одним из атрибутов документа является пользователь, который его создал. То есть, выбирая в расширении фильтра пользователя, создавшего документ, вы фильтруете реестр документов по этому атрибуту.

С другой стороны, при создании и любых изменениях документа, в системном журнале формируются записи событий. Фильтрация по периоду создания/изменения как раз и предполагает отбор документов по этим записям. Таким образом, вы можете отфильтровать документы, созданные пользователем X и измененные пользователем Y. Если же вы попытаетесь отфильтровать документы по пользователю X, создавшему документ, и пользователю Y, фигурирующему в системном событии , то, несмотря на значительное время, требуемое системе для вычисления результата выборки, она будет пустая. Это — случай явного конфликта критериев.Специальный аспект производительности выборки документов с фильтрацией по агенту или плательщику обсуждается в описании общих настроек системы на стр.link.

После того, как вы заполнили фильтр по документам и нажали кнопку [ОК], система покажет на экране таблицу, в которой можно видеть все документы, соответствующие фильтру. Эта таблица, в зависимости от условий отбора может иметь несколько различных видов. Типичный вид таблицы документов показан на рис. link.

Цветовое выделение элементов таблицы

В этой таблице применяются следующие особенности цветового выделения элементов:

серый угол (Grey) Только для драфт-документов. Документ имеет признак “Отклонен”. оранжевый угол (Orange) Только для драфт-документов. Документ списан. желтый кружок (Yellow) Документ имеет статус с признаком “Готов для отправки по каналу EDI” и одновременно тег . В применении к ЕГАИС это означает, что документ был успешно достален до УТМ (но не до ЕГАИС). оранжевый кружок (Orange) Документ имеет статус с признаком “Готов для отправки по каналу EDI” и одновременно имеет тег . В применении к ЕГАИС это означает, что документ был доставлен до сервера ЕГАИС, который, в свою очередь, присвоил ему собственный номер.

зеленый кружок (Green) Для отправляемых по каналу EDI документов это означает, что в ответ от контрагента было получено подтверждение приемки товара. Если вы получили это документ по каналу EDI, то такой цветовой индикатор означает, что вы подтвердили приемку этого документа.

светло-зеленый кружок (Lightgreen) Для отправляемых по каналу EDI документов это означает, что в ответ от контрагента было получено подтверждение частичной приемки товара. Если вы получили это документ по каналу EDI, то такой цветовой индикатор означает, что вы частично подтвердили приемку этого документа.

коричневый кружок (Brown) Для отправляемых по каналу EDI документов это означает, что в ответ от контрагента был получен отказ в приемки документа. Если вы получили это документ по каналу EDI, то такой цветовой индикатор означает, что вы отказались принимать этого документа.

Автоматическое обновление таблицы

Действия над документами и реестрами документов

Следующая таблица перечисляет действия, которые могут быть выполнены над отдельными документами и всем реестром документов в таблице реестра документов.

Редактировать документ

Добавить документ

Добавить документ по образцу

Создание документов по образцу заказа и приходного товарного документа имеют ряд специальных опций и особенностей, описанных ниже. Подробно о создании документа по образцу заказа см. стр. link.

Удалить документ

Например, если оприходованный товар уже продавался, то удалить такой приход невозможно до тех пор, пока не будут удалены все документы расхода товаров, поступивших по этому документу.

Удаление всей выборки

По этой причине система выдает особо строгое предупреждение после того, как вы обратитесь к этой команде. Кроме того, права доступа специально регламентируют возможность удаления выборки документов для конкретных пользователей. Если какие-либо документы из выборки не могут быть удалены по причине возможного нарушения целостности остальных объектов данных, то они остаются не удаленными, однако, когда программа встречает такой документ, она не прерывает выполнения, а продолжает попытки удалить следующие документы.

Расширение данных документа

Фрахт документа

Добавить документ по карте

Вид операции можно выбрать из списка, в котором отображаются только те виды, которые сопоставлены с таблицами аналитических статей, имеющих статью, соответствующую персоналии, связанной с выбранной картой. То есть, система поддерживает следующую цепочку отношений: Выбранная персональная карта
персоналия, связанная с картой
список аналитических статей, связанных с персоналией
таблицы аналитического учета, соответствующие этим статьям
виды операций, с которыми связаны эти таблицы аналитического учета.

При выборе вида операции и нажатии [ОК] откроется диалог редактирования нового документа, в котором уже будет установлен контрагент и, если в выбранной карте определена процентная скидка, то и скидка на весь документ.

Просмотр товарных строк документа

Проводки по документу

Изменение статуса документа

Эта функция доступна только в том случае, если пользователю назначено право ✓Изменение статуса документа. Дополнительные подробности об изменении статуса документа вы можете найти на стр. link.

Просмотр системной информации по документу

Просмотр событий по документу

Изменить флаги

Ни в коем случае не используйте это действие, не проконсультировавшись с лицом или фирмой, сопровождающей систему на вашем предприятии. Право доступа к этой функции регламентируется флагом ✓Массовое изменение выборки в правах доступа к документам.

Пометить

Право применения этой функции определяется флагом ✓Использование WL в правах доступа к документам.

Оплаты по документу

Зачеты по документу

Начисление по ренте

Возврат по документу

Зачет платежного документа

Зачет долгового документа

Сравнение документов

При вызове функции система определяет для выбранного документа парный и, если такой существует, выводит таблицу сравнения товарных строк этих двух документов.

Вид операции

Объединение документов

Данная операция является потенциально опасной, поскольку ее результат не может быть отменен (разобрать полученный единственный документ автоматически не возможно). Именно по этому в правах доступа по документам предусмотрен отдельный пункт, регламентирующий возможность ее выполнения, и по этой же причине система запрашивает дополнительное подтверждение от пользователя.

Анализ товарных операций

Подробно об анализе товарных операций см. стр. link.

Привязать документ к заказу

Печать текущего документа

Печать выборки документов

Печать информации о выборке документов

Печать чека на POS-принтер

Функция позволяет отпечатать кассовый чек, соответствующий выбранному документу, на фискальном регистраторе. Физически в базе данных не создается кассового чека для этого документа. На фискальный регистратор отправляется образ документа в виде чека. Функция бывает нужна в тех случаях, когда вы выписываете документ, предусматривающий наличную оплату, и должны отпечатать по нему фискальный чек.

Естественно, если для вашего предприятия такие операции являются правилом, а не редкой необходимостью, то правильнее использовать специализированные инструменты, предоставляемые системой (панель чеков, кассовые сессии и т.д.). Технически, при обращении к этой функции происходит следующее:

Печать нулевого чека

Печать всех документов

Печать чека

Итоги по выборке

Расчет НДС по выборке

Передать выборку документов

Передать документы Charry

Экспорт документов

Экспорт в ЕГАИС

Экспорт платежных поручений

В случае, если существует только одна такая конфигурация, то диалог выбора не появляется, но сразу запускается процедура экспорта. Если же не настроено ни одной конфигурации, то выдается соответствующее сообщение об ошибке.

Подробно о настройке экспорта в системы клиент/банк см. стр. link.

Обновить список

Редактирование примечаний

Если же с документом уже было связано хотя бы одно примечание, то открывается диалог списка примечаний для редактирования, создания или удаления примечаний. Документы, к которым привязаны дополнительные примечания, выделяются в таблице окрашенным левым верхним углом в колонке “Примечание”.

При наведении курсора мыши на эту ячейку открывается небольшое окно, в котором помещается текст дополнительных примечаний.

Редактировать документ подтверждения

Удалить документ подтверждения

Функция массового изменения некоторых атрибутов

Для выполнения этой функции необходимо иметь права на изменение и на массовое изменение документов.

Итоги по документам

Расчет итогов позволяет увидеть обширную итоговую по выборке документов. Вид панели итогов реестра документов показан на рис. link. Здесь представлены следующие элементы:

Кнопка позволяет отправить на печать итоговые данные.

Стандартная форма отчета итогов: BillTotal.

[Суммы НДС по выборки документов]

Кнопка открывает дополнительный диалог, в котором отображается подробная информация о суммах НДС по выборке документов с детализацией по налоговым ставкам.

Администрирование документов

Следует заметить, что существенную роль в использовании документов играет правильная настройка видов операций и других справочников, имеющих прямое или косвенное отношение к документам.

Особенности документов как объектов данных

Блокировка документов

Системные события по документам

Документ создан (3) Формируется при успешном проведении нового документа. Этот тип события аналогичен , используемому для остальных типов объектов данных.

Документ изменен (4) Формируется при успешном сохранении в базе данных изменений существующего документа. Дополнительный идентификатор события определяет ссылку на запись версии документа до изменения (при условии, что функция истории документов включена).

Этот тип события аналогичен , используемому для остальных типов объектов данных. Документ удален (5) Формируется при успешном удалении документа.

Дополнительный идентификатор события определяет ссылку на запись версии документа до изменения (при условии, что функция истории документов включена). Этот тип события аналогичен , используемому для остальных типов объектов данных.

Документ отпечатан (6) Не используется. Изменена привязка персональной карты (20) Этот тип события информирует о том, что при изменении документа была изменена привязка его к персональной карте.

Дополнительный идентификатор события определяет ссылку на персональную карту, которая была связана с документом до его изменения. Изменен статус документа (22) Формируется при изменении статуса документа.

Дополнительный идентификатор определяет значение статуса, который документ имел до изменения. Документ исправлен функцией восстановления (36) Единственный случай формирования такого события — автоматическая корректировка оплат с висящей ссылкой на долговой документ (Админ→ Корректировка→ Поиск оплат без связанного документа).

Списание инвентаризации (37) Документ инвентаризации был успешно списан. Откат списания инвентаризации (38) Был осуществлен успешный откат списания инвентаризации.

Загрузка инвентаризации из терминала (39) Документ инвентаризации был принят с терминала сбора данных. Объединение инвентаризаций (40) Формируется при успешном объединении нескольких документов инвентаризации в один.

По документу отпечатан кассовый чек (47) Формируется при печати кассового чека через синхронный кассовый узел (обычно на фискальный регистратор). Изменено расширенное примечание по объекту (48) Формируется при создании или изменении расширенного примечания к документу.

Изменено расширение документа (49) Событие возникает при успешном изменении расширения документа в обход основной части документа. Это событие может инициироваться при одиночном или массовом изменении расширенных атрибутов документа из таблицы документов, если при этом основная часть документа не модифицируется. Например в случае, если вы меняете только агента по документу.

Создан документ инвентаризации (52) Так как инвентаризация является обособленным типом документов, то для нее существует отдельное событие, фиксируемое при создании нового документа инвентаризации. Изменен фрахт документа (54) Событие возникает при успешном изменении фрахта документа в обход остальных частей документа. При этом дополнительное значение события равно нулю.

Если был изменен (установлен либо снят) признак документа “Отгружен”, то так же создается событие , но с дополнительным параметром равным 1. Изменен контрагент по документу (55) Событие возникает при изменении существующего документа, если при этом был изменен основной объект документа (контрагент).

Синхронизация документов между разделами базы данных

Документы, будучи сложными объектами данных, обладают значительным числом особенностей при синхронизации между разделами базы данных.

Документы не имеют правил контекстной синхронизации

Практически, это означает, что нельзя одновременно завести один и тот же по сути документ в разных разделах и надеяться на то, что при синхронизации система как-то сумеет узнать, что эти документы — суть одно и то же.Естественно, системная синхронизация остается в силе. То есть, однажды принятый документ не будет дублироваться при последующих приемах этого же документа.

Передача изменений товарных документов

Отдельное замечание по поводу изменения признака ✓Отгружен при передаче документа

До версии 6.9.7 этот признак безусловно передавался. Начиная с версии 6.9.7 при акцепте изменения документа, данный флаг устанавливается, если в разделе-приемнике он не был установлен (в разделе-отправителе — установлен). Если же в разделе-приемнике флаг ✓Отгружен уже установлен, то отсутствие флага в документе, пришедшем из другого раздела, не приведет к снятию флага в существующем документе.

Прием товарных документов из другого раздела сопряжен с риском дефицита остатков

Существует несколько способов избежать либо решить проблему дефицита при приеме товарных документов:

Права доступа к документам

Система Papyrus включает следующие способы ограничения прав доступа к документам:

Период доступа к документам на чтение Период, в который попадают даты документов, которые пользователь может видеть.

Период доступа к документам на изменение Период, в который попадают даты документов, которые пользователь может изменять. Естественно, период доступа “на изменение” не может выходить за пределы периода доступа “на чтение”. Другими словами, если вы не можете видеть документ, то и не можете его изменять.

Доступ к документам по критерию создателя

Функция, позволяющая ограничить просмотр документов только теми, которые созданы самим пользователем, либо, как один из вариантов, любым пользователем из группы, которой принадлежит данный пользователь.

Заметим, что это ограничение является “не строгим”. То есть, фактически оно действует только на таблицу реестра документов, ограничивая список просматриваемых документов теми, которые удовлетворяют рассматриваемому критерию. Например, просматривая оплаты по документу, пользователь сможет видеть те документы оплаты, которые созданы не им. В равной степени, отчеты, извлекающие данные из содержимого документов не будут ограничиваться для этого пользователя в соответствии с рассматриваемым признаком.

Список доступных видов операций Список доступных операций — это набор операций, к которым относятся документы, видимые для пользователя. Если список пуст, то система считает, что пользователь может видеть документы по всем видам операций. Список доступных складов Список доступных складов регламентирует склады, документы по которым пользователь может видеть и изменять. Пустой список доступных складов означает отсутствие ограничений по складам.

Базовые опции доступа к документам Базовые признаки доступа к документам включают: просмотр, создание, модификация, удаление, администрирование. Это стандартные признаки, регламентируемые для любых объектов. Расширенные опции прав доступа к документам Блок прав доступа к документам содержит большое количество расширенных опций регламента доступа к различным функциям управления документами.

Кассовые чеки Предоставляет право просматривать и изменять кассовые чеки.

Закрытие кассовой сессии Предоставляет право закрывать кассовые сессии. Открытие кассовой сессии Предоставляет право открывать кассовые сессии.

Системная информация Установленный признак позволяет пользователю просматривать и изменять системную информацию по документу. Модификация даты Дает право на изменение даты документа.

Модификация товара Дает право на изменение товара в строке товарного документа. В случае приходных товарных операций такое изменение влечет за собой модификацию всех товарных документов, которые содержат строки, относящиеся к лоту, созданному изменяемой строкой. Это — очень длительная операция, влияющая на большое количество параметров учета. Модификация контрагента Дает право изменять контрагента в документах.

Модификация фрахта Данный флаг регламентирует возможность изменения данных фрахта в документе. Флаг имеет ряд нюансов, о которых следует упомянуть:

Доступ к ценам поступления Отсутствие этого признака запрещает пользователю каким-либо образом видеть цены поступления документов, а также их суммированные и агрегированные значения, в том числе и в отчетах (например в отчете об остатках товаров или лотах). Массовое изменение выборки Дает право на выполнение удаления всей выборки документов, а также массового изменения атрибутов выборки документов.

Необходимость в регламентировании этих действий продиктована их необратимостью и потенциально возможными значительными отрицательными последствиями. Объединение выборки документов Дает право на выполнение операции объединения выборки документов в один документ. Так же, как и в случае полного удаления выборки документов, это действие необратимо и несет в себе потенциальную опасность для целостности данных.

Изменение статуса документов Позволяет изменять статус документа. Отмена котировки в строке документа Опция допускает отмену установки котировки на строку товарного документа.

Фактически, этот флаг нужен для блокировки возможности некоторым пользователям отменять автоматически установленную котировку. Заметим, что опция сказывается только на возможности ручной отмены котировки. Все автоматически осуществляемые функции (какими-бы они не были) не подконтрольны этому флагу.

Установка скидки на весь документ Отсутствие данного флага блокирует возможность пользователя установить скидку на весь документ в заголовочном диалоге документа. Аналогично предыдущей опции, этот флаг не влияет на работу автоматических функций.

Например, при создании нового документа отгрузки покупателю, в соглашении с которым оговорена общая скидка, эта скидка будет установлена в документе не смотря на наличие или отсутствие данного флага, однако, пользователь, не имеющий права на установку общей скидки не сможет изменить автоматически установленное значение. Модификация синхронизированного документа Отсутствие данного флага блокирует возможность изменения товарных строк документа, который уже синхронизирован с другими разделами базы данных. Основное назначение этого регламента — минимизировать вероятность изменения документов, образы которых присутствуют в других разделах (такие изменения не могут быть переданы в другой раздел).

При этом система не ограничивает изменение большинства атрибутов заголовка документа, поскольку такие изменения другими разделами принимаются.

Изменить права доступа к документам можно в пункте меню Админ→ Группы и пользователи для конкретных пользователей или для групп. Более подробно администрирование прав доступа описано в главе link.

Опции конфигурации документов доступны через меню Админ→ Прочие конфигурации→ Конфигурация документов.

▼Регистр, используемый для выбора контрагента

При вводе документа в поле “Контрагент” вы можете нажать клавишу <F2> и ввести код контрагента для поиска. Порядок обработки системой введенного кода следующий:

1. Система определяет таблицу аналитического учета, определенной для вида операции, к которой относится документ. Если в этой таблице определен тип регистра для поиска контрагента, то используется этот тип регистра.
2. Если по алгоритму, определенному первым пунктом тип регистра не определен, система использует значение из описываемого поля как тип регистра для поиска контрагента.
3. Если в результате прохождения первых двух шагов система смогла выяснить тип регистрационного документа, используемого для поиска контрагента, то ищет персоналию с введенным значением регистрационного номера и связанную с аналитической статьей, относящейся к таблице объектов вида операции, к которой относится документ. Если такая персоналия найдена, то соответствующая ей статья становится контрагентом документа.

▼Статус новых документов

Если здесь указан один из статусов документов, то любой новый документ, относящийся к виду операции, который не переопределяет данных признак, получает такой статус. Если это поле пусто, то новые документы создаются с неопределенным статусом. Подробнее о статусах документов см. стр. link.

Если флаг установлен, то при нажатии клавиши <F8> на документе в таблице документов, система будет запрашивать подтверждение на изменение признака WL для выбранного документа. Если флаг не установлен, то признак WL изменяется без предупреждения. Если права доступа пользователя к документам запрещают использование признака WL, то попытка изменить этот признак ни к чему не приведет.

✓Допускать переоценку цен поступления без поставщика

По умолчанию, переоценка цен поступления в документах переоценки допустима только в том случае, если в документе указан контрагент (поставщик). Более того, вы не сможете переоценить цены поступления лотов, пришедших от поставщика, отличного от того, который указан в качестве контрагента документа переоценки.

В том случае (возникновение которого представляется нам маловероятным), вам надо переоценивать цены поступления без явного указания поставщика и без ограничения по поставщикам лотов, установите этот флаг.

✓Предупреждать о наличии у клиентов просроченной задолженности

Если этот флаг включен, при выборе контрагента в документе отгрузки или заказа, система будет проверять текущий долг по выбранному клиенту, и, если этот долг является просроченным, выдает предупреждение. Обратите внимание на то, что система при этом не блокирует выбор контрагента, а лишь предупреждает оператора. Для жесткой блокировки выбора задолжавшего клиента следует использовать признак аналитической статьи ✓Стоп.

✓Предупреждать об отсутствии или просроченности соглашения

Если этот флаг установлен, то при выборе контрагента в документе, программа идентифицирует соглашение с этим контрагентом, и, если соглашения нет, либо срок его действия меньше, чем дата документа, выдает сообщение. Опция работает только для аналитических статей, ассоциированных с таблицами, требующими соглашения с клиентом (но не действует для таблиц, требующих соглашения с поставщиком).

✓Выставлять признак отличия последней ЦП от введенной

Установка этого флага приведет к тому, что при вводе строки документа, приходующего товар, если введенная цена поступления отличается от цены поступления по последнему лоту, справа от цены поступления высветится символ “Р”. Это обычно используется для того, чтобы оператор, вводивший документ, мог вовремя среагировать на изменение цены поставщики.

✓Предупреждать о вводе документа, не соответствующего фильтру

Для того, что бы предотвратить популярное у начинающих пользователей заблуждение, что введенный ими документ бесследно исчез из-за того что он не виден в таблице документов по причине несоответствия этого документа условиям фильтрации, установите этот флаг. В этом случае, если введенный документ не соответствует фильтру просмотра документов, пользователь увидит на экране сообщение об этом.

✓Разрешить множественную печать первичных документов

Включение этого флага позволяет одним действием отправить на печать сразу несколько вариантов первичных форм по документу. Например, пользователь сможет в одно действие отправить на печать счет-фактуру, накладную и сведения о сертификатах.

У множественной печати есть и отрицательные стороны: во-первых, невозможен предварительный просмотр — печать идет сразу на принтер, во-вторых, количество копий может быть задано только для всех форм одновременно. То есть, при множественной печати нельзя отправить на печать одну копию накладной и две копии счета-фактуры: либо по два экземпляра, либо по одному. Вы можете переопределить эту опцию для конкретного рабочего места с помощью функции настройки интерфейса (см. стр. link).

✓При подборе по штрихкоду — автоматическое количество 1 единица

При выборе товара в строках товарных документов по штрихкоду, вновь созданная строка содержит, по умолчанию, ноль в поле количества. Если особенности ведения учета таковы, что операции над товарами чаще всего совершаются в количестве одной штуки (сувениры, компакт-диски, редкие книги и т.д.), то установка этого флага позволит значительно ускорить обработку документов, так как при сканировании штрихкода в поле количества товара автоматически будет появляться единица. Примерный сценарий отгрузки штучной продукции:

1. В строках расходного документа оператор сканирует штрихкод на товаре
2. Система распознает штрихкод, открывает диалог редактирования новой строки, в котором уже указана одна единица
3. Оператор нажимает <Enter> для проведения строки и возвращается к первому пункту сценария

✓Не предупреждать о дублировании товара в строках документа

Аналогично предыдущему флагу, этот флаг предназначен для ускорения ввода документов при идентификации товаров по штрихкодам.

Если этот флаг не установлен, то при выборе товара, который уже есть в документе, система выдает сообщение об этом и в зависимости от ответа пользователя, либо дает ему возможность продолжить ввод строки, либо переводит указатель текущей строки на первую сверху строку с выбранным товаром. Если это сообщение мешает вам быстро вводить строки накладной, то установите обсуждаемый флаг.

✓Печатать в ценниках цену из котировки по акции

✓Автоматически генерировать серийный номер

Если этот флаг установлен, то в приходных строках товарных документах поле “Серийный номер” автоматически заполняется уникальным серийным номером. Если эта опция не установлена, то для генерации серийного номера необходимо, находясь в этом поле, нажать клавишу <F2> . Если шаблон серийного номера не определен, то такой номер генерироваться не будет.

✓При комплектации ЦР на исходящие позиции — по базовой котировке

При включении этого флага, в приходных строках документов модификации цена реализации будет формироваться из базовой котировки, если такая котировка определена.

Если флаг не установлен или не определена базовая котировка для выбранного товара по складу документа, то для вычисления цены реализации применяется правило последнего лота. Подробнее см. “Особенности товарного учета в системе Papyrus” в этом разделе.

✓Выделять цветом отгруженные документы

Если флаг включен, то в таблице товарных документов отмечаются цветом те документы, которые имеют признак ✓Отгружен.

✓Допускается переопределять котировку из соглашения

Данная опция относится к товарным документам. Главным образом — к расходным. При установке котировки в строке документа, система ищет подходящие котировки и, если их более одной, то предлагает выбор.

В случае, когда соглашение с контрагентом предопределяет вид котировки, то система считает, что именно он и должен быть применен. Следовательно, у пользователя и не запрашивается вид котировки. Если обсуждаемый флаг установлен, то даже при наличии заданного в соглашении с контрагентом вида котировки, если существует выбор более чем из одной допустимой котировки (включая ту, что определена в соглашении), система запросит у пользователя вид котировки для применения.

Наоборот, при отсутствии этого флага, из скольких бы видов котировок нельзя было бы сделать выбор, безусловно применяется вид котировки из соглашения.

✓Проверять зарезервированные остатки товаров

Если этот флаг не установлен, то система не станет проверять резерв по резервирующим заказам при вводе документов отгрузки.

Этот флаг является страхующим, и в нормальном режиме должен быть установлен.

✓Цена из заказа имеет низкий приоритет

✓Дополнительная статья по документу как главная организация

Узкоспециализированный флаг. Установленный флаг влияет только на документы, относящиеся к видам операций, в который определен дополнительная таблица объектов, причем, эта таблица должна ссылаться на персоналии зарезервированного вида . Если флаг установлен, то при обработке документа, подпадающего под обозначенные выше условия, система извлекает главную организацию не из текущего состояния сеанса, а из дополнительной статьи по документу.

В подавляющем большинстве случаев, этот флаг не следует устанавливать (вместе с тем, следует сказать, что навредить неправомерной установкой этого флага крайне сложно из-за большого количества условий, необходимых для его действительного применения программой).

✓Принимать изменения товарных документов из других разделов

Если этот флаг включен, то система будет принимать изменения товарных документов, пришедших из других разделов распределенной базы данных.

До версии 8.0.3 Papyrus не умел принимать такие изменения.

✓Передавать прикрепленные файлы

Опция сейчас не используется.

✓Не наследовать сертификат в приходе товара

Флаг блокирует функцию наследования сертификата из последнего лота в диалоге строки товарного документа. Необходимость в установке флага может возникнуть в больших базах данных, оперирующих значительным числом лотов и не использующих при этом сертификаты, связанные с лотами. В этом случае попытки системы найти последний лот с сертификатом для его наследования, может вызывать заметные задержки и увеличение нагрузки на сервер базы данных.

✓Возвраты наследуют фрахт из основного документа

Если флаг установлен, то при создании нового документа возврата, этот документ получает запись фрахта, унаследованную от документа, к которому он привязан. Правила наследования следующие:

✓Использовать подбор лотов в расходных документах

Если флаг установлен, то при подборе товарной позиции в строках расходного товарного документа, сразу после выбора товара, либо при выборе серийного номера, сразу будет отображаться таблица для выбора партии.

✓Наследовать серийные номера в приходе товара

Флаг влияет на поведение диалога ввода строки приходного товарного документа. Если опция включена, то новая строка документа автоматически унаследует серию от лота, по образцу которого создается эта строка (обычно это — последний лот, относящийся к тому же товару).

✓Не проверять цепочки кодов расширения лотов

Эта опция воздействует на поведение системы при вводе кодов расширения лотов в товарном документе. Речь идет о специальных кодах маркировки товарных единиц (в России — ЕГАИС, “честный знак”). Если флаг включен, то при вводе кодов строки расходного документа, программа не станет проверять был ли такой код ранее ассоциирован с лотом, к которому относится строка или нет. В противном случае система осуществляет строгий контроль на предмет того, что марка была ранее введена и еще не была израсходована. В общем, рекомендация по этому флагу такая: если вы работаете с системой ЕГАИС, то флаг не следует устанавливать, для честного знака — следует. Если вы работаете и с маркированной продукцией ЕГАИС и продукцией, которую маркируют этикетками “честный знак”, то обратитесь к сопровождению системы — на текущий момент решения такой проблемы нет.

Показывать коды в строках документов Задает варианты отображения кода товара и (или) серийного номера в строках товарных документов.

Если флаг установлен, то в колонке, следующей за наименование товара будет отображаться штрихкод этого товара. Если товар имеет несколько штрихкодов, то отображается единственный, определяемый по правилу, описанному на стр. link.

Если данный флаг включен, то в колонке, следующей за наименованием товара или штрихкодом (если установлен флаг, определенный выше) отображается серийный номер лота, которому соответствует товарная строка документа. На быстродействии работы оба флага практически не сказываются, поскольку при отображении и штрихкода и серийного номера интенсивно используется технология кэширование.

Подстановка дефицитного товара

Подстановка дефицитного товара широко используется в учете производства, а также в розничной торговле. Традиционная технология предполагает использование в качестве подстановочных позиций членов товарного обобщения, которому принадлежит дефицитный товар. Для использования этой технологии, переключатель должен находится в первом положении.

Более новая технология подстановки дефицита опирается на так называемые подстановочные структуры товаров. Такой подход предоставляет большую управляемость механизму подстановки, однако, унаследованные базы данных из-за привычки и большого объема унаследованных данных и конфигураций не могут быстро перестроиться на его использование. Для использования этой технологии следует установить положение обсуждаемого переключателя во второе положение.

Если вы хотите заблокировать использование технологии подстановки дефицитных товаров, то установите переключатель в третье положение. Шаблон генерации серийного номера лота Шаблон в соответствии с которым формируются новые серийные номера. Формат шаблона такой же, как и шаблон номера документов, описанный в разделе, посвященном операционным справочникам.

Если это поле пусто, то система не будет автоматически генерировать серийные номера. Счетчик для генерации серийного номера лота Это поле содержит значение, используемое для формирования следующего серийного номера лота (инвентарного номера объекта основных средств). Это значение увеличивается на единицу при каждом формировании системой серийного номера лота.

Категорически не рекомендуется изменять, особенно в меньшую сторону, это значение, поскольку такие действия могут привести к появлению не уникальных серийных номеров.

Шаблон генерации инвентарного номера Назначение этого поля аналогично предыдущему, только этот шаблон используется для генерации инвентарных номеров основных средств. Суффикс уникальности серийного номера Весьма специализированная опция, необходимая для обеспечения внутренней уникальности серийных номеров лотов относительно одного и того же товара. Обычно применяется в автоматизации аптек для того, что бы приходящие из-вне (от поставщиков) серийные номера для одного товара номинально отличались, но при этом можно было бы сопоставить их с оригинальным значением.

Правила определения суффикса следующие: сначала идет фиксированная строка длиной от одного до пяти символов, которая будет прикрепляться в хвосте не уникального серийного номера а затем цифра, обозначающая длину переменной числовой части суффикса серии. Например: UQ4
Такое определение предписывает системе добавлять к не уникальной серии суффиксы UQ0001, UQ0002, UQ003 и т.д.

Кнопка открывает диалог дополнительный параметров конфигурации. Детально диалог описан ниже.

Вызывает диалог конфигурации распределения общей скидки по строкам товарного документа. Подробности см. на стр. link.

Вызывает диалог конфигурации расценки документов. Подробности см. на стр. link.

[Фильтр индикаторов тегов]

Фильтр тегов документов, определяющий цветовую индикацию номеров документов в таблицах.

Если тег документа в таблице соответствует одному из критериев, то нижний левый угол ячейки с номером этого документа окрашивается выбранным в фильтре цветом. Следует иметь в виду, что если теги документа удовлетворяют более чем одному критерию из списка, то применяется цвет первого из них (в порядке следования сверху-вниз).

Подробно о редактировании фильтров тегов рассказано на стр. link.

[Фильтр индикаторов тегов лотов]

Фильтр тегов лотов, определяющий цветовую индикацию лотов в таблицах. Правила определения фильтра аналогичны тем, что действуют для [фильтра индикаторов тегов].

Дополнительные параметры конфигурации документов

В этом диалоге можно просмотреть и модифицировать несколько дополнительных опций конфигурации документов:

▼Кассовый узел для печати чеков по документам

Здесь может быть указан синхронный кассовый узел, информация из которого используется для печати кассового чека по документу из таблицы документов по клавише <Ctrl-Z> . Если это поле пустое, то печать чеков по документу таким образом недоступна.

▼Регистр договора с контрагентом

Здесь может быть определен тип регистрационного документа, определяющего параметры договора с контрагентом.

▼Тег лота ‘Страна происхождения’

Если в этом комбо-боксе выбран тег, используемый для хранения значения страны происхождения товара, поступившего с лотом, то в диалог редактирования строки приходного документа будет включен комбо-бокс для выбора страны происхождения. Эта опция позволяет сэкономить усилия при вводе документов. Дата начала расчета долгов контрагентов Здесь может быть указана дата, с которой следует начина обзор документов для расчета общего долга по контрагенту. Как правило, в этом нет необходимости, однако, если вы ведете учет в базе данных достаточно долго (несколько лет) и количество документов значительно, ограничение указанной датой расчета позволит ускорить работу и снизит общую нагрузку на сервер базы данных.

Будьте внимательны: если в этом поле будет указана дата слишком близко стоящая к текущему дню, то по некотором контрагентам возможно занижение рассчитанной суммы долга по сравнению с реальной. Параметр не влияет на расчет отчета “Долговая ведомость”. Его использование ограничено справочными расчетами, вызываемыми при открытии документов и соглашений с контрагентами.

Метод расчета общей скидки по документу

Диалог редактирования опций расчете общей скидки по документу показан на рис. link.

Метод расчета скидки

Этот переключатель определяет алгоритм разноски общей скидки по строкам документа.

○Регрессивный с унификацией

Точность округления Дата, начиная с которой использовать переключение

Конфигурация расценки документов

Опции расценки документов позволяют настроить автоматическую и полуавтоматическую расценку приходных документов.Эти опции будут применяться либо при ручном вызове функции расценки, либо автоматически (если установлен признак ✓Автоматическая котировка в конфигурации пользователя).

Вид диалога опций расценки документов приведен на рис. link. Далее следуют пояснения относительно управляющих элементов этого диалога.

Вид котировки, используемый для расценки приходных документов.

Переключатель, определяющий направление округления результирующего значения цены.

округление осуществляется до ближайшего значения по финансовому правилу.

результат становится равным наименьшему значению, удовлетворяющему критериям округления.

результат становится равным наибольшему значению, удовлетворяющему критериям округления.

Если этот флаг установлен, то результирующая цена будет кратна ставке НДС для товара.

✓Запрет на изменение параметров при расценке

Включение этого флага приведет к тому, что при ручном вызове функции расценки по документу программа не будет предлагать выбор параметров расценки, а автоматически применить параметры, указанные в этом диалоге. Флаг действует только в том случае, если указан вид котировки для расценки.

✓В относительной расценке использовать контрактную цену поставщика

Переключатель позволяет несколько изменить правило формирования учетной цены реализации при расценке таки образом, что расценочная котировка, заданная процентной величиной относительно учетной цены поступления, будет применяться относительно контрактной цене поставщика. Если же для расцениваемой номенклатурной позиции не задана контрактная цена, то будет использован традиционный алгоритм расчета относительно учетной цены поступления. Контрактная цена в контексте расцениваемой строки приходного документа определяется по общему правилу извлечения котировок: сначала система пытается найти контрактную котировку по складу, которому принадлежит документ и по поставщику, являющемуся контрагентом по документу. Если такого значения нет, то условие поиска ослабляется до склада верхнего уровня или “для всех складов”. Аналогично, может быть использовано значение контрактной котировки, заданной для всех поставщиков (без явного указания статьи).