Электронная подпись для ИП
Многие предприниматели уже слышали или использовали ранее такой удобный инструмент, как УКЭП, или усиленная квалифицированная электронная подпись. Это цифровой код, заменяющий личную подпись ИП на документах в электронном виде. Сегодня с помощью ЭЦП для ИП можно подписать практически все документы, используемые в рабочих процессах.
Налоговая предоставила возможность получения ЭЦП для ИП в 2022 году в своих отделениях бесплатно, сделав инструмент более доступным и безопасным. Расскажем, где получить ЭЦП для ИП бесплатно и что еще потребуется для работы с ней.
1. Зачем предпринимателю электронная подпись
Цифровая подпись, как и обычная, подтверждает личность подписанта. Дополнительные преимущества — доказательство неизменности данных в документе и фиксация времени его подписания. Многие предприниматели решились оформить ЭЦП для ИП в период правительственных ограничений по коронавирусу: инструмент дал возможность продолжать обмен документами без личного контакта, своевременно сдавать отчетность, не выезжать к партнерам для регистрации сделок.
Получить ЭЦП для ИП в налоговой стоит и потому, что с 2022 года подпись сделали универсальной. То есть, вы сможете пользоваться ей не только для деловых задач, но и для личных. Вот несколько примеров, как ИП может применять свою цифровую подпись:
- Пользоваться государственными и муниципальными услугами. Электронные документы можно подписывать на большом количестве площадок, в числе которых “Закупки”, “Торги”, Госуслуги, Росреестр и пр.
- Удаленно сдавать отчеты и декларации в налоговую.
- Обновлять информацию в ЕГРИП. Если у вас поменялись данные или вид деятельности, можно просто заполнить заявление на нашем онлайн-сервисе и отправить его в ФНС с помощью цифровой подписи.
- Обмениваться электронными документами с контрагентами, подписывать контракты с партнерами
- Решать вопросы личного характера
Электронная подпись будет полезна во всех деловых и личных процессах, связанных с документами, поскольку юридическая сила такого документа равноценна бумаге, лично подписанной предпринимателем вручную.
2. Как оформить ЭЦП для ИП в ФНС
Получить ЭЦП для ИП в налоговой нетрудно. При любом способе подачи документов, последовательность действий будет одна: вам нужно купить токен, подать заявление на выдачу КЭП и встретиться с инспектором, чтобы записать сертификат цифровой подписи на токен.
Возможно два способа подачи заявления: лично в ИФНС и онлайн через сайт налоговой. Рассмотрим оба варианта подробнее.
2.1 Подача заявления онлайн
Заполнить заявление на выпуск квалифицированной электронной подписи можно с помощью личного кабинета предпринимателя на сайте налоговой службы. Достаточно выбрать формат заявления, данные в него попадут автоматически из учетной записи. Всё, что потребуется от вас — кликнуть мышкой на кнопку “Отправить”.
Но, на этом удобства онлайн взаимодействия заканчиваются. Чтобы получить ЭЦП для ИП бесплатно, придется приехать в инспекцию лично, предоставив инспектору токен, паспорт и свидетельство СНИЛС. Оформить предварительную запись можно в личном кабинете ИП, назначив подходящий день и время визита.
2.2 Личная подача документов
Налоговая выдает ЭЦП для ИП бесплатно через операционные залы региональных ИФНС. На прием стоит записываться заранее из-за возможной высокой загрузки подразделений.
На личной встрече с инспектором вам потребуется:
- Заявление для получения КЭП: бланк есть на сайте налоговой и в отделениях инспекции, можно подготовить заранее
- Паспорт РФ и ваш СНИЛС
- Токен допустимого стандарта
3. Зачем приобретать дополнительно токен и КриптоПро
Для работы с электронной подписью нужны дополнительные инструменты — токен и специальная программа. Токен — это защищенная флэшка, на которую записывается сертификат подписи и вы вставляете носитель в компьютер, на котором будете работать. Для этой задачи простая флэш-память не подходит, токен должен соответствовать стандарту безопасности Рутокен, ESMART или JaCarta. Купить такое устройство можно у продавцов, сертифицированных ФСТЭК или ФСБ: это удостоверяющие центры, разные интернет-магазины и сами производители.
Также, для использования ЭЦП на вашем компьютере, потребуется специальная программа КриптоПро CSP. Ей можно пользоваться бесплатно первые 3 месяца, далее — требуется покупка лицензии (есть выбор по срокам).
Как подписывать документы своей ЭЦП?
- Флэшку-токен нужно вставить в ваш компьютер, на котором стоит программа КриптоПро
- Откройте документ для подписи в программе.
- Выберите на токене нужный сертификат
- Кликните на действие “Подписать”.
- Теперь, документ можно отправлять адресату.
4. В какую сумму обходится цифровая подпись
Для налоговой выдача ЭЦП для ИП — это мера безвозмездной поддержки. Но, фактически цена данной услуги складывается из дополнительных расходов: затрат на покупку токена и лицензии на КриптоПро CSP, без которых работать с подписью невозможно.
Таким образом, цена ЭЦП для ИП зависит от:
- Стоимости токена: в среднем, от 1000 до 1500 рублей
- Выбранного срока лицензии КриптоПро CSP, годовая стоит 1350 рублей, неограниченная — 2700 рублей.
- Количества устройств, на которых клиент будет работать с ЭЦП: лицензия на криптопрограмму устанавливается только на один компьютер, а при необходимости работать на нескольких устройствах, придется оплатить столько же лицензий.
5. Срок выдачи ЭЦП для ИП для налоговой
Налоговая не устанавливает определенных временных ограничений по выдаче ЭЦП. Срок получения сертификата зависит от того, насколько загружено обращениями конкретное отделение инспекции. Некоторые получают ЭЦП за минуты, другие ждут дни. Однако в большинстве случаев ИП успевают записать сертификат на токен уже в день обращения в налоговую.
6. Период действия сертификата ЭЦП
Новые ЭЦП, которые выдаются с 01.01.2022 г., работают 15 месяцев. Ранее длительность сертификата составляла 1 год. Если вы получали цифровую подпись до 2022 года, можете использовать ее до окончания 12-ти месяцев, а далее — продлить еще на 3 месяца бесплатно.
Как ИП ненадолго оставить бизнес?
Отправлять заявления в налоговую, сдавать отчетность и подписывать договоры можно удаленно. Для этого понадобится квалифицированная электронная подпись — КЭП.
У КЭП такая же юридическая сила, как у собственноручной подписи. Документ, подписанный КЭП, не отличается от бумажного документа с подписью и печатью.
За КЭП надо идти в налоговую. Ее оформляют сразу, как пришли. Но надо записаться в инспекцию заранее на сайте ФНС. Получить КЭП без предварительной записи нельзя.
Чтобы обмениваться документами с контрагентами, одной КЭП мало. Дополнительно надо будет подключать оператора ЭДО, например Контур.Диадок, СБИС, Synerdocs. Такие сервисы помогают как составлять и отправлять документы, так и получать их. Отправить электронный документ удастся, только если контрагент тоже подключился к ЭДО. Это как домашний телефон: у обоих партнеров он должен быть для звонка.
ИП и небольшие компании пока редко переходят на электронный документооборот. Контрагенты могут не оценить ваш отъезд и отказаться тоже подключать ЭДО. Лучше обсудить это с ними до отъезда и убедиться, что вы сможете подписывать хотя бы первичные документы из-за границы.
Если работаете с одним и тем же списком проверенных контрагентов, можно использовать сканы документов — распечатывать их у себя, подписывать и отправлять скан партнеру. Но к весне, когда все компании готовят и сдают отчетность, будет все же необходимо обменяться оригиналами документов с живыми подписями.
Для взаимодействия с госорганами ЭДО не нужен, хватит одной КЭП. Подавать заявления и сдавать отчетность можно напрямую на сайтах ведомств или через Госуслуги.
Сделать доверенность
Доверенность — это документ, который дает право одному физическому или юридическому лицу действовать в интересах другого. Например, по ней можно передать сотруднику право принимать товар, заключать договоры, получать почту за вас. По доверенности действует кто-то другой, а отвечаете вы.
Есть два вида доверенности — генеральная и специальная. По генеральной можно передать все дела по бизнесу без ограничений. По специальной — конкретное действие или ряд действий.
Например, ИП поручил сотруднику принять товар вместо себя. Сотрудник может делать только это от имени предпринимателя. Если понадобится сделать действие вне пунктов доверенности, это уже будет не от имени ИП.
ИП может составить только специальную доверенность, так как предприниматель не может передать все дела другим и устраниться от бизнеса. Суть статуса ИП — он неотделим от человека: предприниматель и есть бизнес.
По специальной доверенности можно передать разные полномочия: отчитываться в налоговую, подписывать договоры, снимать деньги со счета. Но подписывать первичные документы другой человек не сможет. ИП может передать полномочия только на подпись счетов-фактур, но это актуально лишь для бизнеса на ОСН, да и счет-фактура без накладной никому не нужен.
Оформить доверенность можно на сотрудника или других людей — родственника, друга, сторонних специалистов. ИП сам выбирает доверенных лиц. Также можно распределить дела на разных людей и сделать несколько документов.
Составить доверенность поможет нотариус. Он же заверит ее. Без заверения нотариуса по доверенности нельзя взаимодействовать с госорганами и совершать сделки с недвижимостью.
При этом нужно учесть риск: доверенное лицо будет почти не ограничено в действиях. Единственное условие — оно должно действовать в ваших интересах. Если вам не понравится решение представителя, а суд заключит, что человек действовал в интересах бизнеса, придется принять последствия и нести ответственность.
Например, представитель ИП решил, что надо арендовать помещение побольше, которое стоит дороже. Из-за этого расходы бизнеса выросли, и он не смог платить. ИП сам бы так не поступил, так как просчитывал движение денег. ИП решил через суд получить компенсацию, мол, представитель действовал не в его интересах. Но суд решил, что он действовал в интересах бизнеса, а не в личных. Значит, отвечать будет предприниматель, хоть и ошибся представитель.
Специальная доверенность поможет, если вы уверены, что за границей сможете решать большую часть вопросов по бизнесу сами. Например, с помощью ЭДО. А если вдруг понадобится сделать что-то, чего нет в тексте доверенности, придется делать еще одну за границей в российском посольстве или консульстве и пересылать ее почтой либо приехать лично.
Продумать, как получать деньги
Вам понадобятся деньги на жилье, питание, лекарства, отдых. Если берете наличные, учитывайте ограничения. В сентябре 2022 года один человек может вывести наличными максимум 10 000 $ или другую иностранную валюту в эквиваленте. Если едете семьей из трех человек, вместе можете взять 30 000 $. Брать наличные рубли можно на любую сумму.
С безналичными деньгами пока сложнее, потому что есть ограничения на переводы. Но работающие варианты переводов есть. Способы и условия зависят от конкретной страны и банков.
Учтите, что ситуация с переводами постоянно меняется. Например, 21 сентября приостановил работу с российской платежной системой «Мир» казахский банк Halyk. А 28 сентября 2022 — все турецкие банки. Хорошо, если у вас будет несколько запасных вариантов, как получать деньги из России. Возможно, стоит завести карты нескольких банков и разных платежных систем.
Если будете открывать счет в иностранном банке, помните, что об этом надо уведомить налоговую в течение месяца. Если забыть, могут оштрафовать до 1500 ₽.
Еще по итогу года надо направлять отчет о движении средств на иностранном счете в налоговую. Это надо делать ежегодно не позднее 1 июня. Если открыли счет отчет нужно успеть подать до 1 июня 2023 года. За опоздание могут оштрафовать — до 3000 ₽.
Если есть сотрудники, подготовьте их к своему отъезду
Если команда привыкла работать удаленно, будет проще уехать и оставить бизнес на время. Все и так привыкли решать рабочие вопросы в мессенджерах.
Сложнее уехать, когда сотрудники привыкли к присутствию руководителя на месте. В большой компании с тысячью человек отъезд вряд ли будет критичен. А вот в компании из десяти человек это важно.
Например, в кофейне бариста и повара привыкли, что предприниматель всегда рядом, готов выйти на смену вместе с ними. Если он уедет, у сотрудников может пропасть мотивация или появится страх не справиться. Бариста и поварам будет сложно общаться с руководителем по Zoom и в мессенджерах.
Вот что можно сделать, чтобы бизнес работал без проблем во время отъезда.
Назначить главного, которого сотрудники хорошо знают. Лучше оставить вместо себя человека, которому сотрудники уже доверяют, например человека из штата. Приглашать нового человека в бизнес — риск, даже если он опытный специалист. Сотрудники могут не сработаться с ним, а урегулировать отношения удаленно сложно.
Подготовить гайды для команды. Пропишите инструкции по работе и важные детали, которые знаете только вы. Например, пароли, где лежат документы, кому звонить, если придет проверка. Это снизит тревожность команды. В небольшой компании можно оставить инструкцию и пожелания каждому.
Выбрать сервисы для удаленной работы. Например, звонить удобно по Zoom или Skype, писать — в Телеграме или Вотсапе. Важно продолжать проводить планерки, обсуждать работу вместе. А чтобы поддержать доверительную атмосферу, лучше включать камеру.
Кроме общения важно продолжать контролировать финансовые показатели, эффективность сотрудников. В этом помогут CRM-системы, тайм- и таск-трекеры и видеонаблюдение. Такие инструменты помогают отслеживать количество задач, время и качество работы, число клиентов.
Но не стоит злоупотреблять подобными сервисами и следить за сотрудниками поминутно. Это лишает мотивации работать. У них другая задача — проверять, все ли в порядке, замечать проблемы и помогать команде на расстоянии.
Следить за сроком отсутствия в России
Пока вы находитесь за границей недолго, ничего не меняется. Но как только пройдет 183 дня, вы теряете статус налогового резидента. С этого момента может поменяться ставка НДФЛ для предпринимателей на ОСН: 30% вместо 13%. Причем эту ставку надо применить ко всем доходам ИП с начала года. Для предпринимателей на УСН, патенте и НПД налоговые ставки не меняются.
Другая страна тоже может потребовать платить налоги — такая ситуация называется двойныме налогообложением. Советуем консультироваться с юристом по вашей ситуации.
Еще из-за утраты резидентства у ИП есть риск получить уголовное наказание — штраф до 500 000 ₽ или лишение свободы на срок до трех лет. Государство видит ситуацию так: человек зарегистрировал ИП по российскому адресу, а потом перестал жить в стране. Значит, прописка фиктивная, а данные в ЕГРИП неверны. За такое наказывают редко, но статья в уголовном кодексе есть.
Что нужно знать про обмен электронными документами
Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.
Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.
Короче
Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:
- Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
- Купить сертификат электронной подписи.
- Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.
Кому нужны электронные документы
Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.
Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.
Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.
Например
У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.
А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.
Что такое электронный документ
Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.
Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».
Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.
Например
Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.
Где взять электронную подпись
Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ .
Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р . Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.
Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.
Как работает электронная подпись
Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».
Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.
Простая или неквалифицированная подпись
Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.
Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.
Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.
Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.
Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ
Квалифицированная подпись
Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .
Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.
Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.
Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .
Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.
Зачем нужен оператор документооборота
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.
Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.
С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .
Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.
Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.
Сколько стоят электронные документы
Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р , а все входящие бесплатны.
Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.
Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.
Обмен с Тинькофф Банком: еще проще и быстрее
Со СБИС вы ускоряете обмен платежами и выписками с Тинькофф Банком. Раньше подключение происходило через DirectBank. Теперь СБИС взаимодействует с Тинькофф Банком только напрямую.
Как это работает
Чтобы не возникало ошибок при обмене документами с банком, переподключите интеграцию. Это быстрая настройка без лишних действий в Тинькофф Бизнес.
Вас больше не будут беспокоить надоедливые смс-подтверждения. Пара нажатий — и вы отправили платежи. Пара кликов — и СБИС загружает выписки по расписанию.