Как настроить Word/Excel для работы с сертификатом?
Использование КриптоПро CSP в Word/Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016
Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.
Для создания ЭП на 2012 ГОСТ в Microsoft Office Word/Excel 2007/2010/2013/2016 необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature 2.0». Описание использования этого продукта (плагина) имеется в данном документе. Дистрибутив плагина доступен на странице: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature
Важно помнить: если после создания и подписи документ будет открыт в другой версии Microsoft Office Word/Excel, то ЭП документа проверится не всегда.
Ниже представлена таблица, в которой рассмотрены все варианты создания подписи: в Word/Excel с плагином и без него — и возможности проверки подписи в различных версиях Microsoft Office.
| Документ сделан и подписан в: | Документ открывается в: | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Office 2003 | Office 2007 | Office 2007 с плагином | Office 2010/2013/2016 | Office 2010/2013/2016 с плагином |
|
| Office 2003 | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, или 3.6 | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6. При наличии CSP 3.0 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи» |
Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6. При наличии CSP 3.0 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи» |
Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи» | Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи» |
| Office 2007 | Подпись не будет показана | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 | Подпись не будет показана | Подпись не будет показана |
| Office 2007 с плагином | Подпись не будет показана | При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 | Подпись не будет показана | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 |
| Office 2010/2013/2016 | — | — | — | — | — |
| Office 2010/2013/2016 с плагином | Подпись не будет показана | При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 | Подпись не будет показана | Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 |
Оглавление
1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2003
1.1. Создание цифровой подписи
В главном меню выберите пункт Сервис → Параметры
В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.
Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите Добавить .
В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.
Выберите сертификат и нажмите ОК.
Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.
Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.
В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.
Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.
При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение:
1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись
Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.
Во вкладке Сервис, выбрать Параметры. В появившемся окне на вкладке Безопасность, нажать кнопку Цифровые подписи.
Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.
Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.
При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.
Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.
Замечание:
При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.
Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.
2. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»
2.1. Установка «КриптоПро Office Signature»
Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:
ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);
Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);
КриптоПро CSP 2.0 и выше.
Установка производится путём запуска дистрибутива:
XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)
XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)
2.2. Создание и проверка ЭП
После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.
Подписанный документ будет доступен только для чтения.
Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.
Для создания ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:
В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)
Для создания ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:
На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)
Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.
Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.
Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.
Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.
После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП.
Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.
Появится более детальное сообщение о составе подписи.
При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.
Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.
Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки
2.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись
Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.
Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:
В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).
Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:
На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).
Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.
В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.
Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.
2.4. Видимые строки подписи
2.4.1 Добавление строки подписи
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).
Появится диалоговое окно Настройка подписи. В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.
- в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
- в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего.
- в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего
- в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
- для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
- для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.
Нажмите кнопку ОК.
Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.
При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи в случае, если документ подписывается разными людьми.
2.4.2 Добавление подписи в строку подписания
Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись. Появится диалоговое окно Подписание
В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается.
При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.
Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически.
Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат
В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Появится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.
Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.
После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.
Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.
Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.
При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.
Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.
Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа или в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать.
В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать
После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи
2.4.3 Просмотр свойств подписи
В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.
Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне. Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр.
Подписанный документ, можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.
Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.
При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно:
Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.
Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.
Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи в документе станут недействительными.
Тогда в строках подписи появится текст Недействительная подпись. На вкладке Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи.
Документ, содержащий недействительную подпись, можно подписать повторно.
Для этого на вкладке Подписи щелкните по стрелке недействительной подписи и выберите команду Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.
Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.
2.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»:
При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная. При выборе пункта Состав подписи на вкладке Подписи будет выдано информационное окно:
Кнопка Дополнительные сведения об этом поставщике служит для перехода на веб-сайт производителя продукта «КриптоПро Office Signature», где можно скачать дистрибутив и установить «КриптоПро Office Signature».
Настройка компьютера для работы с электронной подписью
Для работы с электронной подписью необходимо подготовить компьютер. Для этого необходимо установить несколько программ, настроить ЭЦП и браузер.
Установка КриптоПРО CSP
Для того, чтобы компьютер "видел" и распознавал электронную подпись, в первую очередь необходимо установить специальное программное обеспечение. Одна и таких программ криптопровайдер КриптоПРО CSP 5.0.
После скачивания, запускаем установку программы.
КриптоПРО CSP платная программа, но дается бесплатный период работы сроком на 3 месяца. После истечения срока необходимо ввести лицензионный ключ.
Виды лицензии:
- Лицензия сроком на 1 год.
- Лицензия с неограниченным сроком действия.
- Встроенная лицензия в электронную подпись.
Установить драйвер Рутокена
Для работы с электронной подписью, которая храниться на защищенном носителе Рутокен, установите соответствующий драйвер.
Скачайте драйвер Рутокен для Windows и запустите установку. Следуйте инструкциям установщика.
Как установить электронную подпись
Теперь установлено все необходимое программное обеспечение для того, чтобы компьютер определил электронную подпись. Приступим к установке ЭЦП, для этого необходимо выполнить пошагово следующие действия:
- Вставить носитель Рутокен или флешку в компьютер.
- Запустить криптографическое ПО — КриптоПро CSP.
- Активировать вкладку «Сервис».
- Нажать на кнопку «Посмотреть сертификаты в контейнере».
- Выбрать электронную подпись и кликнуть «ОК».
- Нажать кнопку «Установить».
- После завершения процесса нажать «Готово» и «ОК».
Теперь электронная подпись установлена на компьютер и она видна в программе Криптопро CSP.
Настройка ЭЦП на сайте налоговой
Для того, чтобы пользоваться ЭЦП на различных сайтах, такие как портал Госуслуг или сайт налоговой, необходимо настроить браузер.
На сайт ФНС заходим через браузер или "Спутник" или Internet Explorer (IE).
Выполните необходимые действия в браузере "Интернет Эксплорер":
Электронная подпись документов WORD
Для того, чтобы придать документу WORD юридическую значимость, требуется подписать документ Электронной подписью. Именно наличие электронной подписи помогает определить, что документ был:
- подписан;
- не изменялся после подписания.
Для того, чтобы работать с электронной подписью, обязательно нужно провести соответствующую настройку компьютера. Установить программу Крипто Про CSP, установить личный сертификат электронной подписи и проделать другие необходимые действия. Скачать необходимые программы можно по ссылке: Программы для ЭЦП .
Важно: Для подписания документов MS Office, требуется помимо программы Крипто Про CSP установить плагин: КриптоПро Office Signature 2.0. Обратите внимание, что данный плагин распостраняется по платной лицензии. Присутствует бесплатный демо период сроком на 3 месяца.
Электронная подпись документов WORD
Рассмотрим подписание документов WORD на пример MS Office 2016. Для того, чтобы подписать документ в формате WORD требуется:
Сохранить документ;
- Открыть «Файл» — «Сведения» — «Защита документа» — «Добавить цифровую подпись»;
- MS WORD предложит выбрать тип подтверждения, доступно три варианта:
- Создал и утвердил данный документ;
- Создал данный документ;
- Утвердил данный документ.
- Если вы увидели ошибку: «алгоритм шифрования необходимый для выполнения этой операции не установлен на этом компьютере«, значит у вас не установлен плагин КриптоПро Office Signature 2.0 . Установите данный плагин и повторите попдисание документа.
Как мы видим, при наличии установленного плагина КриптоПро Office Signature 2.0. и корректной работы ЭЦП, подписать электронной подписью документы WORD не представляет труда.
В случае, если у вас не установлен плагин КриптоПро Office Signature 2.0. или закончилась лиценция на плагин, как альтернативный вариант, документ WORD можно сохранить в формат PDF и подписать уже как документ PDF средствами программы Adobe Acrobat. Как это сделать смотрите в нашей статье: Как поставить Электронную подпись в pdf документе в Adobe Acrobat?
Как установить алгоритм шифрования для эцп на компьютер
Выберите пункт меню Подписать и зашифровать (при этом будет зашифрован и подписан отдельно каждый файл, входящий в указанную папку. Зашифрованные и подписанные файлы автоматически сохраняются в папку с исходными данными).
Далее следуйте рекомендациям Мастера выполнения операции:
1. На первом шаге для упрощения работы вы можете выбрать в списке одну из уже установленных настроек для подписи и шифрования. Если вы хотите в дальнейшем использовать выбранную настройку по умолчанию, установите флаг в пункте Использовать настройку по умолчанию.
2. Выберите отдельный файл и папку с файлами, которые необходимо зашифровать и подписать (кнопки Добавить файл и Добавить папку соответственно).
3. Первым этапом укажите параметры для создания электронной подписи данных. Сначала укажите выходной формат файла подписи: кодировку и расширение выходного файла.
- DER encoded binary X.509. Расширения подписанного файла *.sig, *.p7s.
- Base64 encoded X.509.Для этого варианта кодирования вы можете указать флаг Отключить служебные заголовки. Расширения подписанного файла *.sig.
4. Далее установите параметры подписи.
Использование подписи. Укажите необходимое назначение подписи. О том, как создавать новые назначения вы можете узнать в разделе Операции со справочниками назначений.
Комментарий к подписи. Комментарием к подписи может служить информация, предназначенная людям, просматривающим подписанный документ (например, «Согласовано!»).
Включить в подпись:
— только сертификат владельца — режим, установленный по умолчанию. В атрибуты подписи добавляется единственный сертификат;
— путь сертификации без корневого сертификата — в атрибуты подписи добавляется цепочка сертификатов, за исключением корневого сертификата;
— все сертификаты пути сертификации — в атрибуты подписи добавляется вся цепочка сертификатов, в том числе и корневой сертификат;
— не включать сертификаты в подпись — в атрибуты подписи не включаются сертификаты.Идентификатор ресурса.
Удалить исходный файл после выполнения операции. Если вы решили создать файл совмещенной подписи, вы можете удалить исходный файл после выполнения операции.
Уровень безопасного удаления. Подробнее о настройках уровня безопасного удаления читайте в разделе Настройки каталогов хранения файлов.
Включить время создания подписи. При установке флага — в файл подписи будет включено время подписи.
Флаги Включить штамп времени на подписываемые данные и Включить штамп времени на подпись, доступны только при установленной лицензии на модуль TSP (КриптоПро TSP client 2.0.)
Флаг Включить в подпись доказательства подлинности доступен только при установленной лицензии на модули TSP и OCSP (КриптоПро TSP client 2.0 и КриптоПро OCSP client 2.0.)
5. Если был установлен флаг Включить в подпись Штамп Времени, в следующем окне укажите параметры Службы Штампов Времени.
6. Выберите личный сертификат для создания ЭП (кнопка Выбрать).
7. Для доступа к выбранному ключевому контейнеру (ГОСТ сертификата) введите пароль.
8. Вторым этапом укажите параметры для шифрования данных. Укажите настройки для выходного формата файла.
Кодировка и расширение.
- DER encoded binary X.509
- Base64 encoded X.509.Для этого варианта кодирования вы можете указать флаг Отключить служебные заголовки. Расширения зашифрованного файла *.enc, *.p7m, *.pem.
Помещать выходные файлы в указанный каталог.
Если выбрать этот режим и оставить поле ввода пути к каталогу не заполненным, то выходные файлы будут формироваться в каталоге входных файлов.Сохранять структуру вложенности каталогов.
Отправить выходные файлы по электронной почте.
В окне Свойства шифрования выберите режим шифрования данных. Для этого поставьте переключатель напротив соответствующей строки:
- Использовать криптопровайдер (в этом случае в выпадающем списке выберите необходимый тип криптопровайдера и алгоритм шифрования).
- Использовать собственный сертификат для шифрования (Для выбора личного сертификата используйте кнопку Выбрать). При выборе личного сертификата проверяется его статус. Личный сертификат автоматически добавляется в список сертификатов получателей шифруемого файла.
Подробнее о настройке параметров шифрования вы можете прочитать в разделе Настройки операции шифрования.
9. На следующем шаге выберите сертификаты получателей шифруемого файла, используя кнопку Добавить.
Чтобы иметь возможность расшифровать зашифрованный вами файл, вы должны добавить личный сертификат в список сертификатов получателей зашифрованного файла. Если на предыдущем шаге вы включили режим, при котором для шифрования будет использоваться ваш личный сертификат, на шаге выбора сертификатов получателей он автоматически будет занесен в список.
Обратите внимание, для шифрования необходимо, чтобы ключи отправителя и получателя могли быть использованы для шифрования данных.
10. Для отправки подписанных и зашифрованных данных по электронной почте укажите тему сообщения, адрес получателя и текст письма:
11. После завершения сбора параметров для выполнения шифрования возникнет окно с информацией о статусе операции и об используемых параметрах: сертификат, которым был зашифрован файл и сертификат получателя (-ей). Для продолжения нажмите кнопку Готово.
Все указанные параметры можно сохранить в настройку для дальнейшего использования. Для этого установите флаг в пункте Сохранить данные в настройку для дальнейшего использования и введите наименование настройки. Также вы можете сохранить все данные в уже существующую настройку, выбрав ее название из списка.
12. Начнется процесс подписи и шифрования файла. Вы можете прервать его, нажав на кнопку Отмена.
13. При отправке подписанных и зашифрованных данных по электронной почте (если вы указали «Открыть окно почтового клиента») откроется окно вашего почтового клиента для редактирования сообщения перед отправкой. Внесите необходимые изменения и отправьте письмо стандартным образом.
14. Далее возникнет окно Результат выполнения операции со статусом завершения операции.
Чтобы просмотреть детальную информацию о результатах шифрования и используемых параметрах: имя исходного файла, имя выходного (зашифрованного) файла, статус операции, длительность выполнения операции, нажмите кнопку Детали.
Вы можете отредактировать список получателей зашифрованных и подписанных данных, просмотреть и сохранить исходные данные.
1. Выделите запись в списке окна Результат выполнения операции и нажмите на кнопку Менеджер сообщения.
2. Откроется окно Управление шифрованными данными, в котором вы можете:
- Просмотреть путь, по которому сохранен зашифрованный файл;
- Просмотреть зашифрованный файл (кнопка Просмотреть напротив строки Файл исходных данных);
- Сохранить исходный файл (расшифрованные данные) по указанному пути (кнопка Сохранить);
- Просмотреть информацию о сертификатах получателей зашифрованных данных и их статусы (кнопка Просмотреть);
Вы можете расширить/сократить список сертификатов получателей файла (кнопки Добавить и Удалить соответственно). При нажатии на кнопку Применить или ОК данные будут повторно зашифрованы и подписаны в адрес измененного списка получателей.